Bij abonnementsmodellen maakt de ondernemer meestal gebruik van een betaalprovider of periodieke incassobatch. De betaalprovider verzamelt alle betalingen en keert deze periodiek in één totaalbedrag uit aan de ondernemer, exclusief de ingehouden transactiekosten.
Wanneer je deze betalingen handmatig moet afletteren, loop je direct tegen drie grote knelpunten aan:
- Enorme aantallen: Een uitbetaling van € 15.000 bestaat uit 500 losse abonnementsbetalingen van € 30.
- Ingehouden kosten: Het netto uitgekeerde bedrag komt nooit overeen met de som van de verkoopfacturen doordat de betaalprovider direct kosten inhoudt.
- Niet betaalde facturen: Stel dat één van de 500 abonnees niet heeft betaald. Je zal dan handmatig moeten uitzoeken welke abonnee dit is geweest.
Hoe automatisch afletteren dit oplost
Met een koppeling tussen de PSP en het boekhoudpakket wordt dit proces volledig geautomatiseerd. De koppeling haalt transactiedata automatisch op bij de betaalprovider, matcht de juiste betaling aan de juiste openstaande factuur en boekt de transactiekosten direct op de juiste grootboekrekening. De factuur springt hierbij automatisch op betaald. De volledige betalingsstroom komt zonder handmatig werk in de boekhouding terecht. Elke maand weer opnieuw.
Hoe zit het met mislukte betalingen en opzeggingen?
Automatisch afletteren is een mooie uitkomst voor jouw klanten die werken met een abonnementsmodel. Maar hoe zit het als een incasso mislukt, een klant het abonnement opzegt of wanneer er een betaling wordt teruggestort?
Bij een mislukte betaling blijft de factuur openstaan in het boekhoudpakket. Er wordt geen automatische match gemaakt, omdat er geen geslaagde transactie is om de factuur aan te koppelen. Deze blijft openstaan totdat de betaling alsnog binnenkomt of wanneer de factuur handmatig wordt afgehandeld.
Bij een opzegging of terugbetaling wordt er een creditnota gemaakt die via dezelfde automatische weg verwerkt wordt. De terugstorting wordt gekoppeld aan de juiste creditnota en correct weggeboekt. Hier zijn geen handmatige handelingen meer voor nodig.
Schalen zonder administratieve hoofdpijn
Een abonnementsmodel is ideaal voor de ondernemer, maar hoeft voor jou geen administratieve nachtmerrie te zijn. Door gebruik te maken van een slimme koppeling verander je de ingewikkelde stroom van kleine transacties in een overzichtelijk en geautomatiseerd proces. Zo is de administratie altijd up-to-date, ongeacht van hoe snel jouw klant groeit.
Heb jij klanten met een abonnementsmodel of veel terugkerende betalingen? Voorkom dat je dit handmatig moet blijven uitzoeken en koppel de betaalprovider direct aan het boekhoudpakket. Combidesk biedt koppelingen tussen de meestgebruikte betaalsystemen en boekhoudpakketten in Nederland. Bekijk hier alle boekhoudkoppelingen van Combidesk.
Geef een reactie