Niemand heeft dit zo bedoeld. Maar het is wel de dagelijkse realiteit bij veel kantoren, en het kost meer dan je denkt.
Het probleem zit een schakel eerder dan de boekhouding
Als administratiekantoor of accountant word je afgerekend op de kwaliteit van de cijfers. Maar die kwaliteit hangt voor een groot deel af van wat er vóór de boekhouding gebeurt: het moment waarop de klant zijn uren vastlegt. Gaat dat mis, dan krijg jij het pas te zien als het al verwerkt moet worden.
De gevolgen stapelen zich op:
Voor je klant: vergeten uren betekenen misgelopen omzet. Klanten die op gevoel factureren, missen gemiddeld 10 tot 15 procent van hun declarabele uren. Dat merken ze zelf vaak niet eens, tot iemand het voor ze uitrekent.
Voor je kantoor: onvolledige input vertaalt zich in correctiewerk, extra afstemming en discussies over facturen die al verstuurd zijn. Uren die jouw medewerkers kwijt zijn aan het repareren van iemand anders’ administratie, in plaats van aan advieswerk waar je marge op maakt.
Voor de relatie: iedere keer dat je moet bellen over een onvolledige aanlevering, is het een klein wrijvingsmoment. Niet ernstig, maar het knaagt aan het beeld van een kantoor dat “alles regelt”.
Waarom het tot nu toe lastig op te lossen was
De meeste kantoren zien dit probleem allang. Het punt is dat de oplossing altijd bij de klant lag: “regel zelf een goede urenregistratie”. Een enkeling doet dat, de meeste niet, en degenen die het wél doen kiezen allemaal een ander systeem, dat vervolgens weer niet op jouw boekhoudpakket aansluit.
Het resultaat: een lappendeken van tools, exports en handmatig overtypen. Precies de situatie die je probeerde te voorkomen.
De enige echte oplossing is dat urenregistratie geen los probleem van de klant is, maar onderdeel wordt van wat jij als kantoor al voor ze regelt.
De kans: van corrigeren naar aanbieden
Draai het eens om. Wat als je urenregistratie niet als probleem van de klant ziet, maar als dienst die jij aanbiedt?
Dat verandert drie dingen tegelijk:
Je bepaalt hoe de gegevens binnenkomen. In plaats van te wachten op wat de klant aanlevert, richt jij de urenregistratie in zoals jij hem nodig hebt: per klant, per project, direct aansluitend op het boekhoudpakket dat je toch al gebruikt.
Je breidt je dienstverlening uit. Naast de jaarrekening, de aangifte en de salarisadministratie bied je nu ook de basis waar dat allemaal op steunt. Dat maakt je kantoor breder inzetbaar en versterkt de adviesrelatie, want je zit nu ook aan de voorkant van de cijfers.
Je ontzorgt de klant echt. De klant hoeft niet meer zelf op zoek naar een tool, hoeft niet meer aan het einde van de maand te reconstrueren wat hij deed, en ziet zijn gemiste omzet verdwijnen. Dat is een concreet, direct voelbaar voordeel dat je met weinig moeite kunt uitleggen.
Zo werkt het: het partnerportaal van Time On
Om dit mogelijk te maken hebben we bij Time On het partnerportaal ontwikkeld, speciaal voor administratiekantoren en accountants.
Vanuit één centrale omgeving beheer je de Time On-omgevingen van al je aangesloten klanten. Je richt per klant de urenregistratie in, sluit deze aan op het boekhoudpakket (Exact Online, SnelStart, Moneybird, Visma, WeFact en meer), en houdt overzicht over alle klantomgevingen vanaf één plek. Klanten registreren zelf hun uren, in de browser of via de mobiele app, terwijl de facturatie en administratie naadloos aansluiten op wat jij al voor ze verzorgt.
Geen losse exports meer, geen handmatig overtypen, geen “vergeten uren” die pas bij de jaarrekening opduiken.
Partnerkorting op aangesloten administraties
Er zit nog een extra voordeel aan het partnerschap: Time On geeft partnerkorting op alle administraties die je via het partnerportaal aansluit. Hoe meer klanten je aansluit, hoe voordeliger het wordt, voor jouw kantoor én voor de klant. Zo wordt een dienst die je eigenlijk vooral aanbiedt om je eigen proces te verbeteren, ook nog eens commercieel interessant.
Van probleem naar onderscheidend vermogen
De kantoren die het beste scoren bij hun klanten zijn niet per se de kantoren met de laagste tarieven, maar de kantoren die het meeste uit handen nemen. Urenregistratie als dienst aanbieden is precies zo’n stap: je lost een structureel probleem op dat de klant zelf nooit goed heeft opgelost, je verlaagt de werkdruk in je eigen team, en je zet er een nieuwe, meetbare dienst voor terug.
Benieuwd hoe het partnerportaal aansluit bij jouw kantoor? Neem contact op met Time On en ontdek wat het partnerschap voor jou en je klanten kan betekenen.
Probeer Time On 30 dagen gratis — zonder verplichtingen. Ga naar timeon.nl
Geef een reactie