Waar digitalisering vooral repetitieve werkzaamheden automatiseerde, ondersteunt AI ook kenniswerk. Zo kan AI analyses maken, rapportages opstellen en verbanden leggen. Daardoor lijkt AI een veel grotere impact te krijgen dan de digitaliseringsslag van de afgelopen jaren.
Bij Bas van Mook is die ontwikkeling al volop gaande. Vanuit zijn kantoor Van Mook Administratie & Advies in Berkel-Enschot werkt hij dagelijks met AI-toepassingen. Volgens Van Mook verschuift de toegevoegde waarde van assistent-accountants en boekhouders daardoor steeds verder van invoeren naar controleren, interpreteren en adviseren. Tegelijkertijd waarschuwt hij dat AI alleen tot betrouwbare uitkomsten leidt als de basis van de administratie op orde is. Pas daarna kunnen accountants- en administratiekantoren echt profiteren van de voordelen van AI.
Meer productiviteit en kwaliteit
In de afgelopen jaren is er al veel veranderd in het dagelijkse administratieve werk. “Eerst werden banktransacties één keer per kwartaal geïmporteerd. Nu maak ik een koppeling en dat bespaart mij veel tijd. Mijn klanten hoeven op hun beurt geen bankbestanden meer aan te leveren. En doordat de koppeling continu doorloopt, heb ik nooit meer te maken met ontbrekende of dubbele transacties.”
Klanten van Van Mook merken het verschil. Vraagt een klant vandaag om actuele cijfers, dan kan Van Mook die direct leveren. “Vooral mijn e-commerceklanten – met veel transacties en krappe marges – profiteren van dat realtime inzicht in productmarges. Een paar procent marge kan aan het einde van het jaar een groot verschil maken.”
De komende jaren zal zijn dagelijks werk nog verder veranderen. AI-collega’s gaan steeds meer routinewerk overnemen. Op dit moment vragen openstaande posten, dubbele boekingen en btw-aangiften nog veel tijd. Overigens denkt Van Mook niet dat zijn rol als boekhouder overbodig wordt. “Mijn rol verandert wel. Ik krijg straks bijvoorbeeld alleen nog een lijst met boekingen die mijn AI-collega niet met zekerheid kan afhandelen. Ik vind mijn vak de laatste drie tot vier maanden al veel leuker geworden.”
Van Mook merkt dat zijn arbeidsproductiviteit flink is gestegen. “De tijd die je nu kwijt bent aan administratie, halveert op korte termijn. Binnen twee jaar zal dit zelfs met 80% dalen. Een gemiddelde administratie kost nu nog ongeveer een halve dag werk; straks ben ik daar nog maar twee uur mee bezig.” Dat betekent niet dat hij meer vrije tijd heeft. Van Mook gebruikt die efficiency juist om de kwaliteit van zijn dienstverlening verder te verbeteren, omdat hij meer tijd heeft voor controle en advies. “In het verleden kregen mijn klanten alleen een jaarrekening. Tegenwoordig ontvangen ze ook tussentijdse cijfers en concreet advies over liquiditeit, marges en fiscale keuzes.”
Van Mook bedient ondernemers binnen een straal van ongeveer twintig kilometer rond Tilburg. Naast zijn eigen administratiekantoor adviseert hij ook andere administratie- en accountantskantoren om efficiënter te werken. “Ik kom veel kleine en ook grote kantoren tegen die achterblijven met digitaliseren en automatiseren. Facturen worden handmatig verwerkt en er liggen overal mappen met klantgegevens. Dat is geen goede basis voor het maken van de volgende stap.” Van Mook helpt deze kantoren met digitaliseren en het automatiseren van processen, zodat een basis wordt gelegd voor een goed werkende AI-aanpak.
Met Minox Focus is de basis op orde
Ondanks de voordelen die Van Mook ziet van het gebruik van AI, wil hij wel waarschuwen voor gemakzucht. “Er zijn genoeg kantoren die een simpele generieke AI-koppeling op een boekhoudpakket gebruiken, maar als de basis niet klopt, geeft AI een overtuigend ogende, maar verkeerde uitkomst.”
Volgens Van Mook moet eerst de software die kantoren gebruiken aan een basisstandaard voldoen voordat AI wordt ingezet. Wat is die basisstandaard? “In de eerste plaats moet het boekhoudpakket een consistent grootboekrekeningschema hebben, liefst op basis van RGS. Daarnaast moeten de documentstromen richting het AI-model goed zijn gestructureerd. En op de derde plaats – maar minstens zo belangrijk – moeten klantgegevens in een veilige omgeving blijven.” Van Mook wil niet dat data onnodig terechtkomt op plekken waar het risico op datalekken groter is.
Volgens Van Mook is ook een audit trail geen luxe, maar een absolute voorwaarde. “Van iedere klik wil je een audit trail hebben. Of dat nu een eigen medewerker is of een AI-collega. Alleen op die manier kun je fouten ontdekken, omdat je stap voor stap kunt zien hoe het resultaat tot stand is gekomen.”
Minox Focus levert precies wat Van Mook nodig heeft om zijn klanten de hoogste standaard te bieden. Het boekhoudpakket onderscheidt zich door een architectuur die zich uitstekend leent voor AI-toepassingen. Dat is voor Van Mook de reden dat hij nu én in de toekomst gebruik wil blijven maken van Minox. “Minox is een boekhoudpakket dat heel eenvoudig en snel werkt en waarop ik vertrouw als fundament voor mijn eigen automatisering.”
De realtime automatische verwerking van banktransacties is daarbij een van zijn favoriete onderdelen. “In andere boekhoudpakketten moet je vaak veel klikken om één bankmutatie te verwerken. Minox genereert een lijst met drie beoordelingsopties: een vinkje, een zandloper – wat betekent: ‘wacht op factuur’ – en ‘nog te beoordelen’. Met één druk op de knop zijn de banktransacties gematcht met de openstaande posten.”
Daarnaast biedt Minox de mogelijkheid om ook zelf specifieke AI in te zetten. In de praktijk combineert Van Mook Minox Focus met een aantal zelfontwikkelde AI-collega’s. Via een MCP-koppeling – een koppeling waarmee AI-modellen veilig met andere software praten – laat hij deze agents rechtstreeks met het boekhoudpakket communiceren.
Daarbij speelt ook de keuze voor optimale beveiliging voor Van Mook een rol. Met de MCP-koppeling blijven klantgegevens binnen de beveiligde omgeving van Minox, en elke AI-collega krijgt alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor die specifieke taak. Zo profiteert hij van automatisering zonder in te leveren op de zorgvuldigheid die kantoren met klantgegevens moeten betrachten.
Op deze manier verwerkt Van Mook ook de jaarafsluitingen van zijn klanten gedeeltelijk automatisch. “Ik heb de laatste jaarafsluitingen grotendeels via de MCP-koppeling laten uitvoeren.” Daarnaast maken zijn zelfontwikkelde AI-collega’s binnen enkele seconden debiteurenoverzichten en samenvattingen van openstaande posten. “Binnenkort komt Minox zelf met nieuwe AI-collega’s en daar kijk ik met grote verwachting naar uit.”
Het einde van het uurtje-factuurtje
Van Mook verwacht dat deze ontwikkeling nog maar net begonnen is. Hij ziet ook zijn collega’s steeds meer richting een controlerende en adviserende rol bewegen. Het voordeel is dat administratie- en accountantskantoren die hun basis op orde hebben, veel verder kunnen groeien. “Ik denk dat kantoren met de juiste keuzes uiteindelijk twee keer zoveel klanten kunnen bedienen.”
Aan de andere kant ontgaat deze efficiencyslag ook de klant niet. Het traditionele uurtje-factuurtje heeft volgens Van Mook zijn langste tijd gehad. Hij biedt zijn klanten voor standaardwerkzaamheden een abonnement aan; voor advies werkt hij nog wel op basis van een uurtarief. “Klanten accepteren niet meer dat ze hetzelfde betalen voor werk dat door automatisering, waaronder AI, veel minder tijd kost. Kantoren die niet mee kunnen groeien, komen daardoor onder druk te staan.”
Daarom adviseert Van Mook andere administratie- en accountantskantoren om nu te investeren in efficiëntere processen en software. “Kantoren die nu de juiste keuzes maken, plukken daar de komende jaren de vruchten van.”
Nieuwsgierig geworden? Meld je aan voor de eerste demonstratie van Minox Focus tijdens ons launch event op 8 september.
Geef een reactie