Handsfree boekhouden

Kijk mama, zonder handen! Software en robots kunnen steeds meer van het repetitieve werk in administraties overnemen. Medewerkers van accountants- en administratiekantoren houden zo meer tijd en aandacht over voor analyses, controles en, niet te vergeten, contact met hun klanten. ‘No hands accounting’ is de naam die Exact eraan geeft.

Piekbelasting, en dat elk kwartaal opnieuw. Elk accountants- of administratiekantoor kent de hectiek van die periode. ‘Informatie wordt op het laatste moment aangeleverd, of er moet achteraan gezeten worden,’ zegt Arjen Nijdam, Product Marketing Manager Accountancy bij Exact. ‘Bonnetjes en facturen blijven liggen of raken zoek. En binnen accountantskantoren weet men niet beter of er moet kort voor de kwartaalafsluiting extreem hard getrokken worden aan het tijdig de deur uit doen van alle aangiftes.’

Factuurdatum

Het kan volgens Nijdam anders, sneller vooral. ‘Uit eigen onderzoek blijkt dat er grote verschillen zijn tussen de factuurdatum en het moment dat zo’n factuur geüpload wordt in Exact Online. We hebben dat vanuit twee optieken bekeken, vanuit de accountant en vanuit de ondernemer.  We zien dat de helft van de accountants pas na 30 dagen een factuur inboekt in Exact Online.’
Het op het laatste moment aanleveren kan problemen opleveren, want sommige facturen zijn complex. Best lastig als je daar kort voor deadline nog vragen over moet stellen. Je bent als kantoor beter af, als je informatie gestructureerd ontvangt en de werkzaamheden en de bezetting evenwichtig kunt spreiden.’

Factureren verwerken

Scan & Herken werkt met Optical Character Recognition-technologie (OCR). Het échte e-factureren gebeurt op basis van UBL (Universal Business Language). Een machine to machine-proces, dat zowel accurater (lees: niet foutgevoelig) als sneller is. Maar beide oplossingen versnellen het facturatieproces aanzienlijk, zegt Nijdams collega Martijn Boeser (Product Manager Accountancy bij Exact). ‘Meer dan 80% van alle inkoopfacturen wordt nu nog handmatig verwerkt. We zien dat Scan & Herken zorgt voor 87% tijdbesparing bij het verwerken van facturen.’ Het procesautomatiseren kan op meerdere manieren. OCR ‘leest’ in gescande pdf’s en printjes kop- en regelgegevens, die vervolgens omgezet worden naar UBL. ‘Een tussenvorm tussen papier en het echte digitale factureren UBL, met als nadeel dat er nog steeds handmatig werk bij komt kijken,’ aldus Boeser. Hij juicht het automatisch uitwisselen van facturen in UBL tussen leveranciers en klanten toe. Maar het enthousiasme is vooralsnog minder groot dan in veel branches gehoopt werd, weet hij. Ondanks de stap die de rijksoverheid zette, door facturatie via UBL van al z’n leveranciers, van multinational tot ZZP’er, te eisen. De versnelling waaraan die maatregel zou moeten bijdragen, bleef uit. ‘De adoptiegraad van UBL is in Nederland nog laag, terwijl we het verkeer met Scan & Herken zien toenemen.’

Faciliteren

Willen accountants hun klanten ‘om’ krijgen, dan moeten ze het e-facturen en Scan & Herken vooral faciliteren. Nijdam: ‘Dan is het zaak ervoor te zorgen dat je het als accountant voor klanten heel laagdrempelig maakt om informatie aan te leveren. Bijvoorbeeld met een mobiele app waarmee bonnetjes, die vaak verdwijnen in een hoekje van de portemonnee of in een lade, meteen gefotografeerd kunnen worden. Of door ondernemers een omgeving te bieden waarin wij of een andere partij facturen makkelijk kunnen uploaden. Er zijn ook accountants die scanners plaatsen, om te bevorderen dat het inscannen van facturen direct na binnenkomst wordt afgehandeld.’ Het best werkt het volgens hem als cliënten overtuigd raken van de voordelen van een up to date administratie. ‘De accountant kan de ondernemer voorhouden dat een bijgewerkte administratie direct inzicht geeft in wat het bedrijf op dat moment doet. De ondernemer kan op basis van dat inzicht betere beslissingen nemen en de accountant kan beter adviseren. Bijvoorbeeld door de ondernemer erop te wijzen dat er een serieus cashflowprobleem aankomt, waardoor het misschien beter is een order naar voren te halen. De ondernemer ziet een opportunity en wil van de accountant weten of hij die kan benutten. Of hij wil een auto kopen en vraagt zich af of hij zich dat kan permitteren. Geen idee, zegt de accountant, want hij beschikt niet over alle facturen.’

Hybride model

Exact gaat de komende tijd veel energie steken om de populariteit van UBL te vergroten, zonder Scan & Herken te discrimineren. Nijdam: ‘Als onze klanten aangeven dat ze voortaan in UBL-facturen willen versturen of ontvangen en we merken dat dit ook aan leverancierszijde wordt omarmd, zullen wij ons best doen een voortrekkersrol te spelen. En we zullen met andere partijen praten om voor elkaar te krijgen dat zij ook aanleveren via dat platform.’
Exact bouwt volgens Boeser aan een gateway, waar alle facturen binnenkomen. ‘Een hybride model, waarbij het voorlopig niet uitmaakt in welk formaat er aangeleverd wordt; gescand, een pdf of een UBL, of misschien nog een wel ouder formaat. Zie het als een doorgeefluik, dat ervoor zorgt dat het juiste boekingsvoorstel in jouw administratie terecht komt.’ Volgens hem worden slimmigheden ingebouwd om het boekingstraject te vergemakkelijken en verbeteren. Zo levert een robot boekingsvoorstellen. Want zo helder is het niet altijd of een factuur op de juiste plaats in de boekhouding landt.

500 flessen wijn

Om dat te illustreren komt Nijdam met een voorbeeld van een ondernemer die 500 flessen wijn bestelt. Die kan daar verschillende bestemmingen voor hebben: een bedrijfsborrel of relatiegeschenk, kerstpakket voor de eigen medewerkers of handelsdoeleinden. De robot gaat aan het werk om de factuur te koppelen aan een bestelling, order of contract, en doet voorstellen die hij uitdrukt in percentages die de waarschijnlijkheid aangeven. Aanvullend is een goedkeuringsfunctionaliteit in voorbereiding, waarmee inkoopfacturen betaalbaar kunnen worden gesteld. ‘Op basis van eerdere data gaat de robot kijken hoe groot de kans is dat de wijn als catering, voorraad of marketing moet worden geboekt. Voor de accountant heeft dat als voordeel dat hij minder vraagposten en correctiewerk heeft, en dat posten vaker meteen goed staan. Dat bespaart een hoop tijd op een moment dat die toch al schaars is.’