Een volgende stap in accounting software is het steeds meer toepassen van business rules in moderne cloud based accounting software. Zo tilt de accountant zijn dienstverlening aan zijn klant naar een hoger niveau. De ondernemer krijgt betere cijfers, kengetallen en stuurinformatie. Maar ook veel minder gedoe! In gesprek hierover met Raymond Schröder en Martin van Vliet, respectievelijk Business Director en Strategic Accountancy Director Bij Exact.
What’s next?
ICT in accountancy leidt tot meer efficiency en productiviteit. Leidt het ook tot een nieuwe manier van kijken door de accountant naar de kwaliteit en de inhoud van zijn dienstverlening aan de ondernemer? Het antwoord ‘ja’ komt nu binnen bereik.
Raymond Schröder: ‘Je ziet verschillen in wat ondernemers van belang vinden bij hun accountants en wat accountants van belang vinden voor hun kantoor. Een ondernemer vindt snelheid van de accountant het meest belangrijk en de accountants vinden efficiency het meest belangrijk.’ Dat is in zijn ogen niet per definitie een gemeenschappelijke match. Vooral niet wanneer die accountant efficiency vertaalt in bijvoorbeeld het slechts één keer per jaar, één keer per kwartaal of één keer per maand bijwerken en controleren van de boeken van zijn ondernemers. Raymond Schröder vindt dat toch een ouderwetse manier van kijken. ‘Het kan immers anders.’ Nog verbazender vindt hij het streven van kantoren om sec op prijs te concurreren.
Er zijn kantoren die basisdiensten gratis aan willen bieden
Raymond Schröder‘Wij geloven niet in gratis, onze software is ook niet gratis. We geloven wel in toegevoegde waarde. Goede software vergroot de productiviteit binnen een accountantskantoor. Oude routinematige, administratieve werkzaamheden verdwijnen, verdampen. Een kantoor kan ervoor kiezen om de prijs van zijn dienstverlening omlaag te brengen en te concurreren op prijs. Dat is zwemmen in een rode oceaan, een race tot the bottom. Dat houdt geen kantoor vol.
Wanneer je je klant, de ondernemer, naar een hoger niveau wil tillen dan kijk je anders. Efficiënt? Ja. Maar nog belangrijker: kijk naar de toegevoegde waarde. Prognoses, kengetallen op maat van de ondernemer, nieuwe aanpalende diensten. Het betekent wel dat kantoren goed moeten kijken naar hun bemensing. Groeien mensen door van ‘ouderwetse boekers’ naar mensen die kunnen kijken naar business rules op maat van een branche, van een onderneming. Mensen die het talent hebben om daarover het gesprek met de ondernemer aan te gaan. Wij geloven niet dat ondernemers automatisch kiezen voor de goedkoopste dienstverlening. Vertrouwen, service, duiding maken een veel belangrijker onderdeel uit van de afwegingen die een ondernemer maakt bij de keuze voor een accountant. Maar dat moet het kantoor wel zijn onderscheidend vermogen weten uit te leggen. Alle kantoren die bij de top 15 horen van de Exact Cloud Award merken dat dit een prachtig onderscheidend onderwerp is richting bestaande en nieuwe cliënten.’
De ondernemer
De meeste ondernemers zijn geen fan van boekhouden. ‘Gedoe en gezeur,’ is een vigerend sentiment vult Martin van Vliet aan. ‘Bonnetjes bij elkaar zoeken, facturen naar de accountant sturen. De accountant die vervolgens eens per kwartaal of eens per maand de boel op een rij zet en terugkomt met vragen als: waaronder valt dit bonnetje, waaronder valt deze factuur? Dat zijn vraagposten bij de accountant en geeft irritatie bij de ondernemer. Misschien wél een contact moment, maar niet erg zinvol. Daar moeten ondernemers en ook accountants vanaf. Want het kan immers realtime en 24/7. Uitstellen is niet efficiënt. Een administratie dagelijks up-to-date houden ligt echt binnen bereik. Inclusief het bewaken van de kwaliteit van die administratie.’
Kijken accountants dan met de verkeerde ogen naar efficiency?
Raymond Schröder: ‘Wel als je dat vertaalt naar minder tijd besteden aan de administraties van de ondernemer. Niet, wanneer accountants effort steken in het slim inrichten van administraties en het faciliteren van ondernemers om hun administratie eenvoudig, real time bij te houden. We hebben niet voor niets die term ‘No hands accounting’ geïntroduceerd. Met de juiste koppelingen tussen bank en administratie, met scan-en-herken, met een app waarmee de ondernemer direct bijv. zijn brandstofbonnetjes kan inscannen en boeken. Een app waarop hij direct de voor hem gepersonaliseerde kengetallen kan volgen. Eenvoud, gebruiksgemak en tijdigheid gaan dan samen. Het voordeel voor de ondernemer is geen gedoe, het voordeel voor de accountant is geen nodeloos werk.
Een volgende stap hierin is om de administratie van de ondernemer te kunnen koppelen aan bijvoorbeeld een financieringsaanvragen bij een bank, een leasemaatschappij of een andere financieringsinstelling. Je koppelt dan de financiële gegevens van de aanvraag aan de business rules van de financierder.’
Martin van Vliet voegt daaraan toe: ‘Scan-en-herken oplossingen bestaan al een aantal jaren. Wat we er nu aan toevoegen is het continu monitoren en de focus op real time. Niet alleen goedkoper, maar ook beter! Vervolgens zorgen we voor het kunnen toepassen van business rules in de administratie. Een accountant hoeft zo minder tijd en aandacht te besteden aan het boeken van transacties en het juist toewijzen van transacties in de boekhouding. Dat bespaart hem uren werk. Het betekent dat je veel meer kunt sturen op voortgangsbewaking, liquiditeit, en op de kwaliteit van de administratie en de kengetallen die erin besloten liggen. Business rules binnen Exact Online zorgen ervoor dat er veel minder fout kan gaan. Dat voorkomt verkeerde boekingen en dus – dure – herstelwerkzaamheden.’
Kun je daar een voorbeeld van geven?
‘Het voorbeeld – het is niet nieuw – van een bestelling van flessen wijn. Bij een horecaonderneming is dat voorraad. Bij een bouwbedrijf zijn dat bijvoorbeeld relatiegeschenken. Wanneer de software voldoende business rules omvat wordt zo’n transactie meteen herkend. Zo kun je een heleboel transacties en boekingen realtime monitoren en voorkom je vraagposten. Zo kun je dus in feite – geautomatiseerd – zo goed als gegevensgericht controleren en samenstellen. Ondernemers ervaren administratie als werkdruk. Vinden ze niet leuk, maar het moet wel! Scan je bijvoorbeeld het treinkaartje meteen dan weet je nog of je het reiskosten zijn of kosten ten behoeve van een opleiding. Boek dat meteen via de app van je accountant en je bent als ondernemer van het gedoe af en in je administratie is de kostentoerekening meteen in orde.’
Techbedrijf
Raymond Schröder: ‘Wij zijn natuurlijk een tech-bedrijf. En dat betekent dat we onze software zo bouwen en inrichten dat accountants en ondernemers niet alleen naar financiële kengetallen kunnen kijken, maar ook naar logistieke processen. Zowel in de industrie als bijvoorbeeld in de zakelijke dienstverlening. Dat we de software zo inrichten dat de computer vraagt naar ontbrekende context bij een bonnetje of een boeking. Dat informatie real time op dezelfde dag geleverd kan worden. Dat tilt de dienstverlening van de accountant naar een hoger plan. En dat hoeft echt niet gratis.’
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Live
Meer over Exact Online voor Accountancy
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Om in te haken op het beeld dat Martin van Vliet voorspiegelt over scan&herken en de daarmee te behalen efficiency slag en tijdsbesparing dient hij wel transparant te zijn dat in dat proces nog het nodige moet worden opgelost. Zo is Exact (thans) niet in staat om te realiseren dat een inkoopfactuur wordt ingescand en middels scan&herken wordt toegewezen aan het juiste bestelnummer van de bestelling waarop de inkoopfactuur (deels) betrekking heeft.
Jammer dat dit zo lang moet duren en als het in de basis niet goed zit heeft dat consequenties voor alle ver-gezichten.