Dat is geen toevalligheid. Het is het gevolg van hoe scan-en-herkenoplossingen zijn gebouwd.
Administratieniveau versus kantoorniveau
Scan-en-herken werkt per administratie. Boekingsregels worden per klant ingesteld, per medewerker bijgehouden en bij elke nieuwe leverancier opnieuw aangemaakt. Dat werkte prima zolang kantoren relatief klein en stabiel waren. Voor een kantoor dat groeit, overneemt of simpelweg meer klanten bedient met hetzelfde team, is het model te beperkt. Er is geen centrale kennisbank die over klanten heen leert, geen feedbackloop die het systeem slimmer maakt en geen overzicht van waar de achterstand zich opbouwt.
Een slim pre-accountingplatform werkt op kantoorniveau. Boekingsregels worden eenmalig centraal ingericht en automatisch toegepast over alle administraties. Het systeem leert van elke verwerkte factuur en van elke correctie die een medewerker doorvoert. Stel eenmalig in dat KPN op grootboekrekening 4210 geboekt wordt, en dat geldt direct voor alle 200 administraties van het kantoor.
Wat automatisch gaat, gaat ook echt automatisch
Facturen worden tot op regelniveau herkend, gecontroleerd en doorgeboekt als alles klopt. Alleen wat afwijkt of onbekend is, komt bij een medewerker terecht. Bij goed ingerichte processen lopen Autobook-percentages in de praktijk op richting 85 tot 95 procent en hoger. Correctiewerk verandert van dagelijkse praktijk naar uitzondering.
De kwartaalafsluiting verandert daarmee van karakter. Piekdruk ontstaat niet meer door een achterstand die is opgebouwd, maar door de focus op de uitzonderingen die het systeem heeft geflagd. Je team houdt tijd over voor het werk waarvoor het is opgeleid.
De rekening van halve automatisering
Wie met een abonnementsmodel werkt, betaalt elk correctie-uur zelf. Scan-en-herken was een waardevolle eerste stap richting digitalisering. Voor kantoren die willen groeien zonder de personeelsformatie evenredig mee te laten groeien, is het onvoldoende fundament voor de volgende fase.
Over Lyanthe
Lyanthe is specifiek gebouwd voor de pre-accounting van accountantskantoren. Het platform combineert slimme factuurherkenning met centrale boekingsregels die automatisch doorwerken over alle administraties en vestigingen. Kantoren die met Lyanthe werken bereiken Autobook-percentages tot ruim 95% procent en rollen nieuwe vestigingen binnen vier weken uit op de bestaande standaard.
Twijfel je of Lyanthe wat voor jou kan betekenen? Neem contact op, of boek een vrijblijvende demo.
Geef een reactie