JAS Administratie heeft vestigingen in Drachten, Wijnjewoude en Haulerwijk (Lise Administratie) en ondersteunt klanten met maatwerkoplossingen op het gebied van administratie, advies en automatisering. Miente Pera, samen met Jack Jongsma eigenaar van JAS Administratie, heeft veel affiniteit met ICT: “We adviseren onze klanten over automatisering maar willen ook intern onze processen zo efficiënt mogelijk inrichten.”
Het kantoor is aangesloten bij NOAB, de branchevereniging voor administratie- en belastingadvieskantoren en ook die leden profiteren van zijn ICT-kennis. “Ik vind het geweldig om nieuwe dingen uit te zoeken en mijn kennis van techniek binnen de vereniging te delen.”
De oriëntatiefase
Miente is in 2018 mede-eigenaar geworden van het kantoor waar toentertijd het CRM-pakket nog draaide op een externe server. Dat moest veranderen, vond hij: “We zijn eerst overgestapt op een cloudserver maar de software moest nog steeds fysiek geïnstalleerd worden op de computers. Geen ideale situatie, zeker niet in de coronatijd. Daarom zijn we toen volledig overgestapt naar de cloud.” Die overstap is volgens Miente een gouden greep geweest. “We willen inmiddels niet meer anders. We kijken nu naar andere rapportagesoftware maar een pakket dat geïnstalleerd moet worden op de computer komt er bij ons niet in. We willen gewoon overal in kunnen loggen en werken.”
“Een pakket dat geïnstalleerd moet worden op de computer, komt er bij ons niet in.”
– Miente Pera
Tijdens de oriëntatie op een nieuwe CRM-omgeving heeft JAS Administratie bewust de hulp ingeschakeld van innovatie- en adviesbureau Docco. Miente: “Overstappen op andere fiscale software is relatief eenvoudig. Rapportagesoftware is al wat ingrijpender. Maar in je CRM-pakket verzamel je klantcontacten, documenten en registreer je opdrachten. Dat heeft veel meer impact. Daarom hebben we externe hulp gevraagd om onze wensen en eisen helder te krijgen. Zo zijn we uiteindelijk in contact gekomen met Acuity en hun Tess platform.”
Meer dan een CRM-pakket
Tess is een specifiek voor accountants- en administratiekantoren ingerichte CRM-applicatie op basis van het platform Salesforce en dat biedt voordelen. Miente: “Ik heb er echt een hekel aan om data twee keer in te vullen. Voor mij begint alles met een single point of entry en daar bouw je een structuur omheen. Dat was een van de belangrijkste dingen waar ik naar keek tijdens mijn zoektocht.” Volgens Miente doe je het platform Tess tekort door het als CRM-pakket te zien. “Het is je backoffice omdat het veel meer is dan alleen namen, adressen en gegevens. Het gaat ook over dossiervorming en tariefstructuren. Dat moest allemaal in een omgeving samenkomen. Met het idee dat we nooit meer klantgegevens in verschillende applicaties hoefden te veranderen.”
Tess integreert klantdata met alle andere applicaties die op het kantoor gebruikt worden en optimaliseert bedrijfsprocessen. Zo heeft het platform koppelingen met Microsoft 365, Nextens en Exact Online. Dat waren voor het kantoor belangrijke pro’s. “Ik kijk vooral naar de functionaliteit. Die is goed. Het platform doet wat het moet doen. De koppelingen waren belangrijk maar we hebben ook gekeken naar de toekomst van Tess, hoe ze het platform door ontwikkelen en welke koppelingen op het programma staan.” De ontwikkelaars maken daarbij graag gebruik van de kennis en ervaring van de gebruikers. Miente: “Samen met een ander kantoor hebben we de koppeling met Nmbrs kunnen testen en gekeken hoe die het beste kan werken. Zo kom je gezamenlijk tot hele mooie dingen.” De koppeling is op dit moment in de betafase en komt later beschikbaar.
Zo verliep de implementatie
Volgens Miente is de implementatie van Tess een intensieve klus en vergt aanpassingen maar daarna loopt het als een zonnetje. “Je moet stilstaan bij een aantal praktische zaken omdat het de basis van de onderneming is. Je zet het programma aan, uploadt alle klantgegevens en kunt werken. Maar Tess werkt op basis van projecten en aan die projecten hangen betaalregelingen. Als administratiewerkzaamheden op basis van uurtje-factuurtje gaan en het opstellen van de jaarrekening tegen een vaste prijs dan kan je daar in je CRM rekening mee houden. Wij zeggen altijd ‘garbage in is garbage out’. Met andere woorden; je moet er tijd en energie insteken om uiteindelijke de gewenste output te krijgen.” Het kantoor hoefde dit wiel overigens niet opnieuw uit te vinden. “Tess heeft ons hierbij ondersteund. Ze lieten geanonimiseerd zien hoe andere kantoren dat aanpakken. Vervolgens bouwen ze een database en geven aan hoe je de factuurafspraken het beste in kunt regelen.”
De overstap heeft volgens Miente veel opgeleverd: “We hebben beter zicht op het facturatieproces en nog nooit zo goed gefactureerd als nu. We vergeten niks meer. De oplossing heeft niet alleen voordelen voor het kantoor maar ook voor de medewerkers, vindt Miente: “Alle verandering kan rekenen op weerstand. Met de overstap naar Tess, was dat snel opgelost. Medewerkers kunnen veel sneller werken, klantafspraken beter vastleggen en alle data is vanuit een centrale plek te benaderen.” De meeste winst is intern behaald, maar ook klanten profiteren. “Voorheen ging in de adressering nog wel eens wat verkeerd. Dat is heel slordig, maar daar zijn we nu van af. En komt er een telefoontje binnen over een factuur, een rapport of de vennootschapsbelasting dan kunnen we veel sneller antwoord geven.”
Ontdek Tess
Tess stroomlijnt de backoffice van jouw accountantskantoor door workflows, relatiebeheer, klantdossiers, compliance, urenregistratie en facturatie in één geïntegreerd platform samen te brengen. Dankzij slimme koppelingen met jullie bestaande software verloopt samenwerking binnen het kantoor én met klanten efficiënter dan ooit.
Geef een reactie