Symsys zet sinds 1987 de standaard in reclame- en mediabureau automatisering. Meer dan 300 media-, reclame- PR- en designbureaus maken dagelijks gebruik van het pakket Symsys9. Gezamenlijk verzenden en ontvangen zij per jaar enkele honderden tot vele tienduizenden facturen.
Aart Steenbergen, Senior business consultant bij Symsys, vertelt dat het voor gebruikers van Symsys9 sinds kort mogelijk is om volledig elektronisch te factureren via
eVerbinding. E-facturen kunnen via Symsys9 direct naar de administraties van de klanten worden gestuurd en direct worden ingelezen in het systeem. Steenbergen: ‘E-facturatie maakt nu integraal deel uit van Symsys9 en de werking is bijzonder eenvoudig.’
E-facturatie wordt de standaard
De keuze voor e-facturatie was voor Symsys een logische stap. Alleen al in Nederland sturen bedrijven elkaar per jaar miljoenen facturen en heel vaak nog per post. Maken, versturen, overtikken: dat kost veel inspanning en veel geld. Het is niet zo vreemd dat corporates en grote organisaties steeds vaker efacturen eisen. Steenbergen legt uit: ‘E-factureren is makkelijk, efficiency verhogend en kostenbesparend. De Rijksoverheid accepteert vanaf januari 2017 alleen nog maar e-facturen en Simplerinvoicing is één van de twee opties, naast Digipoort. Onze relaties moeten dit opvolgen en daarom faciliteren we efacturatie in Symsys9. Het committent naar onze relaties is niet alleen te zorgen dat onze software technologisch en qua weten regelgeving altijd actueel is, maar we innoveren ook continu waarmee we onze relaties helpen succesvol te zijn en te blijven. Het gaat overigens niet alleen om het verzenden van e-facturen. Het ontvangen van e-facturen is minstens zo belangrijk. Sommige relaties hebben per jaar te maken met tienduizenden inkoopnota’s. Die documenten automatisch ontvangen én automatisch laten boeken levert een aanmerkelijk efficiency-voordeel op. Daarom faciliteren we ook al direct het ontvangen van e-facturen met Symsys9.’
Simplerinvoicing
Symsys heeft met Simplerinvoicing een brede standaard gevonden die de stap naar e-factureren, zowel aan de ontvangende als verzendende kant, mogelijk maakt. Het is ook een standaard die door een groot aantal boekhoudpakketten wordt gevolgd. Voor het veilig en betrouwbaar sturen van e-facturen aan grote (internationale) bedrijven en overheden ondersteunt Symsys ook het Europese PEPPOL transport protocol.
Grote impact
Steenbergen ziet dat e-facturatie vooral grote impact zal hebben op de mediabureaus. Zij verwerken zowel aan de uitgaande als de inkomende kant zeer veel facturen. Een aantal van hen is inmiddels ook bereikbaar via het Simplerinvoicing-netwerk. Hij verwacht dat deze partijen op termijn veel voordeel zullen hebben van e-facturatie, maar merkt daarbij op dat ze intern nog wel de nodige stappen zullen moeten nemen.
Zeer eenvoudige werking
Inmiddels is e-facturatie volledig in Symsys9 geïntegreerd en werkt het zeer eenvoudig. ‘Sommige relaties hebben jaarlijks te maken met tienduizenden inkoopnota’s. Die automatisch ontvangen én automatisch laten boeken levert een aanmerkelijk efficiencyvoordeel op.’
Steenbergen: ‘Waar het gaat om verkoopfacturen geef je per klant aan of e-facturatie de bedoeling is. Facturen worden onveranderd gemaakt en zo nodig (digitaal!) goedgekeurd.’ Vóór en tijdens het factureringsproces kunnen bijlagen worden toegevoegd, zoals PO’s, getekende procuraties. Daarmee zijn facturen verzendklaar. Als verzenden als e-factuur is ingesteld. gebeurt dit volledig automatisch, met een PDF van de factuur en eventuele andere bijlagen. Het platform van eVerbinding zorgt dat de factuur bij de klant terecht komt en kan hiervan een notificatie terug geven.
Inkoopnota’s worden in het boekingsprogramma via een knop ‘opgehaald’ en meteen geboekt. Leveranciers worden herkend aan IBAN, KvK- of btwnummer. Als het factuurbericht een ordernummer bevat, wordt de inkoop direct op het project- of mediaorder geboekt. Bedrijfskosten worden geboekt op de grootboekrekening die bij de leverancier is aangegeven. Als deze gegevens ontbreken wordt op een tussenrekening geboekt. Indien de leverancier niet wordt herkend volgt een foutverslag. Wanneer facturen eerst moeten worden goedgekeurd treedt het workflowsysteem van Symsys9 in werking die taken uitdeelt aan betrokkenen. De meegezonden factuur wordt automatisch opgeslagen in het dossier van de leverancier en kan op alle relevante plekken worden bekeken. Simpeler kan het niet.
Klant aan het woord
Eén van de relaties van Symsys is Publicis One, onderdeel van Publicis Group. Onder de verzamelnoemer Publicis One vallen onder meer de mediabureaus en diensten van Starcom, Moxie ZenithOptimedia, LiquidThread, MediaVest, Perfomics, AOD DMX en Vivaki Exchange. Finance Director Media Dirk Jan Theijn: ‘E-invoicing speelt helemaal in op onze behoefte om de grote stroom inkoopfacturen veel optimaler te verwerken. Het gaat bij ons om tienduizenden facturen per jaar en hiermee maken we een grote efficiencyslag. Maar ook omgekeerd kunnen wij onze klanten heel eenvoudig UBL-facturen sturen. Sommige klanten accepteren alleen maar e-facturen en dit aantal neemt snel toe. Ik ben blij dat met Simplerinvoicing een standaard voor e-invoicing bestaat. En blij met Symsys die dit heel voortvarend heeft opgepakt en de functionaliteit volledig in Symsys9 heeft geïntegreerd. Als eerste stap, want andere digitalisering van arbeidsintensieve processen zoals voor orderstromen, goedkeuringen van klanten compleet met PO’s staat op stapel.’
Verder innoveren
Het stopt voor Symsys niet bij de e-factuur. Steenbergen: ‘Er kan meer in de vorm van eberichten. Zo denken we aan verdere integratie van bijvoorbeeld opdrachten aan leveranciers, bevestigingen hiervan, getekende procuraties en inkoopopdrachten van klanten. We gaan steeds verder met de digitale werkelijkheid en die gaat een stuk voorbij aan e-mail en dergelijke. Zoals gezegd: continu innoveren is committent aan onze relaties.’
Voor iedereen
Symsys9 vereist geen extra licentie voor e-factureren met Simplerinvoicing. E-facturatie zal klanten als additionele functionaliteit aangeboden worden. Op dit moment alleen nog aan mediabureaus, maar later dit jaar voor alle klanten. Binnen Symsys9 is nu eerst verzenden en ontvangen en verwerken van efacturen volledig mogelijk gemaakt. Zo kunnen zelfstandigen en kleinere leveranciers hun e-facturen opmaken en verzenden via de facturatietool van het eVerbinding- platform. eVerbinding biedt daarnaast ook de mogelijkheid om een per e-mail ontvangen PDF-factuur naar eVerbinding “door te sturen” die er dan automatisch een e-factuur van maakt. Op deze manier dekt Symsys de long tail af en is het voor iedere leverancier mogelijk om een efactuur aan te leveren en te ontvangen.
Download hier de case-everbinding-symsys
Geef een reactie