Elke overname brengt medewerkers mee met een eigen manier van uren schrijven. Het ene kantoor gebruikt een tijdregistratiemodule in Exact Online, het andere een spreadsheet, een derde ClockAssist. Dat klinkt als een detail, maar is het niet.
Waarom gefragmenteerde urenregistratiedata blinde vlekken geeft
Benchmarks tussen vestigingen vraagt om vergelijkbare data. Die heb je niet als elke locatie op een andere manier uren registreert. Stel: vestiging A heeft een declarabiliteit van 74% en vestiging B van 82%. Het lijkt duidelijk welke beter presteert.
Maar klopt dat ook? Misschien zijn de medewerkers van vestiging A even productief, maar schrijven ze minder volledig. Een paar onderschrijvers per kantoor, en de benchmark is waardeloos.
Welke vestiging loopt de meeste klantomzet mis? Welke dienst kost structureel meer tijd dan gefactureerd wordt? Zolang de data per locatie van een andere kwaliteit is, blijven het gissingen.
Urenregistratie standaardiseren als onderdeel van integratie
Na een overname staat systeemintegratie bovenaan de agenda, maar uenregistratie niet. Dat is een gemiste kans.
Wie dat wél standaardiseert, krijgt iets terug dat je nergens anders vandaan haalt: vergelijkbare data over alle vestigingen heen. Dezelfde definitie van declarabiliteit, dezelfde manier om de realisatiegraad te meten, één benchmark die je kunt vertrouwen. Niet achteraf gereconstrueerd, maar real-time beschikbaar.
Het meest gehoorde bezwaar: “We kunnen niet alles tegelijk veranderen.” Dat klopt, maar dat hoeft ook niet. ClockAssist werkt naast de bestaande systemen van elke vestiging, zonder dat het boekhoudpakket of de huidige urenregistratie vervangen hoeft te worden. De manier van vastleggen wordt uniform, de onderliggende tooling blijft.
Kantoren als AXP Adviseurs (Amsterdam en Rotterdam) en De Hooge Waerder (vijf vestigingen in Noord-Holland) werken al met ClockAssist over meerdere locaties, ieder vanuit hun eigen bestaande systeem.
Lees alle klantcases
Hoe urenregistratie direct je EBITDA raakt
Bij een overname kijkt de koper naar de jaarrekening, omzet, EBITDA en de kostenstructuur. Dat is een logisch startpunt. Maar het zijn historische cijfers. Ze laten zien wat er is verdiend, niet of dat herhaalbaar is. De kernvraag in elk overnameproces: is de EBITDA verdedigbaar? Zit er ruimte voor groei?
Die vraag is moeilijker te beantwoorden dan ze lijkt, zeker als je niet weet hoeveel declarabele uren er structureel weglekken. Uit onderzoek van ClockAssist blijkt dat 80% van de medewerkers declarabele uren vergeet te schrijven. Het gaat om korte telefoontjes, klantmails tussendoor, snelle vragen die nooit in de urenstaat belanden. Elke dag gemiddeld 15 minuten per medewerker.
Dat komt neer op €500 per medewerker per maand aan omzet die al verdiend is maar niet gefactureerd wordt. Bij een platform van 50 fte is dat €300.000 op jaarbasis. Niet zichtbaar in de jaarrekening, maar wel aanwezig als gemiste marge.
Minder uren die weglekken, een hogere marge
Elke procentpunt realisatiegraad die een kantoor terugwint, verbetert de EBITDA. Zonder nieuwe medewerkers, zonder nieuwe klanten. Dat is waarom urenregistratie een strategisch thema is bij buy & build, geen operationele bijzaak.
Neem een kantoor dat de realisatiegraad optilt van 78% naar 83% door nauwkeuriger tijdregistratie. Dezelfde omzet. Hetzelfde team. Hogere EBITDA. Het enige verschil is dat meer van het gewerkte werk ook daadwerkelijk gefactureerd wordt.
Betere stuurinformatie verhoogt de waardering bij verkoop
Een exitwaardering is een meervoud van EBITDA. Die multiple stijgt als de winstgevendheid aantoonbaar en herhaalbaar is.
Een kantoor dat per vestiging kan laten zien wat de declarabiliteit is, welke diensten de hoogste realisatiegraad hebben en wat de productiviteit per fte bedraagt, staat sterker in een verkoopgesprek dan een kantoor dat alleen totaalcijfers kan overleggen. Urendata maakt de marge inzichtelijk. Het laat zien dat die marge gestuurd wordt, niet toevallig ontstaat.
Het omgekeerde geldt net zo hard. Als due diligence aantoont dat uren structureel op schatting worden geschreven, trekt de koper een conclusie. Die conclusie vertaalt zich in een lagere biedprijs.
Urenregistratie is een strategische asset
Kantoren die buy & build serieus nemen als groeistrategie, nemen urenregistratie mee in hun integratieplaybook. Niet als checkbox, maar als fundament. Voor de benchmark die vergelijking mogelijk maakt. Voor de stuurinformatie die bijsturing mogelijk maakt. Voor de EBITDA-verdediging die een sterke exitwaardering mogelijk maakt.
Een platform bouwen op accurate data is een keuze. Maar het is ook de enige manier om te weten of het platform écht presteert.
Aan de slag met automatische urenregistratie?
Wil jij ook inzicht in winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid op basis van nauwkeurige en realtime urenregistratie? Ontdek hoe ClockAssist je helpt om van urenregistratie een strategisch en toekomstbestendig managementinstrument te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
Geef een reactie