En dus ga je verder. Je voegt meer documenten toe, stelt complexere vragen en beheert steeds grotere klantdossiers. Maar dan stopt het.
Het handmatige probleem
ChatGPT werkt namelijk alleen met de data die je de tool aanreikt. Wil je een vraag stellen over een klant, dan moet je de relevante documenten zelf opzoeken, uploaden en samenvoegen. Een jaarrekening hier, een aangifte daar, correspondentie uit je mailbox. Het verzamelen ervan kost tijd en daarnaast bepaal je zelf al selecterend wat AI te zien krijgt. Het antwoord is zo volledig de selectie die jij maakt.
Wil je weten welke klanten een afwijkend kostenpatroon hebben? Of welke dossiers documenten missen voor de aangiftedeadline? Dan moet je dat voor elke klant apart achterhalen. Een kantoor met honderden klanten en honderdduizenden documenten kan dat niet handmatig bijhouden. En ChatGPT kan dat ook niet voor je oplossen, zolang deze documenten niet centraal en gestructureerd beschikbaar zijn.
AI ziet alleen wat het krijgt aangeleverd
“In de accountancy belandt bijna alles wat je voor een klant doet in een document,” stelt Ernesto Lopez Vega, CEO van Qwoater. “Een jaarrekening, een aangifte, een advies, een contract. 80% van alle klantinformatie staat verzameld in documenten. Dat is je rijkste databron.”
Maar die databron werkt alleen als AI er volledig en gestructureerd bij kan. Niet op basis van wat je handmatig samenstelt per sessie, maar op basis van het complete, actuele dossier van elke klant. Zolang klantdocumenten verspreid staan over mailboxen, lokale schijven en meerdere systemen, heeft AI nooit het volledige beeld. En zonder het volledige beeld is elk gegenereerd antwoord partieel.
Wat centralisatie verandert
Wat we bedoelen met centralisatie? Dat alle documenten per klant op één plek staan opgeslagen. Gestructureerd op een manier die de accountancy herkent, met autorisaties geregeld op documentniveau. Een dossierstructuur die verbindingen legt en onderscheid maakt tussen een jaarrekening en een auditfile of tussen correspondentie en een aandeelhoudersovereenkomst.
Pas als deze structuur staat, kun je AI vragen stellen die over de grenzen van één document heen gaan. Welke klanten hebben een testament dat al meer dan vijf jaar niet is geactualiseerd? Welke dossiers zijn onvolledig voor de aangiftedeadline? Vragen die je nu handmatig beantwoordt (of helemaal niet stelt).
En dan zijn er nog de hallucinaties
ChatGPT lijkt dé uitkomst. Je uploadt een dossier, stelt een vraag over een specifieke klant, en krijgt een antwoord dat er overtuigend uitziet. Maar ChatGPT heeft geen specifieke accountancykennis. Het kent geen dossierlogica, geen belastingdienstrichtlijnen, geen verschil tussen aandeelhouderschap en zeggenschap. Het leest de tekst die je aanlevert en geeft een plausibel klinkend antwoord. Of dat antwoord klopt, controleert het niet. In de accountancy is dat een serieus risico! Want op deze manier worden fouten die er betrouwbaar uitzien niet gecheckt.
En de veiligheid?
Elk document dat je uploadt in ChatGPT, verlaat je omgeving: jaarrekeningen, aangiftes, aandeelhoudersovereenkomsten, correspondentie over klantgevoelige zaken. Afhankelijk van de instellingen en het abonnement dat je hebt, wordt die data verwerkt op servers van OpenAI in de VS. De AVG stelt hoge eisen aan hoe (en door wie) persoonsgegevens van klanten verwerkt mogen worden. Een generieke AI-toepassing is niet gebouwd om rekening te houden met deze eisen. Voor ad-hoc gebruik van een niet-gevoelig document is het prima om dit soort tools te gebruiken. Maar als werkwijze voor je volledige klantadministratie? Zeker niet.
Ontdek de Document Hub van Qwoater
Qwoater’s Document Hub is gebouwd voor de accountancy en speelt in op dit probleem. Al je klantdocumenten komen hierin samen op één plek, in een dossieropbouw die de accountancy herkent: per rechtspersoon, per dossiertype, met de juiste bewaartermijnen. Koppelingen met je bestaande applicaties zorgen dat documenten automatisch terechtkomen waar ze moeten zijn. En… AI heeft altijd toegang tot het complete, actuele dossier van elke klant.
Benieuwd wat er allemaal mogelijk wordt als je documentbasis op orde is? Dit staat uitgewerkt in het whitepaper ’15 manieren om AI in te zetten op je klantdocumenten’. Download ‘m via: https://www.qwoater.nl/inspiratie/whitepaper-15-praktische-toepassingen/
Geef een reactie