De aanleiding voor de waarschuwing van de Autoriteit Persoonsgegevens is een datalek bij de gemeente Eindhoven. Een interne steekproef bracht aan het licht dat medewerkers dertig dagen lang grote hoeveelheden vertrouwelijke documenten hadden ingevoerd in openbare AI-chatbots. Cv’s, jeugdzorgdossiers, interne verslagen: allemaal beland bij een publieke chatbot, buiten elk zicht van de organisatie. Het meest verontrustende detail? De gemeente kon de exacte omvang van het lek niet eens vaststellen. De gegevens werden maar tijdelijk opgeslagen, waardoor er simpelweg geen volledig overzicht meer te reconstrueren was.
Zet die casus even naast je eigen praktijk. Geen jeugdzorgdossiers, maar jaarrekeningen, aangiftes, BSN’s en bankgegevens. Geen gemeenteambtenaar, maar een medewerker die ‘even snel’ een conceptbrief laat controleren, een lastige boeking laat uitleggen, of een klantcontract laat samenvatten. De aard van het risico is identiek. Alleen is de inzet bij een accountantskantoor hoger.
Waarom dit voor jouw kantoor zwaarder telt
Dat komt niet doordat accountants onzorgvuldiger zijn dan gemeenteambtenaren. Het komt doordat er voor accountants simpelweg meer op het spel staat, wettelijk gezien. Op grond van artikel 16 van de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) geldt voor jou een geheimhoudingsplicht over alles wat je tijdens je werkzaamheden tegenkomt. Wanneer je — onbedoeld — gegevens aan een openbare AI-tool geeft kan dat gezien worden als het schenden van je geheimhoudingsplicht, zeker als blijkt dat de AI-tool juist die gegevens heeft ingezet om verder getraind te worden.
Daarnaast ben je bij samenstelopdrachten in de regel verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG, niet slechts de verwerker. Dat onderscheid klinkt misschien juridisch droog, maar het is precies waar het om draait: als verwerkingsverantwoordelijke ben jíj degene die bepaalt hoe en waarom klantdata wordt verwerkt, en dus ook degene die de rekening krijgt gepresenteerd als dat misgaat.
Het probleem heet shadow AI
Wanneer medewerkers op eigen houtje gebruik gaan maken van openbare AI-tools — en zich dus niet houden aan de afspraken die het kantoor heeft gemaakt — heet dat shadow AI.
Een kantoor heeft misschien een zakelijke licentie voor een AI-tool, met de juiste contractuele afspraken. Maar als een individuele medewerker daarnaast op eigen initiatief een gratis, publieke variant gebruikt omdat die net iets sneller werkt of toevallig al openstaat, dan gelden die afspraken niet meer. Er is dan geen verwerkersovereenkomst, geen zicht op waar de data heen gaat en geen garantie dat de invoer niet wordt gebruikt om een model verder te trainen. Precies dat mechanisme zat achter het lek in Eindhoven: geen bewust besluit om risico te nemen, maar dertig dagen van individueel, ongecoördineerd gebruik dat optelde tot een probleem van een omvang die zelfs achteraf niet meer te reconstrueren was.
De vraag die je nú zou moeten kunnen beantwoorden
De vraag is niet óf je medewerkers AI gebruiken, dat antwoord ken je waarschijnlijk al en het is vrijwel zeker ja. De echte vraag ligt een laag dieper: wéét je welke tools ze gebruiken, wíé dat doet en met wélke klantgegevens? Gaat het om de zakelijke variant waarvoor je kantoor bewust een overeenkomst heeft gesloten of om de gratis versie die iemand nog op zijn telefoon had staan? En als je het antwoord niet weet: bij wie ligt dan de verantwoordelijkheid op het moment dat de Autoriteit Persoonsgegevens ook bij jouw kantoor een steekproef doet?
Dat is geen retorische vraag om je een ongemakkelijk gevoel te geven. Het is de vraag die aan de basis ligt van een goed AI-beleid en die de meeste kantoren op dit moment simpelweg niet kunnen beantwoorden. Niet omdat ze het niet belangrijk vinden, maar omdat niemand tot nu toe concreet heeft uitgelegd wat er eigenlijk wél en niet mag, welke tools voldoende garanties bieden en hoe je dat als kantoor praktisch organiseert zonder dat het je hele werkproces stilzet.
Hoe je hier grip op krijgt
Precies dat behandelen we op 8 september in het gratis webinar Accountants & AI: Security & Compliance. Bart Blom en Remco Eerdhuijzen, beide Accountancy Adviseurs bij Bjorn Lunden, laten je onder andere zien welke data je wél en niet mag invoeren, waarom een gratis tool een heel ander risicoprofiel heeft dan een zakelijke licentie en hoe je een AI-beleid bouwt dat je kantoor aantoonbaar beschermt.
Meld je hier aan en zorg dat jouw kantoor niet de volgende casus wordt.
Geef een reactie