Toch blijkt in de praktijk regelmatig dat organisaties achteraf niet helemaal tevreden zijn met hun keuze. Niet per se omdat de software niet goed is, maar omdat vooraf onvoldoende scherp was wat de organisatie eigenlijk nodig had. Een goede softwareselectie begint daarom niet bij een pakket of een lijst met functionaliteiten. Het begint bij je eigen organisatie, processen en ambities.
Begin bij het waarom
Een veelgemaakte fout is om direct een lijst met eisen en wensen op te stellen. Bijvoorbeeld op basis van wat handig lijkt, wat je huidige pakket niet kan of wat andere organisaties gebruiken. Maar voordat je naar oplossingen kijkt, is een andere vraag belangrijker: waarom wil je eigenlijk nieuwe HR- en salarissoftware? Wil je tijd besparen in de salarisverwerking? Medewerkers en managers meer zelf laten doen via selfservice? Minder handmatig werk? Of wil je HR-processen beter borgen en de kans op fouten verkleinen? Pas als het doel helder is, kun je bepalen welke software daarbij past. Anders bestaat het risico dat je kiest voor een pakket dat veel kan, maar niet oplost wat binnen jouw organisatie echt nodig is.
Breng processen en rollen eerst in kaart
Goede HR- en salarissoftware ondersteunt een slim ingericht proces. Daarom is het belangrijk om eerst kritisch te kijken naar hoe het werk nu verloopt. Wie voert mutaties in? Waar ontstaan vertragingen? Welke werkzaamheden zijn handmatig of repetitief? Waar worden gegevens dubbel vastgelegd? En welke taken kunnen dichter bij de bron worden uitgevoerd, bijvoorbeeld door een medewerker of leidinggevende?
Kijk daarbij niet alleen naar wat je wilt automatiseren. Kijk ook of het proces zelf logisch is ingericht. Software kan veel werk uit handen nemen, maar een omslachtig proces wordt niet automatisch een goed proces zodra je het digitaliseert.
Kijk verder dan wat je vandaag nodig hebt
HR- en salarissoftware kies je meestal voor meerdere jaren. In die periode kan je organisatie behoorlijk veranderen. Misschien groeit het aantal medewerkers. Rollen binnen HR of salarisadministratie veranderen. Je wilt andere processen automatiseren. Of er ontstaat behoefte aan aanvullende functionaliteiten voor bijvoorbeeld onboarding, performance management of rapportages.
Neem die ontwikkeling mee in je selectie.
Een pakket dat vandaag precies aansluit, maar weinig ruimte biedt om mee te groeien, kan over een paar jaar juist beperkingen opleveren. Met extra kosten, extra handwerk of zelfs een nieuwe softwareselectie als gevolg.
Laat je niet overtuigen door alleen een mooie demo
Een softwaredemo kan indrukwekkend zijn. Processen lopen soepel, schermen sluiten netjes op elkaar aan en iedere handeling lijkt eenvoudig.
Maar een demo laat meestal vooral zien waar een pakket goed in is.
Bij een goede softwareselectie kijk je daarom ook naar de andere kant. Wat kan het pakket niet? Welke inrichting is nodig om een bepaalde werkwijze mogelijk te maken? Hoe flexibel is de software bij uitzonderingen? Hoe werkt deze samen met andere systemen? En hoe gaat het pakket om met complexere situaties, zoals afwijkende contractvormen of cao-afspraken?
Juist die informatie maakt het mogelijk om verschillende oplossingen eerlijk met elkaar te vergelijken.
De beste software is niet voor iedere organisatie hetzelfde
Er bestaat niet één HR- of salarispakket dat voor iedere organisatie de beste keuze is.
Wat goed werkt, hangt onder andere af van je processen, omvang, personele bezetting, verantwoordelijkheden, gewenste automatisering en plannen voor de toekomst.
Daarom is het belangrijk om pakketten niet alleen technisch te beoordelen. Een goede keuze moet ook organisatorisch passen.
Door vooraf helder te krijgen wat je wilt bereiken en software vervolgens objectief te vergelijken, verklein je de kans dat je later moet herstellen, ombouwen of opnieuw beginnen.
Onafhankelijk advies bij softwareselectie
Juist omdat HR- en salarissoftware zo’n centrale plek inneemt binnen een organisatie, kan onafhankelijke begeleiding veel verschil maken.
Incomme begeleidt organisaties bij de selectie van HR- en salarissoftware. We kijken eerst naar processen, ambities, eisen en randvoorwaarden en vergelijken vervolgens welke oplossingen daarbij aansluiten.
Niet vanuit één specifiek pakket, maar vanuit de vraag wat voor jouw organisatie de beste oplossing is.
Hoe nu verder?
Sta je aan het begin van een softwareselectie en wil je eerst scherp krijgen wat jouw organisatie echt nodig heeft?
Bekijk dan hoe Incomme ondersteunt bij onafhankelijke HR- en salarissoftwareselectie:
Liever direct sparren met een expert? Stuur een mail naar info@incomme.nl en leg je vraag vrijblijvend voor.
Geef een reactie