En bijna vanzelf gebeurt er dan iets. Je gaat terugkijken. Wat ging er goed het afgelopen jaar, wat liep er stroef, en wat zou ik volgend jaar anders willen doen?
Herkenbaar. Maar er zit ook iets opmerkelijks in.
Waarom wachten we tot het stil wordt?
Dat we juist in de zomer gaan reflecteren, zegt eigenlijk iets pijnlijks: blijkbaar is er de rest van het jaar geen moment voor. We koppelen terugkijken aan de periode waarin de druk wegvalt, alsof reflectie pas mag als al het “echte” werk gedaan is. En zodra het in september weer aantrekt, schuift het net zo makkelijk weer naar de achtergrond.
Ik ken dat gevoel goed. Toen ik bij de Big 4 voor het eerst hoorde dat reflectie een vast onderdeel van de teamagenda werd, vond ik dat eerlijk gezegd maar onzin. We hadden al zo weinig tijd, en dan moest je óók nog gaan vertellen hoe je je voelde en wat er beter kon. De laatste jaren ben ik dat moment juist steeds meer gaan waarderen. Niet omdat ik van vergaderen ben gaan houden, maar omdat ik merk wat het oplevert om er bewust even bij stil te staan.
In ons vak schiet reflectie er als eerste bij in
Het probleem is niet dat we reflectie onbelangrijk vinden. Het probleem is dat het zich slecht laat plannen. Een samenstelopdracht heeft een deadline, een controle een dossier dat af moet, een klant een vraag die nú beantwoord wil worden. Reflectie heeft dat allemaal niet: een uur reflecteren is een uur dat je niet declareert, en in een vak waarin we in uren denken voelt niet-declarabele tijd al snel als verloren tijd. Dus het wijkt als eerste zodra het druk wordt.
En laten we eerlijk zijn: in de accountancy is het bijna nooit níet druk.
Terugkijken is geen luxe, het is vakmanschap
Juist in ons werk draait alles om bewuste keuzes. Bij een controle zie ik vaak dat teams terugvallen op standaard controleprotocollen, uit angst om écht risicogericht te werken. Bij samenstelwerk sluipt er net zo goed routine in: we doen het zoals vorig jaar, omdat het nu eenmaal zo gaat. In beide gevallen is reflectie het enige dat die automatische piloot doorbreekt. Niet door alles ter discussie te stellen, maar door af en toe één vraag te stellen: dóen we dit nog omdat het werkt, of omdat we het altijd zo deden?
Want zonder reflectie blijf je doen wat je altijd deed. Je kunt investeren in software, opleiding of een andere werkwijze, maar zonder reflectie weet je niet wáár, en waaróm. Dat hoeft trouwens geen groot evaluatietraject te zijn; een lijvig jaarformulier vul je in, lever je in, en vergeet je. Echte reflectie zit niet in een document, maar in een gewoonte.
En het levert iets op. Wie regelmatig terugkijkt, herkent patronen eerder: die ene opdracht die elk jaar uitloopt, die klant die zijn stukken structureel te laat aanlevert. Je hoeft het niet één keer per jaar te overzien. Je ziet het, en je stuurt bij terwijl het nog kan. Zo bekeken is dat uur geen kostenpost. Het kost wél geld, namelijk tijd die niet op een factuur belandt. Maar het verdient zichzelf terug zodra je die terugkerende ruis uit je proces haalt.
Maar reflectie gaat niet alleen over wat beter moet. Even stilstaan bij wat wél lukte is geen zelffelicitatie, het is brandstof om door te gaan.
Maak van reflectie een ritme, geen moment
De winst zit niet in dat ene uitgebreide moment in de zomer, maar in regelmaat. Een vast kwartiertje in het teamoverleg waarin we niet vooruitkijken naar de planning, maar terugkijken op wat we leerden. Een aantekening na een lastige controle, zodat je volgend jaar niet dezelfde puzzel opnieuw legt.
Klein, terugkerend en daardoor vol te houden.
En soms is het nog simpeler dan dat. Een paar weken geleden gaf ik mijn team op een vrijdag een uurtje eerder vrij. Niet als beloning voor een afgeronde klus, maar gewoon om even een moment voor zichzelf te pakken en te beseffen dat we echt goed bezig zijn. Je hebt geen idee wat dat ene uurtje deed met het gevoel in het team. Op papier kostte het declarabele tijd; in de praktijk verdiende het zich dubbel en dwars terug. Dát is ook reflectie.
De zomer is een prima startpunt, dus gebruik die rust vooral. Maar zie het niet als hét moment van bezinning, want dan ben je over een jaar weer precies waar je nu bent. Reflectie is geen ritueel dat je één keer per jaar afvinkt. Het is een manier van werken. En de kantoren die dat onder de knie krijgen, kijken straks niet één keer per jaar terug. Ze sturen het hele jaar door bij.
Kimberly Nederhoff is registeraccountant (RA) en teamlead bij Fortes Milestones. In haar rol werkt ze dagelijks samen met accountantskantoren aan de inrichting van processen en software. Vanuit die praktijkervaring ziet ze waar complexiteit ontstaat én waar eenvoud juist het verschil maakt. In haar artikelen deelt ze inzichten over digitalisering, praktijkmanagement en de toekomst van accountancy.
Geef een reactie