Het managen van de compliance via spreadsheets en het rapportageportaal van de Nederlandse Belastingdienst bleek tijdrovend en inefficiënt. Door met Supplied te gaan werken, transformeerde Q Home een gefragmenteerd rapportageproces tot een gestroomlijnde, gecentraliseerde en grotendeels geautomatiseerde workflow. Daarmee werd de administratieve last aanzienlijk verminderd en werd tegelijkertijd een solide basis gelegd voor verdere groei.
Een familiebedrijf gebouwd op volledig vastgoedbeheer
Q Home is bij toeval ontstaan. In 2005 besloten Folkert Trouw en zijn vrouw een vakantiehuis in Zuid-Frankrijk te bouwen dat ze konden verhuren en later, na hun pensionering, zelf konden gebruiken. Twee jaar later werd de aannemer die verantwoordelijk was voor de bouw van het huis ernstig ziek. Naast de bouw van hun eigen woning beheerde hij ook de verhuur van zeven nabijgelegen huizen van vrienden en familie. Voordat hij zijn werkzaamheden neerlegde, vroeg hij Folkert en zijn vrouw om dit over te nemen.
Met hun achtergrond in bedrijfstransformatie en projectmanagement in de bouw gingen ze de uitdaging aan, terwijl ze hun fulltime banen in Nederland aanhielden. Elke zomer brachten ze enkele maanden in Frankrijk door om het bedrijf verder op te bouwen. In 2012 groeide de portefeuille van zeven naar vijftig woningen en besloten ze zich volledig op Q Home te richten. Inmiddels beheert het bedrijf ongeveer 160 vakantiehuizen in Zuid-Frankrijk, van Nice tot Aix-en-Provence.
Q Home onderscheidt zich door een full-service aanpak. Waar veel concurrenten zich uitsluitend richten op boekingen, verzorgt Q Home het volledige verhuurproces. Van communicatie met gasten en reserveringen tot check-in, check-out, schoonmaak, onderhoud en lokaal vastgoedbeheer: het bedrijf neemt alles uit handen. “Het enige wat eigenaren hoeven te doen, is ons de sleutels en hun bankgegevens geven. De volledige operationele kant van de verhuur regelen wij. Dat is de bepalende factor geweest voor onze sterke groei.”
De organisatie bestaat inmiddels, naast de twee oprichters, uit een centraal administratief team en zeventien regiomanagers, die elk tussen de vijf en tien woningen beheren en samenwerken met lokale schoonmaak- en onderhoudspartners naar eigen keuze. Hoewel de regiomanagers een grote mate van vrijheid krijgen in hun dagelijkse werkzaamheden, bewaakt Q Home een consistente kwaliteit met duidelijke operationele richtlijnen en een gezamenlijk kwaliteitshandboek.
De uitdaging: DAC7-rapportage beheersbaar maken
Continu verbeteren is altijd onderdeel geweest van de cultuur binnen Q Home. Elk jaar stelt het bedrijf intern een lijst op met de titel “Get rid of the shit”: een verzameling operationele knelpunten en inefficiënte processen waar het vanaf wil. Met de komst van DAC7 kwam compliance al snel op die lijst te staan.
Aanvankelijk koos Folkert er bewust voor om nog even te wachten met het investeren in een rapportage oplossing. Destijds bouwden veel grote verhuurplatforms directe XML-koppelingen met de Nederlandse Belastingdienst. Het ontwikkelen en onderhouden daarvan kost vaak tot wel €30.000, terwijl er bovendien voortdurend aanpassingen nodig zijn wanneer de rapportagevereisten veranderen. “Voor bedrijven van onze omvang is dit geen haalbare optie. Het zou een aanzienlijke investering hebben gevraagd in zowel geld als capaciteit, terwijl de regelgeving nog volop in ontwikkeling was.”
Die keuze om af te wachten bleek de juiste toen de Belastingdienst een gratis online rapportageportaal introduceerde. Dit bracht echter een ander probleem met zich mee: rapportages konden alleen worden ingediend in batches van twintig woningen. Voor Q Home betekende dit dat er handmatig ongeveer vijftien afzonderlijke rapportage bestanden moesten worden aangemaakt, die vervolgens één voor één moesten worden gecontroleerd en geüpload. Als een bestand onvolledige zou zijn of onjuiste informatie zou bevatte, moest eerst aanvullende documentatie bij de eigenaar worden opgevraagd. Daarna kon het volledige rapportageproces opnieuw beginnen. “De Belastingdienst onderschat de administratieve belasting voor verhuur platforms en vastgoedeigenaren. Zodra je meer dan twintig woningen beheert, wordt het rapportageproces extreem arbeidsintensief. Tegelijkertijd laat de regelgeving veel praktische vragen onbeantwoord, bijvoorbeeld hoe je betalingen rapporteert die voor het platform en de eigenaar in verschillende rapportageperiodes vallen.”
Deze frustraties brachten Q Home ertoe op zoek te gaan naar een efficiëntere oplossing.
De oplossing: één centraal compliance platform
Via positieve ervaringen van andere eigenaren van verhuurplatforms kwam Folkert in contact met Supplied. Die aanbevelingen, gecombineerd met de praktische kennis van het team over de short-stay-verhuurbranche, maakten de beslissing eenvoudig.
Sinds de implementatie van Supplied in april 2026 heeft Q Home het werken met verschillende spreadsheets vervangen door één centraal compliance platform. In plaats van meerdere rapportage bestanden handmatig samen te stellen, worden alle gegevens van eigenaren en woningen nu opgeslagen in één centrale database – altijd gereed voor rapportage. Het platform controleert binnenkomende gegevens automatisch, identificeert ontbrekende informatie en maakt duidelijk welke gegevens nog door eigenaren moeten worden aangeleverd. Administratieve medewerkers hoeven daarbij rapportage bestanden niet één voor één af te werken, maar kunnen informatie tegelijkertijd verzamelen, controleren en bijwerken. “In plaats van voortdurend met losse Excel-bestanden te werken, gebeurt alles nu op één plek. We zien direct wat er ontbreekt en waar, waardoor we gericht kunnen opvolgen en last-minute stress rondom de DAC7-deadline kunnen voorkomen.”
Doordat alle benodigde informatie centraal beschikbaar is, bereidt Q Home zich met aanzienlijk meer vertrouwen en veel minder handmatig werk voor op de eerste DAC7-rapportage in januari 2027.
De ervaring: gebouwd door mensen die de branche begrijpen
Naast het platform zelf waardeert Folkert de mensen achter Supplied.
“De oprichters hebben dit platform gebouwd omdat ze tegen dezelfde frustraties aanliepen. Ze begrijpen hoe verhuurplatforms werken en herkennen de uitdagingen waar wij mee te maken hebben. Dat maakt zowel het product als ieder gesprek effectief.”
Ook de persoonlijke aanpak tijdens de implementatie beviel: “Het onboarding proces verliep soepel, vragen werden snel beantwoord en bovenal was er vanaf het begin een sterke persoonlijke klik met het team. Daardoor was het makkelijk om samen te werken.”
De resultaten: snellere processen en een sterke basis voor groei
Door gefragmenteerde spreadsheets te vervangen door één centraal platform heeft Q Home de efficiëntie van de compliance processen aanzienlijk verbeterd. Geautomatiseerde gegevensvalidatie, inzicht in ontbrekende informatie en één centrale database maken het mogelijk om gegevens tegelijkertijd te verzamelen en te controleren, in plaats van rapportages één voor één te behandelen, zoals bij de tool van de Belastingdienst het geval was. Naar verwachting kan het totale rapportageproces hierdoor tot tien keer sneller worden afgerond.
Tegelijkertijd heeft het bedrijf een schaalbare basis gelegd voor toekomstige regelgeving, zonder te hoeven investeren in dure maatwerk integraties.
Een blik op de toekomst
Q Home onderzoekt inmiddels verdere mogelijkheden om Supplied in de bedrijfsvoering te integreren. Een belangrijk aandachtspunt is het rechtstreeks koppelen van het onboarding proces voor nieuwe eigenaren aan het platform. Zo kan alle benodigde compliance-informatie automatisch worden verzameld zodra nieuwe eigenaren zich bij Q Home aansluiten. Dat maakt onboarding eenvoudiger voor zowel eigenaren als administratieve medewerkers en zorgt ervoor dat alle benodigde documentatie vanaf dag één beschikbaar is.
Daarnaast ziet Q Home mogelijkheden om Supplied te gebruiken als centraal register voor contracten en documenten. Zo ontstaat één veilige, centrale plek voor informatie over eigenaren, contracten en operationele documentatie – ook buiten de compliance vereisten om.
In combinatie met de lancering van een nieuwe website en een nieuw reserveringssysteem later dit jaar helpen geoptimaliseerde compliance processen Q Home om de operationele efficiëntie verder te verbeteren en verder uit te breiden langs de Route du Soleil – terwijl het bedrijf vasthoudt aan de persoonlijke, full-service aanpak die al bijna twintig jaar de basis vormt van zijn succes.
Geef een reactie