Automatisering richtte zich lange tijd vooral op gestructureerde deelprocessen, zoals het verwerken van bankmutaties en het uitvoeren van controles. Met generatieve AI kunnen ook ongestructureerde gegevens, zoals e-mails en documenten, worden geïnterpreteerd.
Daardoor kunnen steeds meer onderdelen van een proces met elkaar worden verbonden. De interessante ontwikkeling zit daarom niet alleen in het automatiseren van losse werkzaamheden, maar in het bekijken van processen als geheel.
Daarbij is context essentieel. AI kan informatie uit verschillende bronnen combineren, afwijkingen signaleren en vervolgstappen voorbereiden. Daarvoor moet wel duidelijk zijn waar informatie betrekking op heeft: bij welke klant en periode hoort het, welke vraag of welk proces ondersteunt het en wat is de betekenis ervan binnen het dossier?
Een goed datafundament
Wie AI structureel wil inzetten, heeft daarom niet alleen AI nodig, maar ook een goede basis waarmee die AI kan werken. Daarvoor hoef je als kantoor niet eerst een compleet dataplatform te bouwen. Het begint veel eenvoudiger: zorg dat informatie vanaf het eerste moment consistent wordt vastgelegd en van de juiste context wordt voorzien.
In de praktijk wordt die context nog vaak achteraf toegevoegd – meestal in de vorm van een beperkte hoeveelheid metadata. Een medewerker ontvangt een document via e-mail, bepaalt bij welk dossier het hoort en slaat het vervolgens op. Het document komt daarmee op de juiste plek terecht, maar de context eromheen gaat veelal verloren.
De uitvraag als eerste datamoment
Kijk bijvoorbeeld naar een samenstelopdracht, de IB-aangifte of het onboarden van nieuwe klanten. Het proces begint hier niet wanneer een medewerker een document opent, maar wanneer je informatie bij je klant opvraagt. En dat gaat verrassend vaak nog via e-mail, Excel en losse uploads.
Juist de uitvraag is een logisch moment om informatie direct goed te structureren. In plaats van e-mail of losse uploads kun je als kantoor werken met slimme(re) digitale vragenlijsten. Daarmee leg je bijvoorbeeld niet alleen vast welke documenten een klant moet aanleveren, maar ook voor welke periode, vraag en welk proces die informatie bedoeld is.
Zo wordt niet alleen geregistreerd welk document is aangeleverd, maar ook waarom het document wordt aangeleverd en waar het betrekking op heeft. Het uitvragen van documenten wordt daarmee meer dan een manier om informatie binnen te krijgen. Het wordt het eerste moment waarop informatie structuur, betekenis en context krijgt.
Eerst het proces, daarna de AI
Dit vraagt om een andere manier van kijken naar automatisering. In plaats van te beginnen met de vraag: ‘Welke AI-tool kunnen we hiervoor gebruiken?’, kun je beter beginnen met vragen als: waar komt informatie binnen? Welke handelingen vinden daarna plaats? Welke informatie wordt door medewerkers opnieuw geïnterpreteerd? En welke informatie is later opnieuw nodig?
Dat kan leiden tot relatief eenvoudige verbeteringen die uiteindelijk veel meer waarde hebben dan een losse AI-toepassing. Als de relatie tussen klant, vraag, document, periode en dossier behouden blijft, ontstaat een informatieketen waarop verschillende vormen van automatisering kunnen voortbouwen.
Dat is ook waar oplossingen voor het gestructureerd en veilig uitvragen van documenten een belangrijke rol kunnen spelen. Met Qompose maken wij het mogelijk om documenten en de bijbehorende context al aan het begin van het proces vast te leggen, zonder dat dit extra handmatig werk oplevert. Daarmee wordt de uitvraag niet alleen een manier om documenten op te halen, maar ook een manier om informatie beter voorbereid beschikbaar te maken voor verdere verwerking.
De belangrijkste vraag is daarom misschien niet welke AI-toepassing je wilt gebruiken. De belangrijkere vraag is of de informatie die je vandaag je kantoor binnenhaalt al bruikbaar is voor de automatisering van morgen.
Meer weten?
Met Qompose kunnen accountants- en belastingadvieskantoren het uitvragen van documenten structureren en de context rondom aangeleverde informatie vanaf het begin vastleggen.
Geef een reactie