En meestal hebben ze gelijk. De uren worden geschreven, de facturen gaan de deur uit en met wat schuiven past de planning ook wel. Niet optimaal, maar werkbaar.
Juist dát maakt overstappen lastig. Zolang iets functioneert, voelt veranderen als een risico. Terwijl we ons vaak onvoldoende realiseren dat prima niet hetzelfde is als goed. Veel kantoren zijn zo gewend geraakt aan workarounds, losse Excel‑lijstjes en handmatige controles dat ze niet meer zien hoeveel beter het kan.
De angst voor “het grote implementatietraject”
Nieuwe software wordt al snel geassocieerd met lange trajecten, veel weerstand en tijdelijke chaos. Zeker als het gaat om kernprocessen als urenregistratie, facturatie en planning. Begrijpelijk, want die processen raken iedereen in het kantoor, elke dag opnieuw.
Toch is die angst maar deels terecht. Niet omdat software implementatie geen impact heeft, die heeft het juist wél, maar omdat we de impact vaak op de verkeerde plek verwachten.
Onrust ontstaat door het onbekende
Dat een software‑implementatie onrust met zich meebrengt, herken ik goed. Die onrust zit zelden in het systeem zelf, maar in het onbekende. Wat gaat er veranderen in mijn dagelijks werk? Waar heb ik straks invloed op? En wat wordt van mij verwacht?
Daarom is het zo belangrijk om vooraf helder te hebben wat je te wachten staat. Geen perfecte blauwdruk, maar duidelijke afspraken: wat ligt vast, wat staat nog open en waar is ruimte om bij te sturen. Onzekerheid verdwijnt niet door alles dicht te timmeren, maar door transparantie.
Van maatwerk naar best practice
Traditioneel worden implementaties ingestoken als maatwerktrajecten: alles uitvragen, alles ontwerpen en pas daarna inrichten. In de praktijk leidt dat vaak tot lange doorlooptijden en complexe oplossingen die lastig zijn in gebruik én beheer.
Bij Fortes Milestones kiezen we steeds vaker voor een andere aanpak: starten met een best practice‑inrichting op basis van onze ervaring in de accountancysector en de eerste kennis van de organisatie. Niet omdat iedere organisatie hetzelfde is, maar omdat de kernprocessen rond urenregistratie, facturatie en planning dat opvallend vaak wél zijn.
Die aanpak verlaagt de drempel. De organisatie hoeft niet vooraf alles te bedenken of te beslissen. Er staat vanaf het begin iets dat logisch is en werkt. Vervolgens testen we het samen: past dit bij jullie? Waar moeten we finetunen? Die dialoog is veel concreter dan vooraf alles bedenken op papier.
Impact zit in wat je ermee doet
Goede software is geen wondermiddel. Het verandert geen cultuur en het neemt geen verantwoordelijkheid over. Maar het maakt wél zichtbaar waar knelpunten zitten en waar keuzes nodig zijn. En juist die keuzes maken het verschil. Niet alles kan, hoeft of moet tegelijk. Impact ontstaat wanneer je bewust kiest tussen wat wél en wat niet.
Een implementatietraject hoeft daarom geen ingrijpende periode van ontregeling te zijn. Als je start vanuit een doordachte standaard en ruimte laat om te finetunen, wordt het eerder een gezamenlijke ontdekking: zo werken we eigenlijk, en zo kan het beter.
Niet bang zijn voor verandering, maar voor stilstand
De grootste impact zie ik niet bij kantoren die durven te veranderen, maar bij kantoren die te lang wachten. Die blijven werken met systemen die net niet meer passen, met work‑arounds, Excel‑lijstjes en extra controles.
Een systeemwissel is geen doel, maar soms wel een kans om opnieuw naar de basis te kijken. Niet om alles anders te doen, maar om bewuster te kiezen hoe je wilt werken én wat je daarvoor nodig hebt.
Kimberly deelt regelmatig inzichten over praktijkmanagement en implementatie in de accountancy. Meld je aan voor de nieuwsbrief om op de hoogte te blijven.
Kimberly Nederhoff is registeraccountant (RA) en teamlead bij Fortes Milestones. In haar rol werkt ze dagelijks samen met accountantskantoren aan de inrichting van processen en software. Vanuit die praktijkervaring ziet ze waar complexiteit ontstaat én waar eenvoud juist het verschil maakt. In haar artikelen deelt ze inzichten over digitalisering, praktijkmanagement en de toekomst van accountancy.
Geef een reactie