Een persoonlijke aanpak, van begin tot eind
Enkele jaren geleden waren Jason Gibbens-Balaquidan en Philip Gibbens-Balaquidan op zoek naar een verhuurbeheerder die alles voor hen uit handen kon nemen – van communicatie met gasten en vastgoedbeheer tot de dagelijkse operationele werkzaamheden. Toen ze die niet konden vinden, besloten ze geen concessies te doen en hun woning zelf te verhuren. Nadat ze dit een jaar lang succesvol hadden gedaan, vroeg een vriend of ze hetzelfde voor zijn woning konden doen. Die vraag vormde de basis voor wat Jason & Philip Serviced Accommodation zou worden.
Wat in 2024 begon met vier woningen, is inmiddels uitgegroeid tot een portefeuille van meer dan 70 klanten verspreid over het Verenigd Koninkrijk, waarbij een uiteenlopende selectie accommodaties wordt beheerd – van knusse studio’s tot indrukwekkende woningen met zes slaapkamers, op locaties als Cheltenham, Gloucester en de Cotswolds.
Wat het bedrijf onderscheidt, is niet alleen de volledige ontzorging van verhuurder en huurder, maar ook de persoonlijke, hands-on aanpak. “We zorgen ervoor dat de woningen, de gasten en de eigenaren altijd goed worden verzorgd,” vertelt Jason.
“Het is voor ons belangrijk om onze klanten, hun wensen en de woningen die zij verhuren echt te begrijpen. We regelen het volledige verhuurproces zelf – van boekingen en communicatie met gasten tot financiën en het creëren van een geweldige gastervaring. Ons doel is simpelweg om de best mogelijke service te bieden. Het succes van onze klanten is ons succes.”
De uitdaging: voldoen aan de DAC7-verplichtingen
De invoering van DAC7 – een rapportageverplichting waarbij digitale platforms verkopers moeten identificeren en hun inkomsten nauwkeurig moeten rapporteren aan de belastingautoriteiten – was voor het bedrijf aanleiding om op zoek te gaan naar een oplossing die deze nieuwe verplichting kon vereenvoudigen en het volledige proces efficiënt kon inrichten. Naast dat ze op zoek waren naar een oplossing met de juiste functionaliteiten zoals het bijeenbrengen en structureren van data, was het van groot belang dat het ook duidelijkheid zou geven over de precieze lokale rapportagevereisten. “We waren nooit eerder verplicht om deze informatie aan de belastingautoriteiten te rapporteren,”legt Jason uit. “Plotseling bevonden we ons op een volledig nieuw expertisegebied. Er was ontzettend veel data beschikbaar, maar we wisten niet precies welke informatie we moesten selecteren en rapporteren.”
Ook het selecteren van de juiste oplossing bleek niet gemakkelijk. Een eenvoudige Google-zoekopdracht naar DAC7-compliance leverde verschillende aanbieders op, maar die sloten niet goed aan op de specifieke rapportagevereisten in het Verenigd Koninkrijk. Andere oplossingen waren sterk afhankelijk van een Microsoft-ecosysteem, wat extra investeringen in technologie zou hebben betekend.
Van beide uitdagingen was bij Supplied geen sprake. De juiste functionaliteiten waren aanwezig, het volledige compliance-proces werd ondersteund en het platform werkte met de bestaande systemen van Jason & Philip Serviced Accommodation. Bovendien was het concurrerend geprijsd. Na een demonstratie en persoonlijke kennismaking besloot het bedrijf met Supplied aan de slag te gaan.
De oplossing: één centraal systeem, klaar voor compliance
Met Supplied kon Jason & Philip Serviced Accommodation informatie uit de acht verschillende databronnen van het bedrijf samenbrengen in één centraal platform. De gegevens werden automatisch geconverteerd, geïmporteerd en verwerkt, terwijl eventuele fouten direct werden gemarkeerd voor correctie. Zo ontstond één centraal en compliance-proof systeem met alle benodigde gegevens.“Het enige wat wij hoefden te doen, was de juiste tags aan onze spreadsheets toevoegen. Daarna nam de automatisering het volledige proces over,” vertelt Jason.
Daarnaast kon Jason & Philip Serviced Accommodation met één e-mailcampagne de missende informatie bij alle vastgoedeigenaren opvragen. Dit verminderde het handmatige werk aanzienlijk er zorgde ervoor dat het bedrijf tijdig beschikte over alle documentatie die nodig was voor de rapportage.
Supplied leverde bovendien rapportageformats die waren afgestemd op de specifieke regelgeving en lokale vereisten – ook die van het Verenigd Koninkrijk. Hierdoor werd niet alleen duidelijk welke gegevens moesten worden gerapporteerd, maar kon ook automatisch het juiste rapport worden gegenereerd voor indiening bij de belastingautoriteiten.
Deze functionaliteiten gecombineerd gaven Jason & Philip Serviced Accommodation het vertrouwen: “We konden onze rapportages indienen in de wetenschap dat alles klopte en dat eventuele fouten al waren geïdentificeerd en opgelost.”
De ervaring: gebruiksvriendelijk en persoonlijk ondersteund
Overzicht en eenvoud in het gebruik ziet Jason als grootste pluspunt van Supplied.
“Het platform is ontzettend gebruiksvriendelijk en duidelijk. Het systeem begeleidt je op een heldere en intuïtieve manier door het volledige proces. We kunnen het gebruiken zonder stress of zorgen, zonder bang te hoeven zijn dat er iets misgaat of dat gegevens verloren gaan. Het is eigenlijk foolproof,” aldus Jason.
Ook de ondersteuning vanuit het Supplied-team ervaarde hij als een groot voordeel:
“Vanaf de onboarding tot en met de rapportage werden we goed begeleid. We hoefden nooit iets zelf uit te zoeken in bijvoorbeeld ingewikkelde handleidingen. Er is een goede balans tussen beschikbare materialen en persoonlijke ondersteuning. Het team reageerde snel en was altijd bereikbaar wanneer we hulp nodig hadden – zelfs buiten de reguliere werktijden.”
De resultaten: overzicht en efficiëntie
Als Jason Supplied in vier woorden moet omschrijven, komt hij uit op: stressvrij, eenvoudig, gestroomlijnd en tijdbesparend. Door data te centraliseren en gestandaardiseerde processen in te richten, bespaart het bedrijf nu al aanzienlijk veel tijd op het gebied van compliance en naar verwachting zullen die efficiëntiewinsten de komende tijd alleen maar verder toenemen.
“Nu de processen eenmaal staan, besparen we iedere maand opnieuw tijd. Daardoor kunnen we ons richten op onze service, onze klanten en toekomstige kansen,” vertelt Jason.“Daarnaast ontwikkelt Supplied zich mee met de regelgeving. We weten dat het platform blijft evolueren en ervoor zorgt dat we geen tijd kwijt zijn aan het bijhouden van nieuwe compliance-verplichtingen.”
Een blik op de toekomst
Jason kijkt uit naar de functionaliteit waarmee rapportages rechtstreeks vanuit Supplied bij de belastingautoriteiten in het Verenigd Koninkrijk kunnen worden ingediend, waardoor een van de laatste handmatige stappen in het proces verdwijnt. Daarnaast onderzoekt hij momenteel mogelijkheden om Supplied ook buiten compliance-rapportage in te zetten. Bijvoorbeeld voor geautomatiseerde onboarding van vastgoedeigenaren, waardoor zij hun identiteit rechtstreeks via het platform kunnen verifiëren en handmatig administratief werk voor zowel eigenaren als het team van Jason & Philip Serviced Accommodation wordt verminderd. Ten slotte ziet hij een kans in het verder verbeteren van de operationele efficiëntie door de rapportagemogelijkheden uit te breiden en vastgoedeigenaren automatisch gepersonaliseerde rapportages met hun jaarresultaten toe te sturen.
Met meer dan 70 klanten in beheer heeft Jason & Philip Serviced Accommodation inmiddels de schaal bereikt die het bedrijf bewust wil behouden. De onderneming kiest nadrukkelijk voor duurzame groei boven snelle expansie om de persoonlijke service – die het bedrijf succesvol heeft gemaakt en nog steeds kenmerkt – niet te verliezen. Door relatief klein te blijven en met een hecht team te werken, blijft Jason & Philip Serviced Accommodation de kwaliteiten bieden waar het voor staat: persoonlijke service, oprechte betrokkenheid, oog voor detail en volledige gemoedsrust voor eigenaren – en dat alles terwijl het op moeiteloze wijze compliant blijft.
Geef een reactie