Periodieke reviews, monitoring van sanctielijsten, PEP-checks, adverse media, wijzigingen in UBO’s… Voor veel accountantskantoren bestaat compliance monitoring uit een verzameling losse werkzaamheden. Op zichzelf zijn al die onderdelen belangrijk. Maar wanneer ze los van elkaar worden uitgevoerd, kost compliance monitoring veel tijd en is de kans groter dat signalen worden gemist of opvolging niet goed wordt vastgelegd.
De uitdaging zit dan ook niet zozeer in het nakomen van de monitoringverplichtingen, maar in de samenhang. Hoe zorg je ervoor dat periodieke reviews, event-driven monitoring en dossiervorming samen één logisch en efficiënt proces vormen? In dit blog laten we zien hoe je compliance monitoring beheersbaar én schaalbaar inricht.
Waarom compliance monitoring vaak versnipperd is
Veel accountantskantoren hebben hun monitoringproces in de loop der jaren stap voor stap opgebouwd: periodieke reviews worden bijgehouden in Excel of Outlook, wijzigingen worden handmatig gecontroleerd via verschillende databronnen en beoordelingen worden vastgelegd in losse documenten of cliëntdossiers. Iedere stap werkt op zichzelf prima. Maar samen vormen ze niet altijd één efficiënt proces.
Dat merk je in de praktijk. Medewerkers besteden (te)veel tijd aan administratieve handelingen, signalen moeten handmatig worden opgevolgd en het kost moeite om aan te tonen welke acties zijn uitgevoerd. Naarmate de cliëntenportefeuille groeit, wordt die manier van werken ook steeds lastiger beheersbaar.
Een efficiënt monitoringproces bestaat uit vier stappen
Om grip te krijgen op het volledige proces van compliance monitoring kun je deze vier stappen volgen:
1. Bepaal welke risico’s je wilt monitoren
De basis begint bij je eigen risicobeleid. Welke ontwikkelingen kunnen ertoe leiden dat een cliënt niet langer binnen jouw acceptatiebeleid past? Dit zijn veelvoorkomende signalen die je wilt kunnen monitoren:
- UBO’s en bestuurders
- sanctiestatus
- PEP-status
- negatieve berichtgeving
- organisatiestructuur
- bedrijfsactiviteiten
Door vooraf vast te leggen welke signalen voor jouw kantoor relevant zijn, voorkom je dat je achteraf moet bepalen of een wijziging aandacht vraagt.
2. Combineer periodieke reviews met event-driven monitoring
Doorlopend cliëntenonderzoek draait om meer dan één vast controlemoment. Naast dat je cliënten periodiek beoordeelt op basis van hun risicoprofiel wordt er vanuit de Wwft ook verwacht dat je tussentijdse relevante wijzigingen in de gaten houdt via perpetual KYC, oftewel event-driven monitoring. Denk bijvoorbeeld aan een bestuurder die tijdens onboarding nog geen PEP was, maar later door een nieuwe politieke functie wél als PEP moet worden aangemerkt.
Als je alleen vertrouwt op de volgende periodieke review, kan zo’n wijziging lange tijd onopgemerkt blijven. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat je tijdens het samenstellen van de jaarrekening of bij het accepteren van een nieuwe opdracht uitgaat van een verouderd risicobeeld. Met event-driven monitoring ontvang je een signaal zodra deze wijziging beschikbaar komt en kun je beoordelen of aanvullende maatregelen nodig zijn. Juist de combinatie van periodieke reviews en event-driven monitoring zorgt voor een actueel en compleet klantbeeld.
3. Automatiseer signalering
Handmatig controleren of er tussentijds een wijziging heeft plaatsgevonden werkt misschien nog bij een beperkt aantal cliënten. Maar zodra je portefeuille groeit, wordt dat al snel onwerkbaar. Dat kost te veel tijd en het vergroot de kans dat je wijzigingen over het hoofd ziet.
Door signalering te automatiseren ontvang je direct een melding wanneer er iets verandert bij een cliënt. Zo besteed je je tijd niet aan het zoeken naar informatie, maar juist aan het beoordelen van de impact ervan.
4. Leg opvolging zorgvuldig vast
Als je een risicovolle wijziging signaleert, moet je deze ook opvolgen. Is deze zo impactvol dat het risicoprofiel moet worden aangepast? Heb je nog aanvullende vragen nodig om te beoordelen wat je met de wijziging moet doen? Of vraagt de wijziging direct om een heroverweging van de klantrelatie?
Door beoordelingen, besluiten en vervolgstappen direct vast te leggen, ontstaat een complete audit trail. Daarmee kun je aantonen dat signalen niet alleen zijn ontvangen, maar ook zorgvuldig zijn beoordeeld en opgevolgd. Dat helpt niet alleen bij de dagelijkse uitvoering van de Wwft, maar ook tijdens interne kwaliteitscontroles en externe dossiertoetsingen.
Breng alle stappen samen in één workflow
In de praktijk zit de grootste winst niet in het optimaliseren van één onderdeel van compliance monitoring, maar in het samenbrengen van alle stappen in één proces. Met een KYC-workflowtool zoals de KYC.app verlopen monitoring, periodieke reviews, signalering en dossiervorming vanuit één centrale omgeving. Daardoor hoeven accountants niet langer tussen verschillende systemen, Excel-bestanden en cliëntdossiers te schakelen.
Dat betekent dat je:
- zakelijke relaties automatisch monitort;
- automatisch alerts ontvangt bij relevante wijzigingen;
- periodieke reviews plant en beheert;
- beoordelingen en vervolgstappen vastlegt;
- automatisch een complete audit trail opbouwt.
Werk je daarnaast ook nog met losse processen voor cliëntenonderzoek bij onboarding? Dan kun je ook dat proces vanuit dezelfde workflow uitvoeren. De KYC.app ontzorgt je dus niet alleen bij doorlopend cliëntenonderzoek, maar faciliteert het volledige KYC-proces vanuit één centrale omgeving.
Van administratieve last naar grip op compliance
Compliance monitoring wordt binnen accountantskantoren nog vaak gezien als een administratieve verplichting die veel tijd kost. Maar kantoren die hun processen slim inrichten, ervaren juist het tegenovergestelde. Door event-driven monitoring te automatiseren, periodieke reviews slim te plannen en alle informatie centraal vast te leggen, houd je grip op je cliëntenportefeuille zonder dat de werkdruk onnodig toeneemt. Zo verschuift compliance van een reactief proces naar een structurele manier van risicobeheer die beheersbaar, schaalbaar én aantoonbaar is.
Ervaar hoe de KYC.app accountants ondersteunt
Met de KYC.app breng je onboarding, compliance monitoring en periodieke reviews samen in één centrale workflow. Zo houd je altijd grip op risico’s, bespaar je tijd tijdens het cliëntenonderzoek en voldoe je efficiënter aan je Wwft-verplichtingen. Dankzij de korte implementatietijd (maximaal twee weken) profiteer je snel van een slimmer en beter beheersbaar complianceproces.
Geef een reactie