Een aandeelhoudersovereenkomst van een andere klant, een conflict uit een correspondentiedossier, privéfinancieringen van een DGA. Niet omdat iemand iets verkeerd deed, maar omdat de autorisaties niet op orde waren.
Dit is geen theoretisch scenario. Het is wat er kan gebeuren als je AI toegang geeft tot klantdossiers zonder de toegangslogica goed in te richten.
Drie vragen die elk kantoor moet kunnen beantwoorden
“Wie mag bij welke dossiers? Hoe zeker weet je dat een antwoord klopt en niet gebaseerd is op verouderde of onjuiste informatie? En voldoet de oplossing aan de AVG?” Ernesto Lopez Vega, CEO van Qwoater, stelt deze drie vragen bewust als één pakket. Ze hangen samen en ze moeten alle drie beantwoord kunnen worden voordat AI verantwoord op klantdossiers wordt ingezet.
Een AI-oplossing die niet specifiek is gebouwd voor de eisen van de accountancy loopt hier vroeg of laat op vast.
Autorisaties op documentniveau, niet op mapniveau
Bij generieke tools werken autorisaties vaak op mapniveau: medewerker A heeft toegang tot map X, medewerker B niet. Dat is voor een accountantskantoor onvoldoende. Klantdossiers bevatten documenten met zeer verschillende gevoeligheid: een aangifte vennootschapsbelasting, een aandeelhoudersovereenkomst, een testament, correspondentie over een conflict. Een medewerker die het volledige dossier mag inzien voor samenstelwerk, hoeft daarvoor niet automatisch toegang te hebben tot elk onderdeel ervan.
Autorisaties moeten werken op documentniveau. Dat is niet alleen een privacyvraagstuk. Het is ook een kwaliteitsvraagstuk: AI dat werkt op een selectie van documenten die niet klopt, geeft antwoorden die niet kloppen.
Antwoorden getoetst aan accountancy-logica
Betrouwbaarheid gaat verder dan toegangscontrole. Een antwoord dat plausibel klinkt maar gebaseerd is op een verouderd document in het dossier, is een risico. Accountancyspecifieke AI controleert antwoorden aan accountancy-logica voordat ze bij een medewerker terechtkomen. Die validatielaag ontbreekt bij generieke tools volledig.
AVG is geen afrondende formaliteit
De AVG stelt eisen aan hoe persoonsgegevens worden verwerkt, bewaard en beveiligd. Voor accountantskantoren, die werken met financiële en persoonlijke gegevens van zowel rechtspersonen als natuurlijke personen, is AVG-compliance geen bijzaak. Een AI-omgeving die toegang heeft tot al je klantdossiers, moet aantoonbaar aan die eisen voldoen. SOC 2 Type II-certificering is daarbij een concrete maatstaf: het laat zien dat de beveiliging onafhankelijk getoetst en geborgd is.
Ontdek de Document Hub van Qwoater
Qwoater is gebouwd met deze randvoorwaarden als vertrekpunt. Autorisaties werken op documentniveau. De omgeving is SOC 2 Type II-gecertificeerd. AVG-compliance zit ingebouwd in de architectuur. De accountancyspecifieke dossierstructuur zorgt dat AI altijd werkt op de documenten die voor de vraag relevant zijn. Veiligheid en betrouwbaarheid als voorwaarde voor AI die je kunt vertrouwen.
Wil je dieper ingaan op de concrete mogelijkheden van AI op klantdocumenten? Het whitepaper ’15 manieren om AI in te zetten op je klantdocumenten’ werkt vijftien praktische toepassingen uit, inclusief de voorwaarden waaronder ze werken. Download het via qwoater.nl.
Geef een reactie