5 valkuilen bij een BTW-aangifte

De laatste BTW-aangifte over 2016 – de 31e moet het echt afgerond zijn – vraagt meer oplettendheid dan de voorgaande. Volgens BTW-specialist Carola van Vilsteren onderschat de gemiddelde ondernemer de risico’s die hij loopt bij fouten. Hier ligt een mooie rol voor de adviseur. Piece of cake toch, zelf de BTW-aangifte doen? Zo denken veel ondernemers erover. Maar gaandeweg kan het parcours veranderen in een mijnenveld, want de BTW-wetgeving is gecompliceerd. Dit artikel is onderdeel van een tweeluik. Vorige week verscheen het artikel ‘BTW-aangiftes slim inrichten levert veel op voor klant en kantoor,’ waarin de procesmatige ICT-kant van de BTW-aangifte wordt behandeld. Dit artikel gaat in op de fiscale vaktechniek.
De adviseur is zijn klant echt van dienst als hij nog eens zorgvuldig de tricky vragen en antwoorden naloopt. Liever iets bovenop de rekening dan een nabrander in de vorm van een naheffing of boete. Van Vilsteren, directeur van van vilsteren BTW advies in Heelsum, loodst ons langs de valkuilen van het aangifteformulier:

1. Prestaties binnenland

Mijn ervaring is dat 1b Leveringen/diensten belast met laag tarief door sommige ondernemers nogal losjes wordt toegepast. De ondernemer moet beseffen dat hij aannemelijk dient te maken waarop hij dat lage tarief baseert. Op het moment zelf is dat veel eenvoudiger dan achteraf. De boeken en bescheiden moeten echt op orde zijn. Een voorbeeld uit onze praktijk, van een klant die anti-doorligmatrassen verkoopt, laat zien hoe nauw het luistert. De rechter kwam eraan te pas om te beoordelen of op deze prestatie onder 6 of 21% BTW-tarief toegepast moest worden. De klant vond dat het 6% moest zijn, omdat in zijn ogen sprake is van medische hulpmiddelen. Of dat terecht is, is gemakkelijker aannemelijk te maken als ten tijde van de verkoop al de bewijslast verzameld wordt. In dit geval door de klant die een anti-decubitis matras koopt, bij de aankoop als een verklaring te laten invullen dat hij medische klachten heeft. Vijf of zes jaar later is dat waarschijnlijk moeilijk te herstellen. Ander voorbeeld: een bloemist. Op bloemen geldt het 6 procenttarief, maar bij de zijdebloemen of samengestelde producten als kerststukjes niet.
Het hokje 1d Privé-gebruik vraagt bij de laatste aangifte van het jaar veel aandacht. Met als meest bekende voorbeeld privégebruik van de auto. Behalve als er een eigen bijdrage is, want dan moet er wat ingevuld worden bij vraag 1a. BTW voor een auto zonder eigen bijdrage wordt gecorrigeerd in vraag 1d. Bij toepassing van het forfait dient 2,7% x de catalogusprijs aan BTW afgedragen te worden. Wanneer vier jaar zijn verstreken nadat de ondernemer de auto is gaan gebruiken, geldt een forfait van 1,5% x de cataloguswaarde. Is er sprake van een eigen bijdrage dan moet er 21/121 x de eigen bijdrage worden afgedragen bij 1a!
Van belang zijn verder eventuele correcties privégebruik, in te vullen bij 1d. Eenmanszaken die opereren vanuit een woon/werkpand, moeten kosten voor water, gas, licht verdelen in een zakelijk en privé deel. Landbouwers vormen een speciale categorie. Voor hen gelden nieuwe normen voor eigen gebruik van gangbare agrarische producten en voor energiekosten.
Bij 1e wordt van alles ingevuld wat daar niet hoort. Ondernemers die vrijgestelde prestaties verrichten – journalisten, welzijnswerkers of medici bijvoorbeeld – vullen hier bijvoorbeeld nogal eens de vrijgestelde omzet in, omdat ze de omzet op het aangiftebiljet willen aansluiten met die in de boeken. Dat is niet de bedoeling. Omzet die in de aangifte niet sluit met de omzet in de boeken moet je via een rondrekening weer aansluiten, met aparte BTW-codes.

2. Verleggingsregeling binnenland

2a. Leveringen/diensten waarbij de heffing van omzetbelasting naar u is verlegd; het ‘spiegelbeeld’ van vraag 1e. Degene die de BTW verlegt zet het hier neer, degene naar wie het is verlegd moet het aangeven bij 2a en de BTW dan weer terugvragen bij vraag 5b, indien er recht is op aftrek voorbelasting. Als de ondernemer een factuur krijgt waarbij de BTW naar hem verlegd had moeten zijn, maar waarbij dit verzuimd is, dan kan de aftrek van BTW worden geweigerd door de Belastingdienst. Als de factuur is geaccepteerd door de ontvanger, ligt daar het risico. Is BTW ten onrechte verlegd, dan ligt het risico bij de leverancier en kan de Belastingdienst daar naheffen.
Zijn er twijfels over binnenlandse verlegging, dan moeten die voorgelegd worden aan de inspecteur van de opdrachtgever, dus de ontvanger van de factuur. Deze inspecteur beslist in gevallen waarin inspecteurs het niet met elkaar eens zijn. Verkeerd of onterecht verleggen houdt grote risico’s in. We zien regelmatig verkeerde toepassing, met als gevolg naheffingen.

3. Prestaties naar/in het buitenland

3a betreft buiten de EU, 3b binnen de EU. Voor leveringen mag het 0%-tarief toegepast worden, maar ook hier geldt dat er in de administratie de bijbehorende boeken en bescheiden aanwezig moeten zijn. De adviseur geef ik de tip om een steekproefje te doen op bijvoorbeeld de grootste facturen, om te beoordelen of de nodige documenten er zijn. Dat zijn er heel wat! De CMR-vrachtbrief, die drie keer getekend moet zijn: door degene waar de goederen afgehaald worden, door de transporteur en door de afnemer. Zo niet, dan moet er een afhaalverklaring zijn.
Buiten de EU moeten er douanedocumenten zijn. In beide gevallen geldt dat er een audittrail moet zijn, waarbij kilo’s en aantallen op de diverse documenten aansluiten. Verder moet het aantal colli’s te volgen zijn. Betaling en bestelling moeten uit het buitenland komen. De ondernemer moet aannemelijk maken dat de goederen daadwerkelijk naar het buitenland zijn gegaan. Vaak gebeurt dat door een afnemersverklaring. De complete audittrail moet te volgen zijn. Door op de CMR-vrachtbrief het factuurnummer te zetten of op de factuur het CMR-vrachtbriefnummer is dat gemakkelijk in de administratie vast te leggen. Daarnaast moet er binnen de EU altijd nog het BTW-identificatienummer zijn. Dat moet op de website van de Belastingdienst gecontroleerd worden. Een printje of een download van die controle hoort hier ook bij.
Hier ligt voor de adviseur echt een rol om de administratie zo in te richten, dat alle gegevens juist worden opgeslagen en bewaard. Is er geen sprake van goederen, maar van diensten, dan hoort op de factuur vermeld staan, welke dienst het betreft.
Business to business dienstverlening aan buitenlandse opdrachtgevers wordt belast in het land waar de opdrachtgever gevestigd is. Maar deze hoofdregel kent uitzonderingen, onder andere diensten met betrekking tot onroerende zaken, diensten die betrekking hebben op het toegang verlenen tot evenementen, sportwedstrijden, seminars en congressen, of verhuur van vervoermiddelen voor maximaal 30 dagen.
Bij 3a geeft de invuller uitsluitend leveringen aan; bij 3b zowel leveringen als diensten. Dat betekent dat alle diensten buiten de EU niet op het aangiftebiljet komen.
De Belastingdienst kan bij voornoemde gevallen vinden dat er wel BTW berekend had moeten worden, omdat het niet vermelden van BTW op de factuur onvoldoende aannemelijk is gemaakt. Als hier discussie over ontstaat heeft de ondernemer een groot probleem, want dan gaat het om 21% of 6%, in plaats van 0%. Nogmaals: check aan het eind van het jaar steekproefsgewijs of alle documenten er zijn!

4. Prestaties uit het buitenland aan u verricht

Het spiegelbeeld van vraag 3, voor buitenlandse inkopen aangeven. Bij 4a horen de inkopen buiten de EU, bij 4b de inkopen binnen de EU. Bij 4a zowel leveringen als diensten aan. De leveringen van buiten de EU horen alleen op het aangiftebiljet als de ondernemer van de Belastingdienst een artikel 23 vergunning heeft voor verlegging bij invoer. De ondernemer doet dan wel invoer-aangifte bij de douane, maar hoeft de BTW niet bij de douane te betalen. De BTW moet dan bij vraag 4a in de linker kolom worden ingevuld. Zonder artikel 23 vergunning moeten leveringen van buiten de EU worden aangeven bij de douane-expediteur en betaald.
Adviseurs moeten bij vraag 4 goed doorvragen of de klant weleens inkoopt in het buitenland. Dat komt vaker voor dan vroeger. Om het te illustreren: vroeger kocht een school of een non profit vrijwel alles in Nederland en was er geen vuiltje aan de lucht. Maar tegenwoordig hebben we internetverkoop en is het niet ongebruikelijk even een softwareprogrammaatje te downloaden in het buitenland. Daar moet dan wel BTW op betaald worden.
Voor leveringen hoeft de eerste € 10.000,- niet aangegeven te worden; diensten moeten direct aangegeven worden.
Alles wat bij vraag 4a of 4b is aangegeven, maar teruggevraagd worden bij 5b, als er recht op voorbelasting is. Het risico op vergeten van een BTW-afdracht zit met name bij die ondernemers die geen of maar gedeeltelijk recht op aftrek voorbelasting hebben.

5. Voorbelasting, klein ondernemersregeling, schatting en eindtotaal

Een beetje een ondergeschoven kindje naar mijn idee. Ondernemers vragen gemakkelijk BTW terug, maar beseffen soms onvoldoende dat facturen aan alle factuurvereisten moeten voldoen. Is dat niet zo, dan mag de belastingdienst voorbelasting weigeren.
Bij 5b in de laatste aangifte van het jaar komt ook de BUA-correctie, voor verstrekkingen aan personeel en relaties. Denk aan een gezamenlijk kantoorlunch, een personeelsfeestje of chocoladeletter. Gaat het om meer dan €227,- exclusief BTW per persoon per jaar, dan moet die ook verwerkt bij 5b. Druk als adviseur de ondernemer op het hart ook de bescheiden die hierop betrekking hebben, goed te documenteren. Sommige ondernemers kiezen er vanwege al die rompslomp voor, niet alle BTW op personeelsverstrekkingen terug te vragen. Dat is ook een oplossing.
Yvonne Jansen

Lees ook:  BTW-aangiftes slim inrichten levert veel op voor klant en kantoor

Meer weten over Exact?