Vanuit vestigingen in Sliedrecht, Barendrecht en Amsterdam werkt een multidisciplinair team dagelijks aan één doel: ondernemers ontzorgen, zodat zij zich kunnen richten op hun onderneming.
Digitalisering speelt daarin een belangrijke rol. Zo besloot het kantoor enkele jaren geleden ook het volledige ondertekenproces opnieuw in te richten. Inmiddels wordt vrijwel ieder document waarvoor een handtekening nodig is digitaal verwerkt: van jaarrekeningen en belastingaangiften tot leningsovereenkomsten, koopovereenkomsten, bankrapportages en publicatiestukken.
“Het gaat niet alleen om digitaal ondertekenen. De echte winst zit in het complete proces.” – Henk Roos, IT-verantwoordelijke bij Hoek en Blok
Op zoek naar eenvoud voor de klant
Opvallend genoeg begon de zoektocht niet bij digitaal ondertekenen, maar bij een klantportaal dat in de praktijk meer problemen opleverde dan oploste. Henk vertelt: “We hadden een portaal dat gekoppeld was aan Azure Active Directory. Dat leek in eerste instantie een logische keuze, maar klanten liepen regelmatig tegen inlogproblemen aan. Onze supportafdeling was daar ontzettend veel tijd mee kwijt.” Dat was voor Hoek en Blok aanleiding om opnieuw naar de markt te kijken, met één belangrijk uitgangspunt: het moest vooral eenvoudiger worden voor de klant.
Tijdens die zoektocht werden meerdere aanbieders bekeken, waaronder ValidSign en DocuSign. Pas gaandeweg kwamen onderwerpen als gekwalificeerd ondertekenen en audittrails nadrukkelijk in beeld. Uiteindelijk gaf vooral de uitgebreide integratie voor digitaal ondertekenen met AFAS de doorslag.
“Wij wilden niet alleen een handtekening digitaliseren, maar vooral het complete proces daaromheen.”
Vrijwel ieder document loopt door hetzelfde proces
Drie jaar later wordt PKIsigning binnen Hoek en Blok breed ingezet. Jaarrekeningen, inkomstenbelasting- en vennootschapsbelastingaangiften, leningsovereenkomsten, koopovereenkomsten van aandelen, bankrapportages, notulen en publicatiestukken worden allemaal op dezelfde manier verwerkt. “Eigenlijk alles waarvoor een klant moet tekenen, proberen we via PKIsigning af te handelen”, vertelt Henk. Juist doordat medewerkers niet meer hoeven na te denken welk proces bij welk document hoort, ontstaat rust en uniformiteit.
De grootste winst zit achter de handtekening
Volgens Henk zit de echte winst niet in het zetten van een digitale handtekening, maar in alles wat daarvoor en daarna gebeurt. Waar documenten vroeger als PDF werden aangemaakt, gecontroleerd, verstuurd, retour ontvangen, gescand en vervolgens handmatig in het juiste dossier werden opgeslagen, verloopt dat tegenwoordig grotendeels automatisch. Vanuit AFAS wordt een document direct naar PKIsigning gestuurd. Na ondertekening wordt de auditinformatie teruggeschreven en belandt de ondertekende versie automatisch in het juiste SharePoint-dossier.
“Er komt eigenlijk geen papier meer aan te pas. Alles zit gewoon in één proces.”
Vooral op het secretariaat is dat verschil dagelijks merkbaar. Medewerkers besteden veel minder tijd aan administratieve handelingen en kunnen daardoor aanzienlijk meer dossiers verwerken. Tegelijkertijd is ook de kwaliteit van de dossieropbouw verbeterd. “Vroeger ontbraken er nog wel eens documenten in een dossier, dat koste dan extra tijd. Nu wordt alles automatisch op de juiste plek opgeslagen. Dat geeft veel meer rust.”
De grootste voordelen volgens Hoek en Blok?
- Minder administratieve handelingen
- Kortere doorlooptijden
- Automatische archivering van dossiers in SharePoint
- Uniforme processen en completere dossiers
- Meer efficiency op ondersteunende afdelingen
Doorlooptijden van dagen naar minuten
De kortere doorlooptijden vallen misschien nog wel het meest op, vertelt Jacco Pijl (Junior Manager Samenstelpraktijk bij Hoek en Blok). “Onlangs hadden we een klant waarbij het complete proces, van verzenden tot een volledig afgerond dossier, binnen vijftien minuten klaar was.” Ook internationale transacties verlopen tegenwoordig veel eenvoudiger. “Onze eerste documenten via PKIsigning waren direct overeenkomsten tussen partijen in verschillende landen. Waar je vroeger dagen of zelfs weken wachtte op handtekeningen, is het nu letterlijk klik-klik-klaar.” Volgens Henk heeft het kantoor hierdoor naar verwachting honderden uren aan administratief werk bespaard.
Klanten zijn sneller gewend dan verwacht
Toen Hoek en Blok enkele jaren geleden overstapte op digitaal ondertekenen, reageerden sommige klanten nog terughoudend. Vooral oudere relaties gaven de voorkeur aan een papieren document. Inmiddels is dat beeld vrijwel volledig veranderd. “Bij ongeveer 95 procent van onze klanten gaat het zonder problemen.”
Voor klanten die wat meer ondersteuning nodig hebben, maakt het kantoor gewoon tijd. “Dan lopen we het samen even door of helpen we ze persoonlijk. Uiteindelijk lukt het vrijwel altijd.”
Een onverwacht neveneffect was bovendien dat de kwaliteit van de klantgegevens sterk verbeterde. Omdat mobiele nummers en e-mailadressen essentieel werden voor het ondertekenproces, heeft Hoek en Blok de volledige relatieadministratie opgeschoond. “Dat levert ons nu iedere dag voordeel op.”
Slimme integraties maken het verschil
Jacco was binnen Hoek en Blok verantwoordelijk voor de technische inrichting. Vrijwel alle documenten vertrekken vanuit AFAS naar PKIsigning. Na ondertekening worden de documenten inclusief logging automatisch teruggeschreven, waarna workflows ervoor zorgen dat alles direct op de juiste plek in SharePoint wordt opgeslagen. Daarnaast automatiseert Hoek en Blok steeds meer processen met Power Automate en Simplex Connect.
“Ons doel is dat medewerkers uiteindelijk vrijwel alles vanuit AFAS kunnen afhandelen. De techniek op de achtergrond regelt de rest.”
Juist doordat de techniek grotendeels onzichtbaar is geworden, merken medewerkers vooral dat processen eenvoudiger en sneller verlopen.
Samen blijven verbeteren
Omdat Hoek en Blok graag vooraan wil staan in procesautomatisering, loopt het kantoor soms als eerste tegen nieuwe situaties aan. Juist dan ervaren Henk en Jacco de samenwerking met PKIsigning als prettig. “Wij zijn soms één van de eerste kantoren die een nieuw scenario tegenkomen. Maar juist dan merk je dat er goed geluisterd wordt. De lijnen zijn kort en als er iets aangepast moet worden, wordt daar snel op gereageerd”. Naast de software waarderen zij vooral de samenwerking en kennis van zaken.
Volgens Henk is er één advies dat hij andere accountantskantoren graag meegeeft: “Kijk niet alleen naar de handtekening. Kijk naar het complete proces. Pas wanneer je digitaal ondertekenen combineert met slimme workflows, AFAS en automatische archivering, haal je echt het maximale rendement.”
Benieuwd? Test hier zelf hoe digitaal ondertekenen met PKIsigning werkt!
Geef een reactie