Kantoren hebben de afgelopen jaren veel gedigitaliseerd. Voor vrijwel ieder onderdeel van de dienstverlening is goede software beschikbaar. Dat heeft veel processen sneller en overzichtelijker gemaakt. Tegelijkertijd is daardoor een landschap ontstaan van verschillende applicaties die allemaal een eigen onderdeel van het proces regelen.
Documenten opvragen gebeurt op de ene plek, een aangifte accorderen in het fiscale pakket en ondertekenen via een ander portaal. Tussendoor loopt communicatie misschien nog via e-mail of Teams. Voor ieder afzonderlijk proces is daar een goede reden voor, maar bij elkaar zorgt het voor versnippering. Dat merk je ook binnen het kantoor. Medewerkers moeten tussen verschillende systemen schakelen, informatie op meerdere plekken terugvinden en in de gaten houden wat er per klant nog moet gebeuren. De klant heeft ondertussen voor verschillende handelingen verschillende omgevingen nodig.
Eén samenwerking, niet vijf losse processen
Voor het kantoor voelt het logisch om processen apart te organiseren. Een aangifte is iets anders dan een document opvragen of een overeenkomst ondertekenen. Maar uiteindelijk horen die activiteiten allemaal bij dezelfde samenwerking met dezelfde klant.
Daarom zou digitalisering wat ons betreft niet alleen moeten gaan over het digitaliseren van afzonderlijke processen. De volgende stap is juist om die processen meer bij elkaar te brengen. Niet door alle bestaande software te vervangen. Specialistische systemen blijven hun waarde houden. Het gaat erom dat je daar omheen een centrale omgeving kunt bieden waarin de samenwerking met de klant samenkomt. Dat maakt het werken voor het kantoor eenvoudiger en voorkomt dat iedere nieuwe functionaliteit automatisch weer een nieuwe plek voor de klant betekent.
Eén centrale omgeving
Dat is ook de richting waarin we Qompose [www.qompose.nl] hebben ontwikkeld: één omgeving voor de klanten van een kantoor, in plaats van drie of meer losse plekken. De basis is documentuitwisseling. Vanuit Qompose kan een kantoor vragenlijsten klaarzetten voor bijvoorbeeld de jaarrekening, aangifte of onboarding, maar ook documenten met de klant delen en documenten digitaal laten ondertekenen. Zo komen verschillende onderdelen van de samenwerking samen in één omgeving, terwijl de systemen die het kantoor daarachter gebruikt gewoon hun eigen rol kunnen blijven vervullen.
Begin niet bij het systeem
Dat vraagt ook om een andere manier van kijken naar digitalisering. Vaak begint een kantoor bij de vraag: welk systeem gebruiken we voor dit proces? Logisch, maar daarmee krijg je al snel een verzameling losse oplossingen. Een interessantere vraag is: hoe willen we dat de samenwerking met een klant eruitziet?
Vanuit die vraag kom je sneller uit bij een centrale omgeving. Niet omdat één systeem alles moet kunnen, maar omdat het kantoor één plek nodig heeft om de verschillende onderdelen van de klantrelatie bij elkaar te brengen. Dat levert ook intern voordelen op. Minder schakelen tussen systemen, minder losse communicatie en meer overzicht over wat er bij een klant speelt. Tegelijkertijd wordt het voor de klant duidelijker waar hij moet zijn en wat er van hem wordt verwacht.
Minder software in beeld
De ontwikkeling van software gaat de komende jaren alleen maar verder. Er komen meer gespecialiseerde oplossingen bij voor specifieke onderdelen van het werk. Dat hoeft geen probleem te zijn. De kunst is juist om te voorkomen dat die groei zich ook aan de voorkant opstapelt. Een kantoor kan intern met verschillende systemen werken, terwijl de samenwerking met de klant vanuit één omgeving plaatsvindt.
Voor het kantoor betekent dat minder versnippering en een overzichtelijker proces. Voor de klant betekent het vooral dat hij niet hoeft te weten welke software er achter de schermen wordt gebruikt. Eén kantoor, één samenwerking en zoveel mogelijk één plek om die samenwerking te regelen. Dat is wat ons betreft de volgende stap in digitale dienstverlening.
Meer weten?
Benieuwd hoe je documentuitwisseling, delen en digitaal ondertekenen vanuit één omgeving kunt organiseren? Plan een demo via onze website. We laten je graag zien hoe dit er in de praktijk uitziet.
Geef een reactie