Woord & Daad is een ontwikkelingsorganisatie die vanuit christelijke waarden werkt aan een waardig bestaan voor kwetsbare mensen. De organisatie is actief in zo’n twintig landen, met programma’s op het gebied van onderwijs, waardig werk, agrarische ontwikkeling en het tegengaan van kinderuitbuiting.
Jacobus Verheul is projectleider voor programma’s in Sri Lanka en Sierra Leone. Daarnaast trok hij het interne project om het documentbeheer op orde te brengen. “We zijn een vrij platte organisatie met zelfsturende teams,” vertelt hij. “Dat werkt goed, maar het betekende ook dat ieder team zijn eigen manier had om documenten op te slaan. Doordat collega’s vaak bij meerdere teams tegelijk betrokken zijn, was het veel zoeken. Je moest van alle teams de mappenstructuur snappen voordat je de juiste documenten kon terugvinden.”
Door uniformiteit aan te brengen over alle themaplannen is nu elke bibliotheek op dezelfde manier ingericht. Documenten zijn over alle themaplannen heen op dezelfde manier terug te vinden.
De selectie: aansluiten bij wat medewerkers al kennen
Woord & Daad wilde geen radicale systeemwissel. Ze zochten een aanpak die aansloot bij de werkwijze die medewerkers al kenden. “Onze mensen hadden al ervaring met SharePoint,” zegt Jacobus. “Dus de beste keuze was een add-on die daarop voortbouwt.”
Een tweede voorwaarde was integratie met het ERP-systeem. Woord & Daad wilde dat de projectstructuur uit het ERP, met projectnummers en teamleden, automatisch zichtbaar werd in de documentomgeving. Geen handmatig overnemen, geen dubbel werk.
En dan was er de kostenkant. “Wij zijn fondsafhankelijk,” zegt Jacobus. “Het geld moet naar onze doelgroep, niet in Nederland blijven hangen. Een betaalbare aanpak was een voorwaarde.”
Na een selectietraject met proof of concepts viel de keuze op Docubird.
De ERP-integratie: een slim en veilig alternatief
Een directe koppeling tussen het ERP-systeem en SharePoint bleek lastig en daarmee kostbaar. Docubird bedacht een slim en veilig alternatief. “Ze dachten mee en kwamen met een werkbare aanpak,” zegt Jacobus.
Het resultaat: als Woord & Daad nu een nieuw project aanmaakt in het ERP-systeem, staat er de volgende dag een documentbibliotheek klaar. Met een vaste structuur en de juiste toegangsrechten voor de projectmedewerkers die zijn toegewezen.
Het resultaat: uniformiteit over alle themaplannen
Het grootste resultaat is de uniformiteit. Alle projectteams werken nu op dezelfde manier. Er is een vaste metadata-structuur en iedereen slaat documenten op volgens dezelfde afspraken. “Dat is echt een winstpunt ten opzichte van waar we stonden,” zegt Jacobus.
Daarnaast heeft Docubird een beeldbank ontwikkeld voor Woord & Daad. “Dat heeft wat tijd gekost,” geeft Jacobus toe. “Maar de collega’s die ermee werken zijn positief. We kunnen veel makkelijker bij onze beelden dan voorheen.”
De samenwerking: pragmatisch en bereikbaar
Over de samenwerking is Jacobus positief. “Wat ik waardeer is het pragmatisme. Als we iets afspreken, maken ze het ook waar. En als ik een vraag heb, staat Docubird altijd klaar om even mee te denken.”
Woord & Daad blijft in beweging. Door de nieuwe manier van werken is de organisatie wendbaarder en beter in control. De omgeving is schaalbaar, en het meeste beheer doen ze inmiddels zelf. Voor de lastigere vragen schakelen ze Docubird bij.
Tips: investeer in verandermanagement en een helder ontwerp
Jacobus heeft twee adviezen voor organisaties die met Docubird aan de slag willen. Ten eerste: investeer in verandermanagement. “Mensen zijn gewend aan hun eigen manier van werken. Een nieuwe structuur implementeren vraagt om goede begeleiding. Een handleiding alleen is niet genoeg.”
Ten tweede: maak vooraf een helder ontwerp van wat je wilt. “Wij hebben een proof of concept gedaan, en dat was waardevol. Maar achteraf gezien hadden we ons eigen plan vooraf nog scherper kunnen hebben. Dat bespaart je werk halverwege het traject.”
Geef een reactie