Gebruik moderne technologie binnen accountantskantoor ligt voor het oprapen

Dave de Rover is een no nonsense type. Welke stappen kun  je nu direct binnen je kantoor maken met de software die je gebruikt en welke kansen liggen er direct binnen handbereik? Dat vindt hij minstens zo relevant als de grote discussies over blockchain, no hands accounting en over wat er straks technologisch allemaal mogelijk is. Praktisch moet het zijn.
Dat is voor Dave de Rover, Senior Partner Cloud Solutions, bij Exact een belangrijk uitgangspunt. Dat betekent dat hij een meer dan gemiddeld beeld heeft over wat er nu op het gebied van software al is, wat daarmee kan en wat in de toekomst in het verschiet ligt. Het betekent dat een gesprek met hem niet begint met vergezichten over de toekomst. Niet dat hij daar niet in gelooft, maar het komt bij de gebruikers (nog) niet op de eerste plaats. Maar wat dan wel?

Software Ecosystemen

Eigenlijk is het een ander woord voor optimaal kunnen samenwerken en integreren. De Rover is er dan ook heilig van overtuigd dat daarin de toekomst van softwaremakers besloten ligt: voordat we in de toekomst klaar zijn om de vruchten van Big Data en Artificial Intelligence te kunnen plukken moeten we als keten onderling zorgdragen voor gestructureerde en gestandaardiseerde data uitwisseling. ‘Goede cloud accountingsoftware moet hier de spil in vormen’.
Dit betekent aan de ene kant dat diverse software naadloos op elkaar aan moet sluiten en aan de andere kant dat de basishygiëne van de boekhouding zelf excellent moet zijn. Standaardisering en API’s (connectiviteit tussen verschillende software) zijn daarbij volgens hem de toverwoorden. Pas dan staat de klant centraal.

De basis

De basis is altijd een goed boekhoudpakket. Dat is tegenwoordig cloud based en voorzien van steeds meer mogelijkheden voor online samenwerking tussen ondernemer en accountant. Het is een pakket waarmee steeds meer mogelijk wordt aan koppelingen met andere informatiesoorten. Maar de accountingsoftware ‘de pizzabodem,’ zoals hij het noemt en de kwaliteit daarvan mag niet uit het oog worden verloren. ‘Ga eerst maar de beschikbare basisfaciliteiten succesvol inzetten,’ is zijn stelling. Dat betekent dat accountants in het gebruik van software ten behoeve van kantoor en cliënt in zijn ogen terug moeten naar de basis van hun vakkennis. ‘Omarm de templatefilosofie. Denk na over het grootboekrekeningschema en de rubricering in een administratie. Selecteer welke gegevens je automatisch mee wil nemen. Stel controles in op financiële KPI’s, op grootboekrekeningniveau om de hygiënefactor zo hoog mogelijk te krijgen. Ga met iedere ondernemer/klant in gesprek om het basisniveau van zijn administratie op een zo hoog mogelijk niveau te krijgen en bepaal welke mate van gegevensautomatisering mogelijk is op basis van de in gebruik zijnde softwareoplossingen en mogelijkheden bij de klant.’ We zien dat nog steeds niet iedereen standaard een bankkoppeling of kassakoppeling activeert. Ook facturen kunnen al jarenlang direct worden aangeleverd in de klantadministratie. Er liggen nog zoveel basale quick-wins voor veel kantoren.
Het is een boodschap die hij zich ook persoonlijk aantrekt. Hij stelt dan ook dat softwareleveranciers dit verhaal lang niet altijd voldoende communiceren. In het verlengde daarvan ligt dus het meer kunnen doen met de gegevens die nu al in de administratie van een ondernemer besloten liggen. En dan gaat het om analyse en signaleringen die gemaakt kunnen worden door data vanuit verschillende applicaties te koppelen: salaris en grootboek, grootboek en fiscale aangiften, voorraad en grootboek. Dit zijn slechts een aantal voorbeelden die al veelvuldig worden ingezet door kantoren. Door dit soort koppelingen tot stand te brengen kunnen ondernemer en accountant meer en beter met elkaar samenwerken.

Financiële en niet-financiële informatie

Volgens Dave de Rover ligt daar nog veel onontgonnen terrein en dus ook mogelijkheden en kansen. ‘De focus op pure financiële data is één ding. Het volgende is een echte koppeling van financiële en niet financiële data. Denk dan aan omzetinformatie desgewenst op detailniveau: omzet per medewerker, per artikelgroep, per locatie, operationele data uit voorraadsystemen enz. Dashboards zoals van Ezora, Beegua en Comandi leveren deze inzichten.’

Best of breed

De Rover is – het zal niet verbazen – voorstander van een ‘best of breed’ benadering. ‘Kantoor gebruik de software van jouw keuze.’ De techniek is daar volgens hem ook klaar voor. Essentieel is dan wel dat partners in zo’n keten op elkaar aansluiten. Zowel op gebied van techniek als autorisatie- en datasecuritybeleid. Nu ziet hij nog dat kantoren in de praktijk soms tientallen verschillende softwareprogramma’s gebruiken die niet of onvoldoende op elkaar aansluiten. En dat is jammer want er is al veel mogelijk. Leveranciers van o.a. fiscale software, analyse software, rapportagesoftware, webshops, kassa-systemen en management dashboards werken met ons samen om onderwater één digitale snelweg te vormen. Het biedt kantoren de mogelijkheid om maatwerkproposities ten behoeve van hun klanten uit te werken en de cliënten op een hoger niveau te krijgen. Daar wordt iedereen beter van.

Digitaal business platform

Juist hier ziet De Rover kansen voor kantoren. Samenwerken binnen Exact Online doe je al in een geïntegreerde omgeving. Het inrichten van administraties en te rapporteren kengetallen, je kunt afstemmen wie wat doet. Neemt de accountant de administratie over of komt er een verdeling van werkzaamheden tot stand? De gekozen combinatie maakt niet uit want een digitaal business platform faciliteert dit. Op individueel niveau bepaal je met de klant de wijze waarop je samenwerkt en wie wat voor zijn rekening neemt.’
Het uitbouwen van dit digitale business platform gaat verder. Fintech-oplossingen zorgen er straks voor dat een ondernemer direct met gegevens vanuit Exact Online een rekening-courantkrediet kan aanvragen.
Daar houdt het niet op. Centraal staat het streven om accountants – mede gefaciliteerd door software van Exact – het gesprek te kunnen laten aangaan met verschillende type ondernemers: voorraadverschillen in retail, ticketing systemen voor servicedesks, declaratietools en urenregistratie voor de advocatuur. ‘Wij werken naar geen-nee-verkopen. Dat doen we met onze eigen ondernemers- en accountancyoplossingen en samen met onze App Partners.
Als er geen standaardoplossing beschikbaar is, dan hebben we een platform waarin we partijen aan elkaar kunnen koppelen. Voor het koppelen van bijv. een webshop aan Exact Online is geen duur maatwerk nodig. Ons App Center telt 165 partners en meer dan 225 koppelingen. Allemaal gefaciliteerd vanuit de pizzabodem.’

Werkt het?

Op dit moment zijn een kwart van alle door accountants gevoerde boekhoudingen in Exact Online gekoppeld met een partner applicatie! Dit is al een aantal om trots op te zijn (automatische bankenkoppelingen niet meegeteld). En dit aantal groeit dagelijks. Binnenkort komt er een geheel vernieuwd en meer gebruiksvriendelijk App Center. Daarnaast blijven nieuwe technieken belangrijk, Exact heeft recentelijk Exact Online Webhooks gelanceerd (een aanvulling op de Exact Online Rest API). Deze webhooks stellen partner applicaties in staat om aan realtime gegevensuitwisseling met Exact Online aan te gaan door als het ware een abonnement te nemen op specifieke wijzigingen binnen de Exact Online administratie. Als er bijvoorbeeld een grootboektransactie wordt gecorrigeerd in Exact Online dan wordt je rapportagetool direct bijgewerkt, zodat deze altijd de juiste cijfers weergeeft.

Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy