Dit soort vragen komt vaak voor bij gedeeltelijk herstel. Je klant wil de medewerker niet in de weg staan, maar ook geen verlofuren afschrijven die daar niet horen. In dit artikel lees je hoe je vakantie tijdens ziekte, gedeeltelijk herstel en ADV-dagen juridisch juist verwerkt.
Waarom is dit belangrijk om te weten?
Een onjuiste afboeking van vakantie-uren kan leiden tot een verkeerd verlofsaldo, een geschil over loon tijdens vakantie, of een aansprakelijkheidsrisico wanneer de bedrijfsarts niet is geraadpleegd en het herstel vertraging oploopt. Dit raakt zowel het verzuimdossier als de loonadministratie, en is daarom een blijvend aandachtspunt voor iedere adviseur en salarisprofessional.
Wat is ziekte tijdens vakantie?
Ziekte tijdens vakantie is de situatie waarin een werknemer voor of tijdens een al vastgestelde vakantieperiode ziek wordt of blijft. Volgens art. 7:638 lid 8 BW gelden dagen waarop een werknemer tijdens een vastgestelde vakantie ziek is, in beginsel niet als vakantie. Alleen als de werknemer daarmee instemt — in het voorkomende geval, of vooraf schriftelijk vastgelegd voor bovenwettelijke dagen — mogen deze dagen alsnog als vakantie worden afgeschreven.
Vakantie opnemen tijdens ziekte: wanneer mag dat?
Andersom mag een zieke werknemer ook vakantie aanvragen tijdens zijn ziekteperiode. Dat mag, mits het geen nadelige gevolgen heeft voor de re-integratie. De bedrijfsarts beoordeelt of vakantie het herstel niet vertraagt. Voor het afboeken geldt hier een ander artikel dan bij ziekte tijdens een al vastgestelde vakantie: stemt de werknemer in met het aanmerken van deze dagen als vakantie op grond van art. 7:637 BW, dan worden de vakantie-uren van zijn saldo afgeboekt. Dit kan alleen voor bovenwettelijke vakantiedagen — het wettelijke minimum blijft altijd behouden. Zonder instemming van de werknemer mag je als werkgever niet afboeken.
Let op: tijdens de vakantie van een zieke werknemer geldt geen re-integratieverplichting. De werknemer zou tijdens vakantie toch niet werken, ziek of niet.
Gedeeltelijk herstel: welke uren schrijf je af?
Bij gedeeltelijk herstel werkt de werknemer een deel van zijn contracturen, volgens het opbouwschema van de bedrijfsarts. Vraagt hij vakantie aan, dan schrijf je toch de uren af op basis van zijn oorspronkelijke, volledige contracturen — niet op basis van de lagere uren die hij door zijn gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid daadwerkelijk werkt. Sinds 1 januari 2012 bouwt een (gedeeltelijk) arbeidsongeschikte werknemer namelijk volledig vakantie op over zijn overeengekomen arbeidsduur; bij opname van vakantie wordt daarom ook over die volledige arbeidsduur afgeschreven.
Rekenvoorbeeld: een medewerker heeft een fulltime dienstverband van 36 uur, verdeeld over vier dagen van 9 uur. Door gedeeltelijk herstel werkt hij nog 18 uur per week, verdeeld over drie dagen van 6 uur. Vraagt hij op een van die werkdagen vakantie aan, dan schrijf je toch 9 uur af van zijn verlofsaldo — het aantal uren dat hij op die dag volgens zijn oorspronkelijke rooster zou hebben gewerkt, niet de 6 uur die hij nu door zijn gedeeltelijke herstel daadwerkelijk maakt.
Opbouw van vakantiedagen tijdens ziekte
Wettelijke vakantiedagen (viermaal de wekelijkse arbeidsduur, art. 7:634 BW) blijven tijdens ziekte volledig doorlopen, zolang de werknemer recht heeft op loon. Dat geldt in beginsel voor de eerste twee ziektejaren, de periode van loondoorbetaling op grond van art. 7:629 BW. Voor bovenwettelijke vakantiedagen kan bij cao of arbeidsovereenkomst schriftelijk worden afgesproken dat deze niet opbouwen tijdens ziekte.
ADV-dagen: geen wettelijke regeling
Voor ADV-dagen (arbeidsduurverkorting) bestaat geen wettelijke bepaling zoals voor vakantiedagen. Opbouw en afschrijving tijdens ziekte zijn volledig afhankelijk van de cao of de arbeidsovereenkomst. In de praktijk bouwen de meeste regelingen geen ADV op tijdens ziekte, tenzij hierover andere afspraken zijn gemaakt. Check dit dus altijd in de toepasselijke cao voordat je hierover een uitspraak doet richting je klant.
Loon tijdens vakantie
Tijdens vakantie behoudt de werknemer recht op loon, ook als hij ziek is (art. 7:639 BW). Dit loon loopt gewoon door via de normale loonadministratie; er verandert dus niets aan de loonstrook, alleen aan de registratie van het verlofsaldo.
De meest gemaakte fouten
Dit zijn de fouten die jij als adviseur kunt signaleren en voorkomen.
1. Eenzijdig afboeken zonder instemming. De werkgever schrijft vakantiedagen af tijdens ziekte zonder dat de werknemer hiermee schriftelijk heeft ingestemd. Consequentie: het verlofsaldo klopt niet en de werknemer kan de dagen terugvorderen. Voorkomen: leg instemming altijd schriftelijk vast, per geval of vooraf in de arbeidsovereenkomst.
2. Geen medische verklaring bij ziekte in het vakantieland. Wordt een werknemer ziek tijdens een al vastgestelde vakantie, dan moet hij dit kunnen aantonen met een medische verklaring. Consequentie: zonder bewijs blijven de dagen als vakantie geboekt en ontstaat een geschil. Voorkomen: vraag standaard om een verklaring van een arts uit het vakantieland.
3. De bedrijfsarts niet raadplegen bij een vakantieverzoek tijdens ziekte. Consequentie: vertraging in de re-integratie, met een langer verzuimtraject en hogere loonkosten. Voorkomen: leg elk vakantieverzoek van een zieke werknemer eerst voor aan de bedrijfsarts.
4. Bij gedeeltelijk herstel alleen de daadwerkelijk geplande (verminderde) uren afschrijven in plaats van de volledige oorspronkelijke contracturen. Consequentie: het verlofsaldo klopt niet met de wettelijke systematiek en moet later worden gecorrigeerd. Voorkomen: baseer de afboeking bij vakantie altijd op de volledige, oorspronkelijke contracturen van vóór de gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid, ongeacht de uren die de werknemer nu daadwerkelijk werkt.
5. ADV-dagen behandelen als wettelijke vakantiedagen. Consequentie: onterechte opbouw of afschrijving, met een correctie achteraf. Voorkomen: raadpleeg de cao of arbeidsovereenkomst voordat je een ADV-regel toepast.
Jouw arbeidsrechtelijke vragen snel en betrouwbaar beantwoord?
Hoeveel tijd kost het jou om bij een casus als deze alle regels op een rijtje te krijgen? In onze webinar AI in het arbeidsrecht laten we zien hoe je dit soort vragen sneller én betrouwbaarder beantwoordt.
Als accountant of salarisprofessional krijg je veel arbeidsrechtelijke vragen, maar heb je vaak niet meteen het volledige antwoord. Toch wil je je klant zo goed mogelijk helpen met betrouwbaar en praktisch advies. Tijdens onze webinar ‘AI in het arbeidsrecht’ (Link), bespreken we hoe jij Pascal-AI kunt inzetten voor arbeidsrechtelijke vragen.
We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen van jouw klanten altijd snel en juridisch juist behandelen.
Geef een reactie