Veel ondernemers werken digitaal, maar hun systemen sluiten niet altijd op elkaar aan. Uren worden bijvoorbeeld eerst geregistreerd in Excel, daarna verwerkt op een factuur en vervolgens opnieuw ingevoerd in het boekhoudpakket. Bij iedere overdracht kan iets veranderen of ontbreken. Het gevolg: uitzoekwerk voor je kantoor, een latere factuur en mogelijk gemiste declarabele uren voor jouw klant.
Te late aanlevering zorgt voor extra werk
Uit de IB-seizoensmonitor 2026 van NOAB onder ruim honderd administratiekantoren blijkt dat ruim twee derde de werkdruk tijdens het IB-seizoen als hoog tot zeer hoog ervaart. Een belangrijke oorzaak is dat klanten hun gegevens te laat aanleveren. Bij veel kantoren leidt dit direct tot extra druk op de planning en uitvoering.
Breng eerst de gegevensstroom in kaart
Een koppeling neemt handmatige stappen weg, maar lost geen onduidelijke werkwijze op. Breng daarom eerst de route van de informatie in kaart:
- Een medewerker registreert uren op een klant, project en activiteit.
- Een verantwoordelijke keurt de uren goed.
- De goedgekeurde uren vormen de basis voor de factuur.
- De factuur of verkoopboeking wordt verwerkt in het boekhoudpakket.
Bepaal welk systeem de bron is, wie verantwoordelijk is en wanneer informatie definitief is. Uren op meerdere plekken of verschillende klantnamen blijven anders herstelwerk veroorzaken.
‘Uren doorzetten’ kan op verschillende manieren
Niet iedere koppeling stuurt losse uurregels naar de boekhouding. Afhankelijk van het facturatieproces zijn er drie routes:
- De urenregistratie maakt op basis van goedgekeurde uren een factuur aan in het boekhoudpakket.
- De klant factureert vanuit de urenregistratie en zet daarna de verkoopboeking door.
- Klanten, projecten en artikelen worden tussen beide systemen gesynchroniseerd.
Welke route je ook kiest: leg informatie één keer vast en laat deze daarna doorstromen.
De winst zit aan beide kanten
Voor jouw klant wordt het eenvoudiger om uren volledig vast te leggen. Door de koppeling met projecten is sneller zichtbaar wat nog gefactureerd kan worden en hoe bestede tijd, budget en opbrengst zich tot elkaar verhouden.
Voor je kantoor betekent het minder nabellen, vergelijken en corrigeren. De gegevens komen op een vaste manier binnen, waardoor meer tijd overblijft voor inzicht en advies.
Vijf vragen waarmee je jouw klant beter adviseert
Beantwoord deze vijf vragen voordat je een koppeling adviseert:
- Waar worden uren vastgelegd? Kies één vaste plek voor alle medewerkers.
- Welke informatie is nodig? Denk aan klant, project, activiteit, tarief, btw-code en grootboekrekening.
- Wanneer worden uren goedgekeurd? Spreek af wanneer de gegevens definitief zijn.
- Wat wisselen de systemen uit? Kijk ook naar klanten en projecten.
- Wie pakt uitzonderingen op? Leg vast wie verantwoordelijk is als een boeking niet wordt verwerkt.
Test de route ook met een vaste projectprijs en een correctie. Juist bij uitzonderingen blijkt of de werkwijze goed is ingericht.
Eén werkwijze voor al je klanten
Met TimeChimp registreren jouw klanten hun uren één keer op de juiste klant, het project en de activiteit. Daarna kunnen de gegevens worden gefactureerd of verwerkt via koppelingen met verschillende boekhoudpakketten. Zo kun je de aanlevering standaardiseren, terwijl klanten hun eigen boekhoudpakket behouden.
Voor zelfstandigen is er TimeChimp Solo: uren, ritten en facturen in één app voor €10 per maand exclusief btw, alleen beschikbaar via boekhouders en administratiekantoren.
Wil je jouw klanten één vaste werkwijze bieden en zelf minder tijd kwijt zijn aan uitzoekwerk? Bespreek de mogelijkheden met TimeChimp.
Geef een reactie