Boekhouden maar dan slimmer en efficiënter. No hands accounting: Artificial Intelligence en Machine Learning

Moderne technologie, zoals Artificial Intelligence en Machine Learning, komt steeds dichter bij de accountantspraktijk. Het resultaat: boekhouden wordt eenvoudiger, zorgvuldiger, sneller, kent minder fouten, spookfacturen worden afgevangen en oneigenlijke boekingen voorkomen. Voor de ondernemer betekent dit dat hij/zij beter kan sturen op cijfers. Voor de accountant betekent het betere service verlenen, minder vraagposten en slimmer en sneller – kostenbesparend –  werken. Martin van Vliet en Remko Weijers van Exact leggen dit uit.Het is niet moeilijk om voorspellingen te doen over de toekomst van ICT en accountancy. Die voorspellingen gaan vaak hand in hand. Routinematig werk wordt verder geautomatiseerd en verdampt. De accountant moet zijn rol en dienstverlening verbreden en verdiepen. Hij moet de ondernemer meer ondersteunen en adviseren om relevant te blijven. Maar….

#hoedanprecies?

In gesprek met Remko Weijers en Martin van Vliet van Exact over de toekomst van accountingsoftware. Je verwacht een gesprek, doorspekt met termen als Robotic Accounting, Machine Learning en Artificial Intelligence. Dat valt mee. Het gaat vooral over modern boekhouden. Exact gebruikt de term ‘No hands accounting’ om aan te geven dat handmatig ingrijpen in de boekhouding van een klant steeds minder noodzakelijk wordt. Het (boekhoud)systeem leert, komt met suggesties en verwerkt vervolgens op basis van de eerdere ervaringen de boekingen steeds meer als vanzelf. In plaats van dat de accountant beslisboompjes maakt om bepaalde boekingen aan de juiste grootboekrekening toe te wijzen, gaat het nu een aantal stappen verder. Het boekhoudsysteem stelt een beslisboom voor op basis van eerdere boekingen, vergelijkbare transacties bij andere ondernemingen en de context van een onderneming. Is het bijvoorbeeld horeca, dienstverlening, groothandel of een bouwbedrijf? De beslisboom zit niet vooraf ingebakken in de software. Moderne software is zo slim ingericht dat het nieuwe beslisbomen kan genereren op maat van de individuele ondernemer. ICT’ers noemen dat Machine Learning en Artificial Intelligence. Voor de gebruikers resulteert het in sneller, slimmer en nauwkeuriger boekhouden.

Voorwaarden voor succes

Dat komt echter niet vanzelf, stellen zowel Martin van Vliet als Remko Weijers, respectievelijk Principal Product Marketing en Senior Functioneel Design bij Exact. Voordat het zover is, moet wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan. En die zijn deels afhankelijk van ICT, maar ook van het gedrag van de ondernemer en zijn accountant.
Martin van Vliet: ‘Real time invoicing, real time banking en vervolgens robot accounting zijn wel de drie pijlers om dit tot een succes te maken.’  Het uiteindelijk doel is ‘no hands accounting’, oftewel boekhouden met een minimaal aantal menselijke handelingen en interventies. ‘Denk eens aan het terugbrengen van het aantal vraagposten aan het einde van elk kwartaal. Hoeveel tijd en geld kost dat bij een accountantskantoor? Dat gaat vaak rechtstreeks ten koste van de marge van het kantoor.’ Maar er is meer. No hands accounting moet ook betere en snellere service opleveren.

Het begint bij inrichting

Real time banking en real time invoicing zijn essentieel, omdat een administratie altijd bij moet zijn. Dat betekent– zeker bij ondernemingen waar meerdere in- en verkooptransacties per dag plaatsvinden – dat een administratie continu gemonitored moet worden.

Niet één keer per week, per maand of per kwartaal de bankafschriften inlezen, maar dagelijks. Het liefst nog meerdere malen per dag. Real time invoicing moet ervoor  zorgen dat het opstellen, autoriseren en boeken van facturen in één systeem plaatsvindt en niet leidt tot papieren stapeltjes op iemands bureau of onbeantwoorde e-mails in iemands mailbox. En pas daarna kunnen innovaties als Robotic Accounting en Artificial Intelligence echt hun werk doen. Van Vliet is hier ook heel stellig: ‘Van robotica wordt de klant niet beter. Waar hij wel beter van wordt, is wanneer hij iedere dag op zijn telefoon ieder bonnetje meteen kan fotograferen/scannen en zijn administratie inschieten. Dan is ook de context van zo’n bonnetje helder en de kans vele malen groter dat zo’n bonnetje altijd op de juiste plek, op de juiste rekening wordt geboekt. Dan is hij van het gedoe af.’ Dat is ook de reden waarom facturen real time, of ten minste één keer per dag, en de bankrekening vier keer per moeten worden bijgewerkt. Pas dan kijkt een ondernemer niet meer naar zijn bank app, maar naar zijn accountants app om te weten hoe hij ervoor staat.’

Betrokkenheid ondernemer en accountant

Dat is ook goed voor de customer lock-in, oftewel de betrokkenheid van de ondernemer bij zijn accountant. Real time banking en invoicing is daarvoor essentieel. Niet één keer per maand controleren op spookfacturen, maar real time. En niet daarvoor een vinkje aan moeten zetten, maar het vinkje staat altijd aan. Dergelijke vormen van monitoring bieden nog veel meer voorbeelden. ‘Stel je voor dat de ondernemer begint met het uitleveren van een bestelling – de vrachtwagen staat op het punt van vertrekken – en dan blijkt dat de besteller net gisteren surseance van betaling heeft aangevraagd? Of de onderneming heeft het afgelopen kwartaal heel goed gedraaid. En heeft een surplus in kas, dat een maand geleden toch net fiscaal wat gunstiger had kunnen worden besteed? Pech, wanneer een administratie, zoals relatief vaak in het MKB, in feite maar één keer per kwartaal goed bekeken wordt.’ Remko vult aan: ‘Om deze en vergelijkbare situaties, foute boekingen en financieel verlies voor de ondernemer te voorkomen, hebben we ook inmiddels meerdere filters in onze software ingebouwd. Onze software is gekoppeld aan bijvoorbeeld het KvK-register, zodat we informatie over faillissementen tijdig kunnen signaleren. In onze database hebben we de rekeningnummers van geldezels – het financiële equivalent van katvangers voor registratie van dubieuze kentekens van auto’s (red.) – opgenomen. Dat zijn rekeningen waaraan je in ons systeem niet kunt betalen! Dat hebben we onmogelijk gemaakt.’ Remko verwijst graag naar de meer dan 320.000 administraties die in Exact aanwezig zijn en de inmiddels miljarden boekingen die daarin hebben plaatsgevonden. Dat vormt een gezonde basis om daadwerkelijk meters te kunnen maken met Machine Learning, Artificial Intelligence en uiteindelijk no hands accounting.

Software neemt inrichtingstaken over

Remko: ‘Natuurlijk kun je in administraties regels aanmaken waaraan transacties moeten voldoen. Voor facturen x of y mag het bedrag nooit hoger zijn dan € 1.000. Als je dat bij 100 administraties van je klanten moet inregelen, heb je wel veel werk. Wat Artificial Intelligence doet, is het herkennen van dit soort regels. AI ziet zelf dat een bepaalde boeking van meer dan € 1.000 een afwijking is in een bepaalde administratie, terwijl dit in een andere administratie normaal kan zijn. Eerder moest je dat doen bij de invoer of achteraf bij een controle. Dat kan natuurlijk ook, maar als het een echte fout is, is het te laat en ontstaat er financiële schade. Artificial Intelligence herkent afwijkende patronen zonder dat daar expliciet rekenregels voor zijn vastgesteld.’ Op grote schaal is dat volgens Remko ook helemaal niet te doen, om dergelijke regels zelf toe te wijzen. Voorbeelden maken duidelijk dat Artificial Intelligence en Machine Learning inmiddels dicht bij de praktijk staan.

Remko Weijers: ‘Je moet een factuur verwerken in de boekhouding. Hoe heb je dat zelf in het verleden gedaan? Hoe doen de meeste bedrijven dit met een factuur van dezelfde leverancier?  In tweederde van de gevallen kan het naar dezelfde grootboekrekening. Meer dan drie verschillende rekeningen voor een vergelijkbare factuur? Dat komt maar in 5% van de gevallen voor.’ Exact wil hier ook nieuwe stappen zetten. Wat is de context van een factuur? Het eenvoudigste voorbeeld is natuurlijk de bestelling van bijvoorbeeld flessen wijn. Bij een horeca-onderneming is dat automatisch voorraad en bij andere ondernemingen waarschijnlijk relatiegeschenken. Wat voor soort onderneming is het? In welke branche? Om deze ontwikkelingen verder vorm te kunnen geven, heeft Exact ook de medewerking van de ondernemers en de accountants nodig. Zij moeten immers toestemming geven om op deze manier met hun gegevens om te mogen gaan. Martin van Vliet: ‘Wij moeten daar middels een opt-in netjes mee omgaan. De data zijn immers niet van ons, maar van de klant. Als we die opt-in krijgen, dan kunnen we via Machine Learning onze knowledge base achter Exact Online verrijken met context, zodat je weet aan welk type bedrijf geleverd wordt en hoe je kunt voorspellen hoe iets geboekt moet worden.’

Het grote doel is om boekhouden steeds verder te automatiseren en controles al vooraf en tijdens het uitvoeren van transacties in de administratie van de onderneming op orde te hebben. Het zijn stappen op weg naar ‘no hands accounting’, het administratieve equivalent van de zelfsturende auto. De ingrediënten zijn er. Voor de accountant een kans om te focussen op de controlling rol ten behoeve van de MKB-ondernemer en zo het fundament onder zijn dienstverlening te verstevigen.

Frans Heitling

Meer weten over Exact?
Meer over Exact Online voor Accountancy
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy