Voor een medewerker die de factuur handmatig verwerkt is dit een klusje van een paar minuten. Maar datzelfde klusje, honderd keer per dag, voor tientallen klanten, legt de vinger op een structureel probleem: complexe facturen zijn de categorie die scan-en-herkenoplossingen consequent laten liggen.
Wat een factuur complex maakt
De meeste scan-en-herkenoplossingen lezen een factuur als document. Ze herkennen het geheel, genereren een boekingsvoorstel en sturen dat door naar een medewerker. Bij een eenvoudige factuur van een bekende leverancier werkt dat goed. Zodra een factuur meerdere kostensoorten, meerdere btw-percentages of een ongebruikelijke structuur heeft, houdt het op. De splitsing op regelniveau lukt niet automatisch en een medewerker moet ingrijpen.
Dat klinkt overzichtelijk totdat je optelt hoe vaak dit per dag voorkomt. Horeca, zakelijke dienstverleners, internationaal werkende leveranciers: categorieën die vrijwel elk kantoor in het klantenbestand heeft en die systematisch meer verwerkingstijd kosten dan een standaardfactuur.
Herkenning op regelniveau
Slimme factuurverwerking analyseert de factuur niet als één document, maar per regel. Elke post wordt afzonderlijk geïdentificeerd en gekoppeld aan het bijbehorende btw-percentage en de juiste grootboekrekening. Die koppeling is gebaseerd op miljoenen eerder verwerkte facturen en de correcties die medewerkers in het verleden hebben doorgevoerd. Een systeem dat tien miljoen hotelfacturen heeft verwerkt, weet dat een parkeerpost op een hotelrekening een ander btw-percentage draagt dan de overnachting. De uitsplitsing en boeking gebeuren automatisch.
Wat het systeem doorlaat en wat het tegenhoudt
Afwijkende facturen, nieuwe leveranciers en ongebruikelijke kostensoorten worden altijd voorgelegd aan een medewerker. Het systeem geeft expliciet aan wat het niet zeker weet. Een medewerker behandelt gemiddeld nog tien tot vijftien procent van de facturen zelf. De rest verwerkt het systeem zelfstandig.
Het gaat er dus niet om dat menselijk oordeel verdwijnt. Het gaat erom dat het wordt ingezet op de gevallen die het daadwerkelijk vragen. Voor een kantoor dat wil groeien zonder de personeelsformatie evenredig mee te laten groeien, is dat een structurele verandering in hoe het werk is georganiseerd.
Over Lyanthe
Lyanthe’s Document Control Centre herkent facturen tot op regelniveau, inclusief automatische btw-uitsplitsing bij complexe documenten. De Robotic Booking Engine boekt automatisch door op basis van centrale boekingsregels die leren van het boekingsgedrag van het hele kantoor. Kantoren die met Lyanthe werken verwerken tot duizend facturen per uur met Autobook-percentages tot 99,6 procent.
Ook de volgende stap zetten naar de hoogst mogelijke autobook percentages? Neem contact op, of boek een vrijblijvende demo op
Geef een reactie