Na de implementatie van een gecentraliseerd pre-accountingplatform was die capaciteit teruggebracht naar anderhalve FTE. Daardoor ontstond ruimte om meer tijd te besteden aan klantcontact en advieswerk.
Waar de uren naartoe gaan
De rekensom wordt begrijpelijk als je kijkt hoe een half-geautomatiseerd proces is opgebouwd. Elke factuur die niet automatisch herkend wordt, vraagt menselijke tussenkomst. Elke boekingsregel die per administratie opnieuw ingesteld moet worden, kost tijd. Elk correctierondje na een btw-periode telt op. In een kantoor dat duizenden facturen per dag verwerkt voor tientallen klanten, gaat het al snel om honderden uren per week die in dit type werk zitten.
Dit kantoor besloot dat te veranderen. Eén platform, kantoorbreed ingericht. Boekingsregels eenmalig vastgelegd, één werkwijze voor alle administraties. Het systeem verwerkt het merendeel van de facturen zelfstandig en legt alleen de uitzonderingen voor aan medewerkers.
Vertrouwen kost tijd
De technische implementatie was minder complex dan de organisatorische. Medewerkers die jarenlang op een bepaalde manier hadden gewerkt, vertrouwden het systeem aanvankelijk niet. De eerste weken werd er meer gecorrigeerd dan nodig was. Dat had niets te maken met de kwaliteit van de output, maar met het loslaten van controle die altijd in mensenhanden had gelegen.
Het management stuurde bij door inzicht te geven. Het dashboard maakte per vestiging zichtbaar hoeveel facturen automatisch werden verwerkt, waar het Autobook-percentage groeide en welke uitzonderingen daadwerkelijk aandacht verdienden. Medewerkers konden hun eigen voortgang volgen. In plaats van een systeem dat werk overnam, werd het een systeem dat medewerkers hielp.
Wat het oplevert
Na drie à vier maanden ontstond bij veel medewerkers het vertrouwen dat ze niet meer terug wilden naar de oude werkwijze. Ze merkten dat hun tijd naar inhoudelijk werk ging, naar klantgesprekken, naar advies, naar de zaken waarvoor ze zijn opgeleid. Dat is geen bijproduct van automatisering. Het is het doel.
Van veertig naar anderhalve FTE is de uitkomst van een kantoor dat een bewuste keuze maakte. Ze hadden het druk en ze besloten om juist dáárom te investeren.
Over Lyanthe
Lyanthe begeleidt accountantskantoren bij de volledige overgang naar gecentraliseerde pre-accounting: van eerste implementatie tot doorlopende optimalisatie. Het platform levert inzicht via een overzichtelijk performance dashboard dat per vestiging, per medewerker en per administratie laat zien waar efficiency te winnen valt. De begeleiding stopt niet na de go-live.
Zet jij de stap richting maximale autobook? Neem contact op, of boek een vrijblijvende demo op.
Wat een lekker ai tekstje. Vast en zeker eveneens geheel zonder menselijke tussenkomst.
Wat wil je daarmee zeggen? Dat jij nog één van de laatste accountants bent die onbekend is wat de voordelen zijn van toepassing van AI in het werk? Of wellicht een concurrent??