In dit artikel zetten we de zeven KPI’s op een rij die bepalend zijn voor de winstgevendheid, gezondheid en groeipotentie van jouw kantoor en waarom urenregistratie het fundament is. Per KPI lichten we toe welke informatie je nodig hebt om hem te kunnen meten.
1. Declarabiliteit: verhouding beschikbare en factureerbare uren
Alles begint hier. De sector hanteert een benchmark van 77%, terwijl de best presterende kantoren mikken op 80 tot 85%. Toch vertelt declarabiliteit meer dan alleen het facturatieniveau.
Wie op 65% declarabiliteit zit, besteedt maar liefst 35% van de beschikbare tijd aan werkzaamheden die niet in rekening worden gebracht. Soms is dat bewust en intern vastgelegd, maar het kan ook wijzen op onzichtbaar tijdverlies. Cruciaal daarbij: declarabiliteit is niet betrouwbaarder dan de urenregistratie waarop ze is gebaseerd. Wie handmatig schrijft, werkt per definitie met schattingen.
Uit onderzoek van ClockAssist blijkt dat ruim eenderde van de accountants mét ClockAssist meer dan 15 minuten per werkdag aan declarabele tijd wint. Met een gemiddeld uurtarief van €95, komt dat voor kantoren gemiddeld neer op ruim €500 extra omzet per tijdschrijvende medewerker per maand.
2. Realisatiegraad: hoeveel uren staan op de factuur
Declarabiliteit gaat over wát je schrijft. De realisatiegraad gaat over wat je vervolgens ook daadwerkelijk in rekening brengt.
Veel kantoren registreren uren die uiteindelijk worden kwijtgescholden, gecrediteerd of simpelweg niet doorbelast. Die uren zijn er wel, maar ze verdwijnen zonder spoor uit de margeberekening.
Stel dat je 80% declarabiliteit realiseert, maar van die uren factureer je er slechts 85%. Dan benut je in werkelijkheid maar 68% van je totale capaciteit, een wezenlijk ander getal dan 80%.
Op klantniveau is de realisatiegraad dan ook de meest veelzeggende maatstaf die je hebt. Maar ook hier geldt: zonder precieze urenregistratie kun je hem niet berekenen.
3. Effectief uurtarief:wat levert een klant per uur écht op
Nog een onthullend getal als het gaat om winstgevendheid: het effectieve uurtarief per klant. Hierbij deel je de gefactureerde omzet voor een klant door het werkelijke aantal uren dat die klant heeft gekost. Niet wat er op de tarievenlijst staat, maar wat je per gewerkt uur netto ontvangt.
Bob Kessels van We Take Care ontdekte dit na de invoering van ClockAssist. Zijn kantoor werkt met vaste prijzen. Bij een aantal klanten bleek het effectieve uurtarief lager dan €30. Geen winstgevende klanten. Die inzichten leidden tot tariefgesprekken en heronderhandeling van de vaste maandabonnementen. De omzet op een aantal accounts werd verdubbeld, zonder dat medewerkers meer uren gingen schrijven.
4. Productiviteit per FTE: hoeveel omzet genereert een medewerker
Dit is de KPI die groei stuurt. Gemiddeld halen accountants- en administratiekantoren ongeveer €103.000 omzet per fte. Toppresteerders komen boven de €119.000 uit, zo blijkt uit de Fiscount Benchmark 2025.
Meer omzet per fte kan op twee manieren: hogere declarabiliteit of hogere tarieven. Maar er is een derde hefboom die zelden benut wordt: het heroveren van tijd die nu verloren gaat aan de tijdregistratie zelf.
Een accountant is gemiddeld 8 uur per maand kwijt aan het bijhouden van uren. Acht uur die niet naar klanten gaan. Bij een uurtarief van €95 euro is dat €760 per medewerker per maand aan capaciteit die de administratie in gaat. Wie dat terugwint, verhoogt de productiviteit per fte zonder één nieuwe aanstelling.
5. Onderhanden werk: verdiend maar nog niet geïnd
Onderhanden werk vertegenwoordigt de waarde van verrichtte werkzaamheden die nog niet zijn gefactureerd. Op zichzelf is dat normaal voor elk kantoor. Maar als het structureel oploopt, ontstaat er een liquiditeitsprobleem dat pas zichtbaar wordt als de schade al is aangericht.
De meest voorkomende oorzaken: medewerkers die hun urenstaten te laat aanleveren. De maandafsluiting loopt vertraging op. De factuur gaat twee weken te laat de deur uit. En de klant betaalt nog weer twee weken later.
Bij een kantoor van 20 fte met een gemiddeld uurtarief van €95 komt één week vertraging per medewerker al snel uit op tienduizenden euro’s onderhanden werk. Het is al verdiend, alleen staat het nog niet op de rekening.
Kantoren die automatisch uren registreren, factureren sneller. Want de data is er veel sneller.
6. Doorlooptijd factuur: hoe snel zet je afgerond werk om in omzet
Hoeveel tijd verstrijkt er tussen het afronden van een opdracht en het uitsturen van de factuur? In de accountancy is die periode doorgaans te lang, en de oorzaak is vrijwel altijd dezelfde: urenstaten die te laat worden ingediend. De projectleider wacht, de factuurverwerking loopt achter en de klant betaalt navenant later.
Elke dag vertraging is verloren werkkapitaal. Maar de meeste kantoren meten dit niet. Ze voelen het aan het einde van de maand in de liquiditeit, zonder te weten waar het vandaan komt.
7. Medewerkersretentie: waarom verloop ook financieel telt
Personeelsverloop lijkt op het eerste gezicht een HR-vraagstuk, maar het is ook een relevante financiële indicator.
Want 44% van de accountants noemt werkdruk als reden om op te stappen, blijkt uit onderzoek van Wolters Kluwer uit 2025. In een sector waar bijna 60% van de kantoren openstaande vacatures heeft, betekent elk vertrek maanden zoeken, onboarden en productiviteitsverlies. De kosten lopen al snel op naar 6 tot 12 maanden salaris.
Twee van de meest genoemde vertrekredenen: te hoge werkdruk en frustratie over administratieve rompslomp. Een medewerker die dagelijks 15 minuten vecht met een urenstaat die hij achteraf moet reconstrueren, is geen tevreden medewerker. Dat is iemand die zijn opties overweegt.
Urenregistratie accountants: de basis van alle 7 KPI’s
Declarabiliteit, realisatiegraad, effectief uurtarief, onderhanden werk, doorlooptijd, productiviteit, retentie. Al deze cijfers staan of vallen met de kwaliteit van je tijddata. Kantoren die handmatig schrijven, bouwen hun sturing op aannames. Ze sturen op getallen waarvan structureel 15 tot 20 procent ontbreekt. Solide tijdregistratiesoftware is daarmee de onmisbare basis waarop alle managementinformatie rust.
Aan de slag met automatische urenregistratie?
Wil jij ook inzicht in winstgevendheid, productiviteit en schaalbaarheid op basis van nauwkeurige en realtime urenregistratie? Ontdek hoe ClockAssist je helpt om van urenregistratie een strategisch en toekomstbestendig managementinstrument te maken. Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
Geef een reactie