Wat zijn kenmerken van een succesvol accountantskantoor? Van uw kantoor? Onze vaktechnische kwaliteit is onberispelijk, we weten heel goed wat er om ons heen gebeurt, we werken volgens strategisch plan, we hebben een winnend partnerteam en we hebben geïnvesteerd in onze marketing en sales. Is dat echt zo? De eerste 5 acties om uw kantoor toekomstproof te maken.
In mijn artikel van 1 november jl. heb ik de 5 demografische ontwikkelingen tot 2020 en bijbehorende kansen voor het accountantskantoor besproken. Nu komen de eerste 5 acties aan de orde om uw accountantskantoor toekomstproof te maken. Een onderdeel van de warming up voor de AV-dag van 9 december a.s.
1. Zorg voor onberispelijke vaktechnische kwaliteit
Bij kwaliteitscontroles van o.a. de AFM scoren accountantskantoren nog niet goed genoeg. Nog niet zo lang geleden scoorden de Big Four 45% onvoldoende op het uitvoeren volgens de regels van de wettelijke controles. Bij de middelgrote kantoren waren de scores nog dramatischer: 75% onvoldoende. De MKB-kantoren kenden 80% onvoldoende. Ook de andere activiteiten van het accountantskantoor kregen een intensiever toezicht. Helaas vielen daar ook veel onvoldoendes bij de samenstelwerkzaamheden. Vaak bleek onvoldoende vastgelegde betrokkenheid van de accountant bij het dossier. Bij het scoren van onvoldoendes kom je in het circuit van hertoetsingen terecht met alle impact en kosten van dien.
Gelukkig is er ook een positieve ontwikkeling te bespeuren. In Accountancy Vanmorgen van 15 oktober jl. stond het bericht: ‘Accountantsorganisaties werken serieus aan een fundamentele verandering en verbetering van de randvoorwaarden om de kwaliteit van hun wettelijke controles te verhogen en daarmee meer in het publiek belang te handelen. De vijf grootste accountantsorganisaties (Big 4 en BDO) lopen voorop in de uitwerking van deze maatregelen in visie, beleid en procedures. Kleinere kantoren hebben nog te weinig vooruitgang geboekt,’ aldus de AFM. De uitdaging voor de rest is om een keuze te maken voor die activiteiten waar ze goed in kunnen en willen zijn en daarin zodanig te investeren dat er in de toekomst sprake is van structureel voldoende vaktechnische kwaliteit. Dit kan bijvoorbeeld voor een MKB-kantoor met (te) weinig controleopdrachten betekenen dat je met controles stopt. omdat je de benodigde kwaliteit niet op orde kunt krijgen. Controleklanten hoef je niet kwijt te raken, er zijn inmiddels tal van partijen in de markt die het sec controledeel voor andere accountantskantoren willen uitvoeren. Onberispelijke vaktechnische kwaliteit is een fundamentele must voor het bestaansrecht van het accountantskantoor. U laat zich toch ook niet opereren in een ziekenhuis dat met een onvoldoende uit de kwaliteitstoetsing is gekomen?
2. Ontwikkel maatschappelijke en politieke sensitiviteit
De accountantsbranche wordt minutieus gevolgd door de politiek. Als er uitwassen worden geconstateerd leidt dat op termijn tot wetgeving. Zo is de Wet aanvullende maatregelen voor accountantsorganisaties ontstaan en moeten de grotere kantoren nu een Raad van Commissarissen aanstellen waarbij onafhankelijke commissarissen toezicht gaan houden. Er is een geschiktheidstoets voor bestuurders en commissarissen en de verjaringstermijn voor klachten is verhoogd. Wat mij bij dit proces is opgevallen is dat de branche dit min of meer ‘overkomt’ Hetzelfde geldt voor het ophogen van de wettelijke controlegrenzen en het regime voor de micro-ondernemingen waarvoor in beginsel geen jaarrekening meer hoeft te worden samengesteld. Met deze operatie wordt een lastenverlichting van € 300 miljoen voor met name het kleinere bedrijfsleven gerealiseerd. Als dit bedrag klopt betekent dat een banenverlies van zo’n 3000 arbeidsplaatsen voor de branche. Ik ben bij de MKB-accountants nog weinig kantoren tegengekomen die een goed antwoord hebben op deze bedreiging. Laten we dit zomaar gebeuren?
Ook de individuele kantoren moeten zich bezinnen op hun plek in de samenleving. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een serieus issue. Welke waarden en normen worden in uw kantoor gehanteerd? Welk gedrag wordt wel en niet toegestaan? En is kwalitatief goed werk afleveren uw drijfveer of gaat het om zo veel mogelijk geld verdienen?
3. Maak een strategisch plan
Ongeveer de helft van de MKB-accountantskantoren heeft een strategisch plan en presteert beter dan de kantoren zonder plan. De ING onderzocht begin dit jaar de fitheid van MKB-ondernemingen in Nederland. Daaruit bleek dat ‘de kopgroep’ van 6% een uitgeschreven strategisch plan heeft. Bij ‘de middenmoot’ (56%) heeft 1/3 een uitgeschreven plan. De ‘achterhoede’ (40%) was dag in, dag uit aan het overleven zonder plan. De moraal van dit verhaal: om succesvol te kunnen opereren is het belangrijk om een strategisch plan te hebben.
Waar moet zo’n plan aan voldoen? Er zijn vele formats voor strategische plannen beschikbaar. Wat heel belangrijk is om mee te beginnen is het waarom van uw kantoor. Welke waarden, normen en overtuigingen drijven de eigenaren? Organisaties die een antwoord hebben op de waarom vraag zijn succesvoller dan organisaties die praktisch bezig zijn met het wat en het hoe. Apple heeft een prachtig antwoord op de waarom vraag. Zij zijn er om geavanceerde technologie eenvoudig te maken voor mensen. En dat is ze gelukt! Waarde gedreven organisaties zijn aantrekkelijker voor jonge mensen die een zinvolle bijdrage willen leveren aan de samenleving. Vervolgens komt het waartoe aan de orde. Wat is de ‘jongensdroom’ van de vennoten; de ‘stip aan de horizon’ voor 2020? Daarna gaat het om voor wie doe je het allemaal. Wie wil je tot je klanten rekenen en met welke stakeholders moet je rekening houden? De volgende stap is praktisch van aard. Wat ga je de komende periode concreet doen (jaarplan). Je kunt niet alles tegelijk aanpakken en moet je concentreren op drie tot vijf speerpunten. De hoe vraag is bepalend voor de invulling van de reis naar de realisatie van de ‘jongensdroom’ en spitst zich toe op:
· De bemensing
· Organisatie en financiën
· Dienstverleningsconcepten
· Producten en diensten
· Interne- en externe communicatie.
Ik ben er van overtuigd dat kantoren die met het strategisch plan als uitgangspunt investeren in vaktechnische kwaliteit, hun medewerkers, up to date digitale productiemiddelen en marketing, sales en communicatie de winnaars zullen worden in de branche. Deze investeringen dienen als vier schakels in samenhang uitgevoerd te worden.
4. Creëer een winnend partnerteam
De afgelopen jaren was het geen feest voor de meeste accountantskantoren. Teruglopende omzetten, slechtere resultaten en kwaliteitsissues waren aan de orde van de dag. Meestal heeft dit een negatieve invloed op de samenwerking tussen de vennoten. Veelal zie je het verdedigingsmechanisme dat het bij financiële of vaktechnische problemen niet aan ‘jou’ maar aan de ‘ander’ ligt. De spanningen kunnen hierdoor hoog oplopen. Mijn opvatting is dat ‘Rumoer in de Maatschap’ van Jan Wietsma voor veel accountantskantoren herkenbaar moet zijn. Het is belangrijk en getuigt van professionaliteit om door een externe professional een analyse te laten maken van het vennotenteam. Daarbij wordt steeds meer gekeken naar de gedragsstijlen van vennoten aan de hand van een kleurenindeling. Hierdoor ontstaat meer begrip voor elkaars functioneren maar ook inzicht in de kwaliteiten die aanwezig zijn in het team. Sommige kwaliteiten zijn oververtegenwoordigd en op het gebied van ondernemerschap en leiderschap schieten teams vaak tekort. Laten we het hierbij of nemen we de moedige beslissing om hierin verandering te brengen? Zelf ben ik regelmatig bij deze trajecten betrokken en ik zie dat kantoren die gaan voor een optimale mix van gedragskenmerken en persoonlijke kwaliteiten in het vennotenteam een grotere kans op succes hebben. Heb je de ambitie om ‘hoog’ in jouw klasse te spelen dan heb je r een team van kwaliteitsspelers nodig die aanvullend aan elkaar zijn. Heb je alleen maar verdedigers, dan ga je niet scoren. Heb je alleen maar aanvallers dan is het risico groot dat de tegenstander teveel bij jou scoort. Er is dringend behoefte aan professioneel leiderschap en verandermanagementkwaliteiten bij veel accountantskantoren.
5. Zorg voor een marketing- en salesorganisatie
46% van de MKB-accountantsorganisaties heeft geen budget voor marketing en sales. 54% doet niet aan klant- en marktonderzoek. Het CRM-systeem is bij de meeste accountantskantoren ‘een drama’. De website is vaak een gedigitaliseerde folder en ook de portal ontbreekt regelmatig, zelfs bij hele grote kantoren. Het is mijn absolute overtuiging dat veel kantoren op korte termijn een grote inhaalslag moeten doen op het gebied van marketing en sales. Daarbij is het beschikbaar krijgen van e–mailadressen van klanten en prospects het ‘nieuwe goud’. Het hele traject van prospect tot klant moet in een salesfunnel worden ondergebracht zodat er systematisch met hen kan worden gecommuniceerd. Internetmarketing is ‘the new sales’ waarbij alles wat je doet meetbaar is. Het is ook veel goedkoper dan traditionele marketing, beter en sneller schaalbaar. Verder is het erg belangrijk om actief te zijn op social media en dan met name LinkedIn. Marketeer Robert van Geenhuizen schrijft in AV regelmatig over deze onderwerpen. Verdiep u erin en onderneem actie. Er komen steeds meer ondernemers op de markt die niet anders gewend zijn om te functioneren met ondersteuning van digitale hulpmiddelen. Als je daarbij afhaakt ben je ‘out’. Het organiseren van je marketing- en salesorganisatie wil niet zeggen dat je dat allemaal zelf in huis hoeft te hebben. Net zoals een accountantskantoor graag de ‘controller on demand’ wil zijn voor de ondernemer, bestaan er ‘marketeers on demand’ voor accountantsorganisaties. Daarbij heb je voor de contacten een accountmanager die zich in een netwerkorganisatie omringt met specialisten zoals social media experts, websitebouwers, tekstschrijvers, onderzoekers, etc.
In het laatste artikel komen de acties 6 t/m 10 aan de orde.
Drs. S.J. (Hans) Koning, directeur Koning Business Solutions Veranderkracht! en bestuursadviseur/verandercoach/interim-manager bij accountantsorganisaties.
hans@koningbs.nl tel. 0653-649775
https://www.internetconsultatie.nl/aanvullendemaatregelen
Geef een antwoord