Een aangifte wordt per e-mail verstuurd, een opdrachtbevestiging via een portal en een jaarrekening handmatig opgeslagen nadat deze is teruggestuurd. Iedere stap op zichzelf lijkt logisch, maar samen zorgen ze voor veel administratieve handelingen en onnodig zoekwerk.
Door het volledige proces via één digitale workflow te organiseren, ontstaat meer overzicht. Documenten worden vanuit één omgeving verzonden, veilig ondertekend en automatisch teruggeplaatst in het juiste dossier. Dat bespaart tijd en helpt dossiers sneller af te ronden.
Eén werkwijze voor alle documenten
Of het nu gaat om een opdrachtbevestiging, jaarrekening, aangifte of verklaring: een uniforme werkwijze voorkomt versnippering.
Medewerkers zien in één oogopslag welke documenten nog openstaan, welke door de klant zijn bekeken en welke al zijn ondertekend. Daardoor is minder controlewerk nodig en neemt de kans af dat documenten in mailboxen of lokale mappen blijven hangen.
Een bijkomend voordeel is dat iedere ondertekening volgens dezelfde procedure verloopt. Het systeem legt automatisch vast wanneer een document is verzonden, geopend en ondertekend, waardoor een complete audittrail ontstaat.
Voor organisaties met meerdere vestigingen of grotere teams zorgt zo’n uniforme aanpak bovendien voor meer consistentie. Iedereen werkt volgens dezelfde werkwijze, ongeacht locatie of afdeling.
“Een gestandaardiseerd proces levert niet alleen tijdwinst op, maar voorkomt ook dat documenten tussen verschillende systemen of mailboxen verdwijnen.”
Eenvoud voor de klant versnelt het proces
Een efficiënte interne werkwijze heeft alleen effect als klanten net zo eenvoudig kunnen meewerken.
Veel organisaties merken dat klanten afhaken zodra zij eerst een account moeten aanmaken of opnieuw moeten inloggen in een apart portaal. Daarom kiezen steeds meer accountantskantoren voor oplossingen waarbij documenten direct via een beveiligde link kunnen worden geopend en ondertekend.
Voor klanten voelt dat vertrouwd een eenvoudig. Ze kunnen documenten simpelweg bekijken en ondertekenen vanaf hun telefoon, tablet of computer, zonder te printen, scannen of bestanden terug te sturen.
Daardoor worden documenten sneller retour ontvangen en kunnen dossiers eerder worden afgerond.
Minder administratief werk na de ondertekening
De winst zit niet alleen in het ondertekenen zelf, maar juist in alles wat daarna gebeurt.
In veel kantoren worden ondertekende documenten nog handmatig opgeslagen in het juiste samensteldossier, DMS of CRM-systeem. Dat kost tijd en vergroot de kans op fouten.
Door digitale ondertekening te koppelen aan bestaande kantoorsoftware kunnen ondertekende documenten automatisch worden teruggeplaatst in het juiste dossier. Medewerkers hoeven documenten niet meer handmatig te downloaden, hernoemen of uploaden.
Het resultaat is een completer dossier met minder administratieve handelingen.
Digitaal ondertekenen als onderdeel van het totale proces
Elektronisch ondertekenen is daarmee geen los hulpmiddel, maar een onderdeel van een efficiënte documentworkflow.
Oplossingen zoals PKIsigning maken het mogelijk om documenten veilig digitaal te laten ondertekenen, met aandacht voor identiteit, integriteit en bewijsbaarheid. In combinatie met automatische archivering en integraties met bestaande kantoorsoftware ontstaat een proces waarin minder handmatig werk nodig is en dossiers sneller compleet zijn.
Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Tijdens een demo van 30 minuten zie je hoe een digitale workflow het ondertekenproces én dossierbeheer aanzienlijk kan versnellen.
Ik heb sterk de indruk dat accountants tegenwoordig alleen maar werken om te voldoen aan de regels en voorwaarden van AFM, SRA, NBA etc etc en minder en minder voor hun cliënten.
Daarom ben ik ook de vak uit gegaan Rob. Accountancy is niet meer wat het was.
@Rob, dan komt de WWft (waarvan MOT een onderdeel van is) er ook nog bij. Je wordt er helemaal krankjorem van. Het is net als het onderwijs geworden. Daat staat op nummer 1 dossier en op nummer 2 les geven.
En dan denken ze ook nog dat klanten braaf en op tijd hun stukken aanleveren en deze ook nog willen ondertekenen. Continu klanten achter hun broek zitten. Daar zit het meeste tijdverlies in.