Non-actiefstelling en schorsing: de regels, de risico’s en de loondoorbetaling

Non-actiefstelling en schorsing lijken snelle noodgrepen, maar juridisch zitten er flinke haken en ogen aan, zeker rond het loon. In dit artikel lees je het verschil tussen beide maatregelen, wanneer ze zijn toegestaan, wat er met het loon gebeurt en welke fouten jij bij je klant kunt voorkomen.

Waarom is dit belangrijk om te weten?

Als accountant of salarisprofessional word je bij dit soort situaties vaak vroeg betrokken, en juist daar kun je een dure misstap voorkomen. De grootste valkuil: het loon stopzetten omdat de werknemer “toch thuiszit”. Doet je klant dat ten onrechte, dan kan de werknemer het achterstallige loon opeisen, plus een wettelijke verhoging van maximaal 50% (artikel 7:625 BW) en de wettelijke rente. Bij een werknemer met €4.000 bruto per maand die drie maanden geen loon kreeg, praat je al over €12.000 achterstallig loon, tot €6.000 aan verhoging en rente daar bovenop. Een fout van één verkeerde beslissing.

Wat is non-actiefstelling en wat is schorsing?

Beide maatregelen ontheffen de werknemer tijdelijk van zijn werk, maar het karakter verschilt. Een non-actiefstelling is een ordemaatregel: de werkgever haalt de werknemer tijdelijk uit zijn functie om de rust te bewaren of een onderzoek mogelijk te maken, bijvoorbeeld bij een arbeidsconflict of een lopend onderzoek naar wangedrag. Een schorsing heeft vaker een disciplinair karakter en wordt ingezet als reactie op verwijtbaar gedrag. In de praktijk worden de termen door elkaar gebruikt. Geen van beide is als zodanig in de wet geregeld; de gevolgen voor het loon lopen via artikel 7:628 BW.

De hoofdregel: het loon loopt gewoon door

Sinds 1 januari 2020 geldt de hoofdregel “geen arbeid, toch loon”. Artikel 7:628 lid 1 BW bepaalt dat de werkgever het loon moet doorbetalen als de werknemer de arbeid niet verricht, ténzij dat niet-werken in redelijkheid voor rekening van de werknemer komt. De bewijslast daarvoor ligt bij de werkgever.

Voor schorsing en non-actiefstelling is de lijn bovendien al jaren helder. In het arrest Van der Gulik/Vissers (Hoge Raad 21 maart 2003, ECLI:NL:HR:2003:AF3057) oordeelde de Hoge Raad dat beide maatregelen in de risicosfeer van de werkgever liggen. Zelfs als het gedrag van de werknemer aanleiding gaf voor de maatregel, blijft de loondoorbetalingsplicht bestaan. Sinds de invoering van de Wwz is contractueel afwijken van deze regel vrijwel onmogelijk. Kort gezegd: schorsen of op non-actief stellen zonder loon is in de praktijk niet toegestaan.

Zo pak je een non-actiefstelling of schorsing correct aan

Adviseer je klant om deze stappen in deze volgorde te doorlopen:

1. Check de cao en het personeelshandboek. Veel cao’s kennen een schorsingsregeling met vormvoorschriften en soms een maximale duur. Wijk daar niet van af.
2. Motiveer de maatregel schriftelijk. Leg concreet vast waarom de non-actiefstelling of schorsing nodig is en wat het doel ervan is.
3. Pas hoor en wederhoor toe. Laat de werknemer zijn kant van het verhaal geven, zodat de maatregel later niet onderuitgaat.
4. Houd het proportioneel en tijdelijk. De maatregel mag niet langer duren dan noodzakelijk; benoem een concreet einde of evaluatiemoment.
5. Betaal het loon door. Verwerk de periode in de salarisadministratie als een gewone loonperiode: loonheffing, premies en pensioenopbouw lopen door.

De gevolgen voor de loonadministratie

Voor de salarisadministratie is de hoofdlijn eenvoudig: er verandert in beginsel niets. De werknemer blijft in dienst en wordt fiscaal als actief werknemer behandeld. Loonheffing, premies werknemersverzekeringen en pensioenopbouw lopen door alsof er wordt gewerkt. Ga dus niet zelfstandig loon inhouden of de werknemer uit dienst melden op basis van een non-actiefstelling; dat kan als een verkapt ontslag worden uitgelegd en levert grote risico’s op.

De meest gemaakte fouten

Dit zijn de fouten die jij als adviseur kunt signaleren en voorkomen:

1. Het loon stopzetten als straf. Gevolg: de werknemer eist het loon op, plus een wettelijke verhoging tot 50% en rente. Adviseer je klant het loon altijd door te betalen, ook tijdens een onderzoek.
2. Onvoldoende motivering of geen dossier. Gevolg: de maatregel sneuvelt bij de rechter en kan zelf bijdragen aan een verstoorde arbeidsrelatie, met een billijke vergoeding als risico. Leg de redenen schriftelijk vast.
3. Een non-actiefstelling voor onbepaalde tijd. Gevolg: de werknemer kan wedertewerkstelling afdwingen omdat de maatregel niet meer proportioneel is. Spreek een duidelijke termijn af.
4. De cao-schorsingsregeling negeren. Gevolg: de schorsing is vormvrij ongeldig. Controleer altijd of de cao specifieke eisen stelt.
5. Non-actiefstelling gebruiken als opmaat naar ontslag zonder onderbouwing. Gevolg: het gesloten ontslagstelsel wordt omzeild en de rechter kan de maatregel terugdraaien. Kies bij een beëindiging voor de juiste ontslagroute.

Jouw arbeidsrechtelijke vragen snel en betrouwbaar beantwoord?

Wil jij direct kunnen beoordelen of de schorsing of non-actiefstelling van je klant juridisch standhoudt, en of het loon wel of niet moet worden doorbetaald? Tijdens onze webinar ‘AI in het arbeidsrecht’ leer jij hoe je Pascal-AI kunt inzetten voor jouw arbeidsrechtelijke vragen.

Als accountant of salarisprofessional krijg je veel arbeidsrechtelijke vragen, maar heb je vaak niet meteen het volledige antwoord. Toch wil je je klant zo goed mogelijk helpen met betrouwbaar en praktisch advies.

We laten zien hoe jij met Pascal-AI arbeidsrechtelijke vragen kunt beantwoorden, casussen kunt behandelen of brieven & overeenkomsten kunt opstellen op basis van wetgeving en de geldende cao. Zo kun jij arbeidsrechtelijke vragen van jouw klanten altijd snel en juridisch juist behandelen.

Schrijf je hier gratis in