De drukste maanden komen er nog aan
De komende maanden zijn voor veel ondernemers de drukste periode van het jaar. Met Black Friday en de feestdagen die eraan komen, verwerken zij meer bestellingen dan normaal. En elke bestelling betekent ook een transactie die je moet afletteren in de boekhouding. Na de feestdagen volgen vaak ook nog retouren en terugbetalingen die je moet verwerken.
Veel ondernemers maken voor betalingen gebruik van betaalproviders zoals Mollie, Stripe of PayPal. Deze keren de betalingen gebundeld uit als één verzamelbedrag op de bankrekening. Voordat je kan afletteren, moet je dus eerst uitzoeken welke betalingen in dit verzamelbedrag zitten en welke transactiekosten de betaalprovider heeft ingehouden. Met de vele transacties aan het einde van het jaar gaat hier al snel enorm veel tijd in zitten.
Wat gebeurt er als je tot januari wacht?
Stel dat je de administratie van webshopklanten pas oppakt na de jaarwisseling. Op dat moment liggen de vele transacties van de feestdagen klaar die je allemaal nog moet matchen. Het gevolg is dat je uren bezig bent met uitzoeken welke betaling bij welke factuur hoort. Wanneer er informatie ontbreekt, kost dit ook weer tijd omdat je moet communiceren met jouw klant. Ondertussen nadert de deadline van de btw-aangifte over het vierde kwartaal en wil je ook aan het jaarwerk beginnen. Zolang je betalingen niet hebt afgeletterd, klopt de debiteurenpositie van je klant niet en kun je de cijfers niet goed afsluiten.
Juist onder bovenstaande tijdsdruk neemt de kans op fouten in de administratie toe. Koppel je een betaling aan de verkeerde factuur, dan valt dat niet altijd direct op, maar zorgt het later wel voor extra correctiewerk. Een achterstand kost je hierdoor uiteindelijk meer tijd dan je vooraf dacht.
Dit kun je nu al doen
Het goede nieuws is dat je een groot deel van de vervelende taken voorkomt door nu al in actie te komen. Zo houd je de boekhouding van jouw klanten ook in de drukke maanden overzichtelijk:
- Breng als eerste in kaart welke klanten aan het einde van het jaar veel transacties verwerken. Hier ontstaan vaak de grootste achterstanden.
- Begin tussentijds al met afletteren in plaats van alles op te sparen tot de jaarafsluiting. Kleine stappen tussendoor zijn beter te overzien dan een grote inhaalslag in het nieuwe jaar.
- Maak duidelijke afspraken met klanten over het tijdig aanleveren van stukken. Leg uit waarom dit juist in deze periode van het jaar zo belangrijk is. Op deze manier begrijpen ze dat het hen ook tijd bespaart.
Automatisch afletteren voorkomt achterstanden
Tussentijds afletteren helpt om de stapel openstaande posten beperkt te houden, maar het blijft handmatig werk dat veel tijd kost. Het afletterproces kun je alleen structureel versnellen door het te automatiseren. Dit doe je door het boekhoudpakket van jouw klant te koppelen aan de betaalprovider en eventueel de webshop die hij gebruikt. Zodra er een betaling binnenkomt bij de betaalprovider, herkent de koppeling welke factuur in het boekhoudpakket hierbij hoort. Vervolgens lettert de koppeling de factuur automatisch af, zonder dat jij hier nog naar hoeft te zoeken.
Doordat de koppeling de transacties doorlopend verwerkt, bouw je in de drukste maanden van het jaar geen achterstand meer op. Het gevolg? Bij de jaarafsluiting heb je alleen nog te maken met eventuele uitzonderingen in plaats van een grote stapel openstaande posten.
Met een overzichtelijke administratie het nieuwe jaar in
Een jaarafsluiting zonder grote stapel openstaande posten begint niet in januari, maar juist nu. De boekhoudkoppelingen van Combidesk letteren facturen automatisch af zodra de betaling binnenkomt bij de betaalprovider. Zo zorg je ervoor dat de administratie van jouw klanten in de drukste periode van het jaar op orde is en houd jij meer tijd over voor het jaarwerk en het geven van waardevol advies.
Geef een reactie