Govers wilde kritisch kunnen uitleggen hoe klantinformatie is georganiseerd, wie toegang heeft en waarom die inrichting klopt.
De kernvraag was helder: hoe bouw je een digitaal fundament dat niet alleen vandaag werkbaar is, maar ook aansluit op strengere eisen rond AVG, informatiebeveiliging en toezicht?
Irrus vertaalde die vraag naar een SharePoint DMS met Simplicate als bron, zodat dossierstructuur, governance, toegangsbeheer en toekomstige AI-toepassingen logisch op elkaar aansluiten.
Eerst de basis op orde brengen, daarna ruimte maken voor de volgende stap
AI, cybersecurity, AVG en steeds strengere eisen van toezichthouders zetten accountantskantoren onder druk om kritischer naar hun digitale fundament te kijken. Voor Govers vormden juist die ontwikkelingen de aanleiding om opnieuw te kijken naar de manier waarop klantinformatie, toegangsrechten en dagelijkse processen waren ingericht.
“Je moet je datakwaliteit op orde hebben. Je moet weten waar informatie staat, wie erbij mag en hoe die informatie is georganiseerd.”
– Kachung Tau, Partner bij Govers Accountants/Adviseurs
Zoals bij veel kantoren was de informatievoorziening in de loop der jaren organisch gegroeid. Daarmee ontstond behoefte aan meer structuur, helderdere autorisaties en een inrichting die beter aansluit op de eisen van deze tijd.
Juist bij audits, toezicht of interne kwaliteitsvragen wordt dan belangrijk dat je helder kunt uitleggen hoe informatie is georganiseerd, hoe toegang is ingericht en waarom die keuzes passen bij de praktijk van het kantoor.
“Als een toezichthouder hier komt en we zouden moeten aangeven hoe dat zit, dan hebben we denk ik gewoon een volwassen verhaal.”
– Kachung Tau, Partner bij Govers Accountants/Adviseurs
Samen met Irrus werkte Govers daarom aan een digitale blauwdruk waarin toegangsrechten, klantinformatie, governance en dagelijkse processen logisch samenkomen. Het doel was niet om simpelweg een nieuw systeem neer te zetten, maar om de bestaande praktijk van het kantoor te vertalen naar een toekomstbestendige werkwijze.
Klantgegevens uit Simplicate vormen daarbij de basis. Nieuwe klanten worden automatisch opgenomen in de dossierstructuur. Toegang wordt gekoppeld aan betrokkenheid en inrichting, zodat beheer niet afhankelijk wordt van handmatig werk achter de schermen.
De uitgangssituatie
- Traditionele fileshare-werkwijze met toegang tot klantinformatie.
- Toegangsrechten waren lastig uit te leggen vanuit governance en toezicht.
- Datakwaliteit en informatieorganisatie moesten steviger worden voor de volgende AI-stap.
- Er was te veel afhankelijkheid van bestaande praktijk in plaats van een expliciete digitale blauwdruk.
De gekozen oplossing
- SharePoint DMS als stevig fundament onder klantinformatie en dossierstructuur.
- Simplicate als bron voor klantdata en structuur.
- Governance en toegangsbeheer logisch gekoppeld aan de inrichting van het werk.
- Een basis die voorbereid is op verdere automatisering en AI-toepassingen.
Governance en AI beginnen bij een logische informatiebasis
Voor Govers draait het niet alleen om techniek, maar om een manier van werken die uitlegbaar, beheersbaar en toekomstbestendig is.
Specifieke winst
| Uitlegbare toegang | Datakwaliteit als voorwaarde | Klaar voor de volgende stap |
| Govers kan beter onderbouwen wie waar toegang toe heeft en waarom die inrichting logisch is. | Een goed ingericht dossier maakt het mogelijk om informatie later betrouwbaar te hergebruiken in automatisering en AI. | Niet direct op AI springen, maar eerst een fundament neerzetten waarop AI ook echt bruikbaar wordt. |
Waarom dit nu relevant is
Binnen Govers wordt inmiddels volop gewerkt met AI-oplossingen, transcripties en verdere automatisering. Tegelijk ziet het kantoor dat veel organisaties te snel direct naar AI kijken, terwijl de informatiebasis daaronder nog versnipperd is over verschillende systemen en structuren.
Juist daarom is het SharePoint DMS voor Govers geen eindstation, maar een fundament. Eerst de datakwaliteit, rechten en dossierstructuur op orde. Daarna pas de volgende versnelling.
- Governance en security worden concreet toetsbaar.
- Informatie wordt bruikbaarder voor automatisering en koppelingen.
- AI-toepassingen krijgen een betrouwbaarder vertrekpunt.
- Het kantoor bouwt aan een fundament dat ook toekomstige eisen kan dragen.
Een fundament dat werkt en te verantwoorden is
De winst voor Govers zit niet alleen in techniek, maar vooral in beheersing. Het kantoor kan nu beter aantonen hoe informatie is georganiseerd, hoe toegang is ingericht en waarom die keuzes logisch zijn.
Juist die combinatie van praktische werkbaarheid en aantoonbare governance maakt het verschil. Niet meer complexiteit, maar meer rust, meer controle en een sterker vertrekpunt voor verdere digitalisering.
Voor een kantoor dat al ruim 100 jaar bestaat, is vooruitkijken vanzelfsprekend. Maar om vooruit te kunnen, moet ook de basis op orde zijn.
Resultaat
- Klaar voor AI: een bruikbare basis voor transcripties, automatisering en toekomstige AI-ondersteuning.
- Sterkere governance: toegang en informatieorganisatie zijn beter uitlegbaar richting audits en toezicht.
- Meer structuur: dossiers, data en werkwijze sluiten beter op elkaar aan.
“Je gaat echt die koppeling maken en informatie eruit trekken. Dan moet die datakwaliteit op orde zijn.”
– Kachung Tau, Partner – Govers Accountants/Adviseurs
Ook benieuwd wat dit voor jouw kantoor betekent?
Irrus helpt accountantskantoren met documentmanagement, SharePoint DMS, governance, digitale dossiers en koppelingen met systemen zoals Simplicate, AFAS en Exact Online.
Geef een reactie