Documenten zijn er in overvloed, maar het kost veel tijd om precies dat ene bestand te vinden. Traditionele mappenstructuren bieden houvast. Toch schieten ze tekort zodra volumes toenemen en er meer mensen tegelijkertijd met dossiers werken. Volgens Richard Schouten, accountancyspecialist bij Docubird, is documentbeheer veel makkelijker, sneller en completer als je de handmatige mappenstructuur loslaat. “Docubird labelt documenten op basis van metadata. Het voordeel van metadata is dat informatie altijd in de juiste context wordt geplaatst. Documenten worden niet alleen gevonden, maar ook begrepen en relevant gemaakt binnen het grotere geheel van een klantdossier.” Metadata zijn gestructureerde gegevens over de informatie die in bestanden is opgeslagen. Door bestanden te labelen met metadata kom je direct bij de gewenste bron, voorbij het medium waarin het zich bevindt: een mapje, een bestand of een folder. Je moet er een prompt voor aanmaken – een zoekopdracht of een vraag – waar Docubird vervolgens razendsnel het juiste label bij vindt door uniforme terminologie te traceren, te koppelen en naar voren te halen. Je kunt zelfs vragen wat je niet hebt, als je wilt weten wat er ontbreekt aan je dossier. Zo kun je snel de juiste informatie filteren uit een vergaarbak van duizenden documenten.
Beschrijvende labels
Docubird is een add-in voor SharePoint, waarmee het naadloos integreert. Omdat vrijwel iedereen met een Microsoft 365-licentie ook beschikt over SharePoint, is de klik met Docubird snel gemaakt. In veel organisaties bestaat een klantdossier nog uit een wirwar van mappen en submappen. Docubird pakt dit probleem bij de kern aan. In plaats van documenten op te slaan in een complexe mappenstructuur, krijgen ze labels die beschrijven wat het document is, bij wie het hoort, en zelfs wie het wel en niet mag zien (AVG) en in welke context het relevant is. Docubird maakt nog wel virtuele mapjes aan op basis van de labels, zodat de oude vertrouwde werkwijze blijft werken. Er zullen dus nooit meer tientallen lege mapjes zijn. De impact van metadata wordt pas echt duidelijk bij het terugvinden van informatie. “Je hoeft nooit meer door een eindeloze mappenstructuur heen te ploegen, klikt geen verkeerde mapjes aan en treft sowieso geen lege mapjes meer aan”, zegt Schouten. Docubird heeft ook een eigen Outlook-plugin om e-mails te verplaatsen naar het klantdossier. “Dat is heel handig”, zegt Schouten, “omdat gegevens die voor het klantdossier belangrijk kunnen zijn, vaak nog terloops in mailboxen zitten en nog niet zijn gelezen of geïnterpreteerd.”
Veiligheid en privacy
Docubird faciliteert de algoritmen van Microsoft Copilot, dat “uitzonderlijk goed metadata kan identificeren”, aldus Schouten. Omdat de onderliggende data zeer goed zijn gelabeld, kan Copilot direct de juiste bronnen selecteren en analyseren. Zelfs als je complexe vragen stelt, zoals: “Geef op basis van de jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting een fiscaal advies voor 2026.” Docubird is ook heel geschikt om je takenpakket te agenderen, weet Schouten. “Je kunt bijvoorbeeld vragen: maak een analyse van de laatste drie jaarrekeningen, stel een gespreksagenda op met de directie en breng bedrijfseconomisch advies uit. Vervolgens krijg je een overzicht plus verwijzingen naar elke bron, suggesties voor aanbevelingen en zelfs een interpretatie.” Een voordeel is ook dat Copilot AVG-proof is en nooit data openbaar maakt die zijn afgeschermd. Doordat Docubird in de begrensde Microsoft-omgeving van jouw kantoor zit, behoud je de controle over dataopslag, toegang en compliance.
Focus op de kern van het vak
Docubird neemt veel tijdrovend en repeterend werk over, dat assistenten of de accountant anders zelf moeten doen. Is het wenselijk dat Docubird op de stoel van de accountant gaat zitten? Wel als je die ongemakkelijke stoel liever kwijt dan rijk bent, antwoordt Schouten. “Laten we wel wezen: je bent geen accountant geworden om eindeloos te zoeken naar dat ene mapje. Terwijl Docubird het vuile werk opknapt, kun jij je toeleggen op de kern van het vak: controle, analyse en advies. Zo kun je je rol als sparringpartner van de ondernemer nog beter invullen.” Werken met Docubird vraagt geen ingewikkelde migratie of aanpassingen in de workflow. De structuur en navigatie zijn voor Microsoft-adepten al bekend; een toelichting van twintig minuten is voldoende.
Meer productiviteit
Het verschil tussen traditioneel zoeken en werken met metadata wordt vooral zichtbaar in tijdsbesteding. Waar medewerkers voorheen minuten of zelfs langer bezig waren om documenten te vinden, gebeurt dit nu in een oogwenk. Die tijdwinst vertaalt zich direct naar productiviteit en kwaliteit. Omdat alle informatie wordt gelabeld, kan de gebruiker het archief ook heel gemakkelijk herschikken door aan te geven wat er weg mag. Met zoeken, vinden, opruimen en ordenen baan je jezelf een weg in de mappenjungle. Een licentie op Docubird kost 9 euro per persoon per maand. “Dat win je aan zoektijd per dag al terug”, aldus Schouten. “Een demo boek je op docubird.com. Zien is kopen!”
Tekst: Robert van der Broek
Deze bijdrage komt uit het AV-magazine met als thema ICT & AI. Dit magazine is verschenen in juli 2026. https://www.accountancyvanmorgen.nl/kennisdoc/av-2-2026-ict-ai/
Geef een reactie