Maar hoeveel verschil maakt automatisering nou écht in de praktijk? Hoeveel tijd win je, welke fouten voorkom je en wat merken jouw klanten van een geautomatiseerd proces? In dit artikel zetten we de belangrijkste voordelen voor je op een rij.
Wat is geautomatiseerde klantacceptatie?
Voordat we in de resultaten van geautomatiseerde klantacceptatie duiken, is het goed om duidelijk te hebben wat geautomatiseerde klantacceptatie precies inhoudt. Want automatiseren betekent niet dat de software het volledige proces overneemt of zelfstandig bepaalt of je een klant accepteert. Jij blijft altijd in de lead.
De software neemt vooral het tijdrovende en repetitieve voorwerk uit handen. Zo worden identiteitsgegevens, UBO’s en vermeldingen op PEP- en sanctielijsten automatisch gecontroleerd. Ook ondersteunt de software bij de risicoclassificatie en legt ‘t vast welke controles zijn uitgevoerd en welke bronnen daarvoor gebruikt zijn.
Tegelijkertijd brengt automatisering meer overzicht in de ingewikkelde wereld van de Wwft. Waar je voorheen veel tijd kwijt was aan het handmatig verzamelen, controleren en vastleggen van informatie, komt dankzij automatisering alles samen in één dossier. Afwijkingen en aandachtspunten worden direct zichtbaar, waardoor je minder hoeft te zoeken en meer tijd overhoudt voor wat echt om jouw expertise vraagt. Die verschuiving levert jouw kantoor op meerdere vlakken voordeel op.
Voordeel 1: je houdt meer tijd over voor werk dat er echt toe doet
Een handmatige klantacceptatie kost al snel één tot meerdere uren per dossier. Veel van die tijd zit in terugkerend werk als informatie verzamelen, controles uitvoeren en gegevens vastleggen.
Door klantacceptatie te automatiseren, neemt het systeem een groot deel van dat handwerk over. Bij sommige kantoren scheelt dat tot wel 80% van de tijd. Jij hoeft niet meer ieder dossier van begin tot eind handmatig door te lopen, maar beoordeelt de uitkomsten en kijkt alleen verder wanneer er afwijkingen of aandachtspunten naar voren komen.
Voordeel 2: je verkleint de kans op menselijke fouten
Hoe zorgvuldig jij en je collega’s ook werken, bij handmatige controles kan er altijd iets over het hoofd worden gezien. Misschien mis je een UBO, werk je onbedoeld met een
verouderde sanctielijst of vergeet je dat een bestaande klant opnieuw beoordeeld moet worden. Dat kan zelfs de meest ervaren medewerker gebeuren.
Software controleert automatisch aan de hand van actuele PEP- en sanctielijsten en geeft je een seintje wanneer een herbeoordeling nodig is. Zo verklein je de kans dat je met een onvolledig dossier komt te zitten en dat creeërt rust. Zeker wanneer de toezichthouder onverwacht om een specifiek cliëntdossier vraagt.
Voordeel 3: je kunt direct aantonen dat je dossier op orde is
De Wwft verplicht je niet alleen om cliëntenonderzoek uit te voeren, maar je moet ook kunnen aantonen wat je hebt onderzocht, hoe je dat hebt gedaan en waarop je jouw conclusie hebt gebaseerd.
Met een geautomatiseerd proces wordt een groot deel van die informatie automatisch vastgelegd. Je ziet wie de controle heeft uitgevoerd, wanneer dat is gebeurd, welke bronnen zijn bekeken en welke aandachtspunten naar voren kwamen. Komt er een controle? Dan hoef je niet meer door losse mappen, mailboxen en spreadsheets te zoeken. Je vindt de relevante informatie overzichtelijk terug in het dossier.
Voordeel 4: je zorgt dat iedereen op dezelfde manier werkt
Bij handmatige processen ontstaan al snel verschillen tussen medewerkers. Misschien controleert de ene collega uitgebreider dan de andere of beoordeelt iedereen een verhoogd risico net iets anders.
Dankzij automatisering werk je met één duidelijk en uniform proces. Het maakt niet uit wie het dossier behandelt of bij welke vestiging de klant binnenkomt: iedereen doorloopt dezelfde stappen en legt dezelfde informatie vast. Groeit jouw kantoor of werk je met meerdere vestigingen? Dan helpt automatisering je om de kwaliteit van de klantacceptatie gelijk te houden. Je bent daardoor minder afhankelijk van individuele ervaring en voorkomt dat belangrijke stappen per ongeluk worden overgeslagen.
Voordeel 5: je geeft je klant een soepelere start
Je nieuwe klant zit waarschijnlijk niet te wachten op een lang acceptatietraject met losse vragen, documenten en herinneringsmails. Door klantacceptatie te automatiseren, maak je het proces sneller en overzichtelijker. Je klant kan gegevens eenvoudiger aanleveren en hoeft minder lang te wachten voordat de samenwerking echt begint.
Dat geeft direct een betere eerste indruk. Je laat zien dat jouw kantoor zorgvuldig werkt, zonder het proces onnodig ingewikkeld te maken. En zeg nou eerlijk, een snelle en soepele start is toch prettig voor zowel jouw klant als voor je team?
Is automatisering alleen interessant voor grote kantoren?
Een aparte compliance-afdeling, meerdere specialisten en volop capaciteit: als klein of middelgroot accountantskantoor heb je die luxe vaak niet. Toch moet je aan dezelfde Wwft-verplichtingen voldoen als een groter kantoor.
Juist daarom levert ’t veel op. Software neemt een deel van het handmatige werk uit handen en helpt je om het klantacceptatieproces zorgvuldig en consistent in te richten, zonder dat jij of een collega daar telkens uren aan kwijt is.
Automatiseer je klantacceptatie
Kortom, door klantacceptatie te automatiseren, creëer je vooral meer overzicht en minder gedoe. Je bespaart tijd, verkleint de kans op fouten, legt controles aantoonbaar vast en geeft nieuwe klanten een soepelere start.
Met zkr maak je van het hele proces één gestroomlijnde workflow. Alle informatie en controles komen samen in één dossier, aandachtspunten worden direct zichtbaar en het proces wordt automatisch vastgelegd. Benieuwd hoe dat er voor jouw kantoor uitziet? Vraag een vrijblijvende demo aan.
Geef een reactie