Een elektronische factuur is in alle opzichten beter dan een PDF-factuur. Een e-factuur is namelijk een echt elektronisch document dat zonder extra handelingen, zoals scannen en primaire controle, volledig automatisch in de boekhoudsoftware ingelezen en geboekt kan worden. Het is hierbij wel noodzakelijk dat het bedrijf is aangemeld in een e-facturatienetwerk. Het netwerk verifieert de afzender, dit voorkomt spookfacturen, en wisselt de factuur via een beveiligd netwerk uit. Met andere woorden: e-facturatienetwerken zijn noodzakelijk voor echt automatisch boekhouden.
De e-factuur biedt nog veel meer voordelen zoals een administratie op regelniveau, een veilige uitwisseling van financiële documenten en een online archief in de cloud. Genoeg redenen om te starten met deze nieuwe standaard. Maar hoe komt veilige automatische elektronische facturatie precies tot stand? Hoe werken e-facturatienetwerken en hoe meld je je aan?
E-facturatienetwerken
De uitwisseling van elektronische facturen verloopt via de beveiligde netwerken van Billing Service Providers. Deze BSP’s faciliteren de elektronische facturatie tussen grote organisaties (zoals Sligro en Eneco). Deze diensten waren tot voor kort niet beschikbaar voor het MKB, omdat de individuele verbindingen gewoonweg te kostbaar waren om op te zetten. Daar is nu verandering in gekomen. Stichting Simplerinvoicing is hard op weg deze ‘losse’ netwerken aan elkaar te ontsluiten, zodat iedereen e-facturen kan uitwisselen ongeacht de gebruikte provider of de grootte van de organisatie. Het is vergelijkbaar met de telefoniebranche: iedereen kan elkaar bellen ongeacht of je bij KPN of Vodafone zit. De uitwisseling van e-facturen verloopt niet anders. Via het gebruikte softwarepakket kun je facturen versturen naar en ontvangen van het andere softwarepakket zonder tussenkomende handmatige handelingen.
Standaardisatie vanuit Europa
Dat klinkt natuurlijk perfect, maar daarbij is het essentieel dat elke verzender zich committeert aan één standaard voor het opstellen van een elektronische factuur. De Europese Commissie stuurt middels het e-Sense project aan op één standaard transactiemechanisme voor financiële transacties in Europa: PEPPOL (Pan European Procurement Online). Deze harmonisatie is onderdeel van de Europese digitale agenda om te komen tot nieuwe innovatie. Ook in Nederland (Simplerinvoicing) is PEPPOL de achterliggende techniek voor de e-facturatienetwerken.
Aanmelden in het e-facturatienetwerk PEPPOL
Het aanmelden verloopt via een BSP die vertrouwd is in het netwerk en de registratie controleert. eVerbinding is bijvoorbeeld een laagdrempelige provider gericht op MKB en accountancy.
Op basis van een of meer unieke identificatienummers kan het bedrijf worden geregistreerd in het netwerk. Denk hierbij aan het KvK-nummer of BTW-nummer voor bedrijven, een IBAN nummer voor personen en het OIN-nummer voor overheidsinstellingen. Al deze nummers kunnen worden gebruikt om de ontvanger te bereiken, een soort van telefoonnummer. Bovendien is op deze manier altijd bekend wie de afzender van de factuur is en worden spookfacturen voorkomen. Het is verstandig meerdere identificatie nummers te registreren, want dat vergroot de kans dat je automatisch gevonden wordt in het netwerk.
Het versturen van elektronische documenten
Bij het versturen van een elektronische factuur via de gebruikte financiële software zal de provider de identificatienummers van de ontvanger controleren in het netwerk. Indien een of meerdere van deze identificatienummers bekend zijn in het netwerk, dan worden de aflevergegevens automatisch opgehaald door de BSP. Vervolgens wordt verbinding gemaakt met de provider van de ontvangende partij en wordt het elektronische document afgeleverd via het beveiligde netwerk.
Automatische detectie
PEPPOL detecteert automatisch of de ontvanger in staat is elektronische facturen via het netwerk te ontvangen. Op deze manier kan de ontvanger de factuur automatisch inlezen in de administratie van de gebruikte software. Hiervoor zijn geen extra handelingen nodig, maar wel twee randvoorwaarden:
- de ontvangers moeten zich (gratis) laten registreren
- de verzenders moeten bij ieder te verzenden document de ontvanger opnieuw opzoeken in het netwerk
Wanneer je je aanmeldt bij eVerbinding, zorgen wij ervoor dat je kosteloos wordt aangemeld in het PEPPOL-netwerk, zodat je voor iedereen die zich in dit netwerk bevindt bereikbaar wordt, dus ook voor grote leveranciers zoals Sligro, Multilease en DeliXL. Vraag dus altijd na bij je provider of je geregistreerd kan worden in het PEPPOL netwerk. Helaas controleert nog niet iedere service provider of de ontvanger van de factuur bereikbaar is in het e-facturatienetwerk. De factuur eindigt vervolgens op de mat of in de mailbox, terwijl deze waarschijnlijk wel écht elektronisch afgeleverd had kunnen worden. Dit werkt kostenverhogend.
Zoveel mogelijk facturen elektronisch ontvangen
Om de adoptie van e-facturatie te bevorderen is het een tip de inkomende papieren facturen te scannen en samen met de pdf-facturen te laten verwerken door de BSP. De provider kan op basis van deze stromen detecteren of de leveranciers facturen écht elektronisch kunnen versturen en op basis hiervan de verzending activeren. eVerbinding biedt deze verzendoptie standaard aan in financiële software en helpt daarmee het aantal e-facturen te verhogen. Is het administratieve proces goed ingericht? Dan verhoogt iedere e-factuur de kwaliteit van de administratie en verlaagt deze direct de kostprijs.
Johan Schaeffer
eVerbinding
Geef een antwoord