Van Boekel accountants en adviseurs is een begrip voor talrijke ondernemingen, van eenmanszaak tot middelgroot bedrijf. Een onestopshop voor accountancy, fiscaal-, juridisch-, bedrijfskundig en HRM-advies. Zij weten als geen ander dat het ook op hun vakgebied uiteindelijk gaat om de mensen achter de cijfers. Dat uit zich in persoonlijke aandacht, betrokkenheid en inlevingsvermogen in de situatie van hun relaties. Belangrijke redenen voor klanten om bij dit kantoor aan te (blijven) kloppen voor goed advies.
Voor de dienstverlening rond fiscale aangiftes maakt Van Boekel sinds een jaar gebruik van Unit4 Fiscaal Gemak. Margot de Beer, belastingadviseur bij het kantoor, gaat in op de overwegingen die ten grondslag lagen aan de keuze voor deze software en de resultaten die men tot nu toe heeft gerealiseerd.
Op weg naar een gedigitaliseerd proces
“Als je op zoek gaat naar (nieuwe) aangiftesoftware begin je met goed nadenken over de voorwaarden waaraan de oplossing moet voldoen. Wat moet het pakket voor je gaan regelen en wat wil je vooral niet meer.” Margot de Beer was binnen Van Boekel nauw betrokken bij de selectie en implementatie van de nieuwe aangiftesoftware en is ook nu nog aanspreekpunt voor dit onderwerp binnen het kantoor.“ Belangrijk aspect bij de selectie is natuurlijk de functionaliteit van het pakket. En hoe is actuele wet- en regelgeving in de softwareoplossing geïntegreerd en hoe blijft deze up-to-date? Daarnaast zijn gebruiksvriendelijkheid en performance sleutelwoorden, evenals transparantie. Een andere belangrijke overweging bij de keuze was de vraag of en hoe de nieuwe fiscale software uiteindelijk bijdraagt aan de switch die wij als kantoor doormaken van handmatige handelingen en papier naar een efficiënt gedigitaliseerd proces. Belangrijke reden om uiteindelijke te kiezen voor Unit4 Fiscaal Gemak is daarnaast de beschikbaarheid van koppelingen met andere Unit4 oplossingen die wij al gebruiken, zoals bijvoorbeeld Unit4 Business Suite en Unit4 Document Manager.”
Inzicht, gebruiksgemak én snel kunnen schakelen
“Wij proberen onze dienstverlening zo persoonlijk mogelijk te maken. We willen te allen tijde op de hoogte blijven van wat er speelt bij de klant. Op gelijk niveau met hen mee kunnen denken en tijdig kansen en bedreigingen signaleren hoort daar ook bij. Een transparant systeem met een goede performance is hierbij een absolute must. Met Unit4 Fiscaal Gemak hebben we altijd direct inzichtelijk wat de fiscale positie is van de klant. Doordat we snel kunnen schakelen tussen de huidige jaaraangifte en die van voorgaande jaren, komen significante verschillen of kansen snel boven tafel die je kunt voorleggen aan de klant. Ook het kunnen oproepen van inhoudelijke velden in een overzicht is heel handig, omdat je op die manier in één keer kunt zien bij welke klanten de aangifte afwijkt van de aanslag en je gericht actie kunt ondernemen.
Unit4 Fiscaal Gemak werkt met overzichtelijke aangiftes. Het is voor een gebruiker op elk moment helder wat de stappen zijn binnen de aangifte die je moet doorlopen en de helpfunctie kan op elk moment met één klik worden aangeroepen. Daarom is er relatief weinig tijd nodig om het systeem te begrijpen en te doorgronden waar je moet zijn voor bepaalde input. Er is maar één route door de aangifte heen: van boven naar beneden. Moeilijker is het niet. Het systeem denkt bovendien mee met de gebruiker; het invoeren van specifieke variabelen is voor het systeem de trigger om het bijbehorende vervolgscherm te tonen. Hierdoor weet je zeker dat je niets overslaat.
Mijn eigen planning als belastingadviseur heb ik met Unit4 Fiscaal Gemak altijd bij de hand. Hetzelfde geldt voor inzicht in de status van mijn aangiftes. Ook voor het kantoor als geheel is op elk moment duidelijk waar we staan, hoeveel aangiftes er zijn gedaan, hoeveel er nog moeten en bij wie deze zijn belegd.”
Van Boekel is ook blij met de samenwerking met Unit4 en de Fiscale Servicedesk. “Samen met een collega ben ik eerste aanspreekpunt binnen het kantoor voor vragen over Unit4 Fiscaal Gemak. We kunnen inmiddels 80 tot 90 procent van de vragen zelf afvangen. Weten wij het ook niet, dan zetten wij de vragen door naar de Fiscale Helpdesk die snel terugkoppeling geeft. Als ook de Helpdesk geen passende oplossing heeft, dan kijken we samen met Unit4 of er iets in de software ontwikkeld kan worden wat wel afdoende is om de vraag van gebruikers te beantwoorden.”
Grote stappen
Unit4 Fiscaal Gemak wordt nu een jaar ingezet bij Van Boekel en gebruikers zijn tevreden. Maar dat is niet de enige winst. “Het grootste resultaat waar Unit4 Fiscaal Gemak aan heeft bijgedragen, is de verbetering van onze interne processen. Het is nu heel eenvoudig om per medewerker te zien hoeveel aangiftes er nog gedaan moeten worden en ook het kunnen filteren op allerlei gegevens is kinderspel geworden. Daarnaast is de transparantie binnen het kantoor enorm vergroot: het monitoren op deadlines, het wel of geen uitstel aanvragen, het inlevergedrag. We hebben hier echt grote stappen gemaakt.
Efficiency
We gaan nu het tweede jaar in van het gebruik van Unit4 Fiscaal Gemak, waarbij we – onder voorbehoud – verwachten besparingen aan te kunnen tonen die we realiseren door de snelheid en gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Het openen en sluiten van aangiftes is secondewerk geworden. Filteren kan met een druk op de knop. Inzet van het logboek, het toewijzen van aangiftes aan collega’s, het digitaal volgen van dossiers (stappen, verantwoordelijkheden, toewijzen van rollen). Als je de mogelijkheden van Unit4 Fiscaal Gemak goed toepast binnen je kantoor, dan is er heel veel tijd te winnen en komt er geen papiertje meer aan te pas.”
De toekomst van fiscale software
“De volgende stappen die we met Unit4 Fiscaal Gemak willen maken, is het gebruik van de portals voor volledig digitale uitwisseling met de klant (de uitzonderingen daargelaten natuurlijk). Het digitaal toewijzen van aangiftes aan de vennoot en het overslaan van het omslachtige printen en ondertekenen van documenten is ook iets waar we mee bezig zijn, want ook dat kan allemaal digitaal.
Steeds slimmer wordende systemen die meer en meer zelf verbanden leggen en suggesties doen voor een bepaalde aanpak, dat is volgens mij de toekomst van fiscale software. Het zal nooit helemaal automatisch kunnen verlopen, maar als adviseur alerts krijgen op basis van bepaalde output die je vervolgens kunt checken met de klant – dat is wel waar het naar toe gaat. In mijn ogen heeft Unit4 Fiscaal Gemak de tools om dit te kunnen realiseren.”
Geef een reactie