Een fysieke winkel heeft het relatief eenvoudig: een klant rekent af, het systeem registreert de betaling en aan het einde van de dag sluit de kas. Bij een webshop werkt dit proces heel anders. Klanten betalen via verschillende online methodes, zoals iDEAL/Wero, creditcards of achteraf betalen. Al deze geldstromen lopen via een Payment Service Provider (PSP) zoals Mollie, Stripe of PayPal.
De PSP verzamelt de losse transacties en stort ze periodiek als één verzamelbedrag op de bankrekening van de ondernemer. Omdat de provider de transactiekosten er direct al vanaf trekt, komt het bijgeschreven bankbedrag zelden overeen met de som van de losse verkoopfacturen in het boekhoudpakket. Het gevolg is dat een standaard boekhoudpakket zoals Exact Online of Twinfield de betaling niet herkent. Je moet de openstaande posten vervolgens handmatig afletteren.
Wat handmatig uitzoekwerk bij een webshop betekent
Stel dat een webshopklant wekelijks honderd bestellingen verwerkt via Shopify of WooCommerce. Dat betekent honderd losse betalingen die je handmatig moet matchen aan honderd verkoopfacturen. Daarnaast moet je per betaalmethode de transactiekosten apart berekenen en wegboeken.
Zeker wanneer de PSP wekelijks of maandelijks uitbetaalt, is dit een tijdrovende klus. Het grootste risico zit echter in de foutgevoeligheid van dit handmatige werk. Een betaling is snel gekoppeld aan een verkeerde factuur, een transactiebedrag belandt gemakkelijk op een onjuiste grootboekrekening of je ziet een retourzending over het hoofd.
De gevolgen die verder reiken dan de boekhouding
Fouten in de administratie blijven zelden beperkt tot de boekhouding zelf. De gevolgen raken direct de bedrijfsvoering van jouw klant:
- Onterechte betaalherinneringen: Als je een betaling niet correct aflettert, blijft de factuur openstaan. Het systeem verstuurt dan automatisch een herinnering naar een consument die al lang heeft betaald. Dit beschadigt de klantrelatie en kost jou en je klant veel tijd om recht te zetten.
- Vertekend financieel beeld: Zolang de betalingen niet kloppen, is de openstaande postenlijst onbetrouwbaar. De ondernemer verliest hierdoor grip op zijn debiteurenbeheer en weet niet welke facturen écht nog openstaan.
- Oplopend herstelwerk: Fouten komen vaak pas laat aan het licht. Hoe langer een fout onopgemerkt blijft, hoe meer tijd het kost om deze achteraf te corrigeren. Bij een groeiende webshop zorgt dit aan het einde van het kwartaal of het boekjaar voor flinke vertragingen.
Automatisch afletteren als structurele oplossing
De kwetsbaarheid van e-commerce administraties zit in de combinatie van hoge volumes en systemen die niet met elkaar communiceren. Je lost dit op door de gegevensstromen direct aan elkaar te verbinden.
Door het inzetten van slimme boekhoudkoppelingen, zorg je ervoor dat de webshop, de betaalprovider en het boekhoudprogramma naadloos samenwerken. De koppeling haalt de transactiedata automatisch op bij de bron en matcht deze direct met de juiste openstaande factuur. Transactiekosten worden direct herkend en op de juiste grootboekrekening geboekt, waarna de factuur automatisch op ‘betaald’ springt.
Voor jou als accountant betekent dit dat je niet langer achter de feiten aanloopt. Je werkt altijd met een actuele, betrouwbare administratie en voorkomt dat je klant onterecht herinneringen verstuurt. Bovendien bespaart deze automatisering je kostbare tijd die je direct kunt investeren in een adviserende rol. Benieuwd naar de mogelijkheden? Bekijk dan de verschillende boekhoudkoppelingen van Combidesk.
Geef een reactie