Toch zie ik in de praktijk dat niet alle software het werk makkelijker maakt. Neem CRM. Ooit bedoeld om grip te krijgen op klantinformatie, maar in veel kantoren uitgegroeid tot complexe omgevingen waar maar een handvol mensen echt mee werkt.
En dat is zonde, want juist in ons vak is betrouwbaarheid en volledige en consistente informatie essentieel.
Iedereen werkt met dezelfde waarheid
In veel accountantskantoren leeft klantinformatie op te veel plekken tegelijk. Excel‑overzichten, mails, losse notities en verschillende systemen per afdeling. Dat werkt zolang iedereen elkaar goed kent en het kantoor overzichtelijk blijft. Maar groei, specialisatie en hybride werken maken dit kwetsbaar.
Een goede CRM module brengt rust. Eén centrale plek waar klantgegevens, contactpersonen en relevante vastleggingen samenkomen. Niet alleen voor relatiebeheer, maar voor het hele kantoor. Van samenstel tot audit, van fiscaal tot advies. Iedereen werkt met dezelfde informatie en dezelfde context. Dat voorkomt fouten, herhaalvragen en onnodige afstemming.
Automatiseren is geen doel op zich
De accountancy sector praat al jaren over automatisering vanwege capaciteitstekorten. Terecht. Maar automatiseren werkt alleen als het ook daadwerkelijk eenvoud oplevert. Veel CRM modules zijn gebouwd vanuit commerciële organisaties, met sales funnels, kansen en leadscores. Voor accountantskantoren, waar het werk vanzelf komt, voelt dat vaak als overkill.
Accountantskantoren hebben geen sales-funnels nodig om werk te genereren; werk is er genoeg. Wat ze nodig hebben, is overzicht. Wie is de klant, hoe zit de organisatie in elkaar, wat is afgesproken en welke werkzaamheden lopen er? Als een systeem daarin doorslaat, zie je door de bomen het bos niet meer.
Minder bomen, meer ruimte
Wat mij aanspreekt in de recente ontwikkeling bij Fortes Milestones, is de bewuste keuze voor eenvoud. In het afgelopen half jaar is daar, samen met klanten uit een pilotgroep, een volledig nieuwe CRM module ontwikkeld. Geen theoretisch model vanachter een bureau, maar gebouwd vanuit de dagelijkse praktijk van accountantskantoren.
Er zijn bewust keuzes gemaakt. Functionaliteiten die weinig toevoegen of vooral afleiden, zijn weggelaten. Daardoor ontstaat ruimte: om informatie daadwerkelijk vast te leggen, om het systeem te gebruiken zoals bedoeld en om het overzicht te behouden.
Compliance als de kern
Die eenvoud betekent niet dat belangrijke onderwerpen ontbreken. Integendeel. Juist door CRM niet als salesinstrument te benaderen, is er ruimte ontstaan voor wat voor accountants wél relevant is. Denk aan duidelijke klantstructuren, concernrelaties en vastleggingen die raken aan compliance, zoals WWFT‑gerelateerde informatie. De expliciete aandacht voor deze onderwerpen is wat deze CRM module onderscheidt.
Van klant naar project, zonder omwegen
Een belangrijk voordeel is de directe koppeling met Milestones. Vanuit CRM kunnen eenvoudig projecten worden aangemaakt. Afspraken met de klant lopen naadloos door naar uitvoering, planning en capaciteit. Geen dubbele invoer, geen losse lijstjes of informatieverlies, maar één logisch proces.
CRM als fundament, niet als last
Een CRM module moet geen extra last zijn. Het moet een fundament onder je kantoororganisatie vormen. Door te kiezen voor eenvoud, gedeelde informatie en een inrichting die past bij de accountancy, ontstaat rust. En juist die rust is nodig om het werk goed te blijven doen.
Misschien is dat wel de grootste winst: durven schrappen om ruimte te creëren. Mijn ervaring is dat er binnen de controle vaak wordt teruggevallen op standaard controleprotocollen, uit angst om écht risicogericht te werken. Dat leidt tot onnodig veel werk, terwijl goed onderbouwde keuzes juist kwaliteit én efficiëntie verhogen. Diezelfde mindset geldt voor systemen: je hebt niet alles nodig, maar wel het juiste. Durf te kiezen, want alleen door bewust keuzes te maken ontstaat vakmanschap.
Wil je vaker dit soort inzichten van Kimberly lezen? Meld je aan voor de nieuwsbrief.
Kimberly Nederhoff is registeraccountant (RA) en teamlead bij Fortes Milestones. In haar rol werkt ze dagelijks samen met accountantskantoren aan de inrichting van processen en software. Vanuit die praktijkervaring ziet ze waar complexiteit ontstaat én waar eenvoud juist het verschil maakt. In haar artikelen deelt ze inzichten over digitalisering, praktijkmanagement en de toekomst van accountancy.
Geef een reactie