Klanten trainen om hen digitaal hun administratie aan te laten leveren vergt een hele inspanning. Dat kost, om precies te zijn, een jaar. Maar dan kun je ook echt aan de toekomst werken. Dat ervaren Toni Mayas en Jan Molenaar van Waterland Accountants, vestigingen in Purmerend en Volendam, in totaal 18 FTE. Lees hoe zij hun papieren kantoor hebben gedigitaliseerd en nieuwe hebben diensten opgetuigd.
Samenwerking, geen hiërarchie
Toni Mayas, Jan Molenaar, Andre Karregat en Corn Veerman werkten in het verleden al eerder samen. Nadat zij elkaar enige tijd uit het oog waren verloren, vormen ze sinds twee jaar de directie van Waterland Accountants. Het kwartet wil het totaal anders doen dan andere kantoren: volledig digitaal, onderlinge samenwerking en geen hiërarchie. Hun oude werkwijze was nog traditioneel. Een groot deel van de klanten leverden hun administratie nog op papier aan, de verwerking ervan ging handmatig. Waterland Accountants heeft veel energie gestopt in het volledig digitaliseren van de papierstroom van klant naar kantoor. Zij instrueren hun klanten hoe zij hun administratie digitaal aan kunnen leveren. ‘De kunst is om klanten zo op te voeden dat ze een complete administratie aanleveren,’ zegt Toni.
Weet de klant wat ‘compleet’ inhoudt?
‘Nee. Daarom sturen we de klant direct nadat hij zijn administratie bij ons heeft ingeleverd een lijst met ontbrekende documenten. Wij begrijpen dat het voor sommige klanten een hele omslag is. Daarom begeleiden we klanten en merken ze uiteindelijk dat het voor beide partijen tijdwinst oplevert.’
Financiële planning
Nu de administratieve lasten en accountantskantoren door digitalisering afnemen, zet Waterland Accountants ook nieuwe dienstverlening op de kaart zoals financiële planning, risico analyse, strategisch advies en het begeleiden van ondernemers met hulp van een groeicoach. ‘Traditionele financiële planning doe je normaal gesproken eens in de 5-10 jaar,’ vertelt Jan. ‘Die dienst die wij ontwikkelen, voorziet in een jaarlijkse financiële planning als abonnement. Daar heeft de ondernemer veel meer aan. Doordat de cijfers centraal in het systeem staan, kun je de planning jaarlijks makkelijk aanpassen.’
Daarnaast maakt Waterland serieus werk van het ontsluiten van extra managementinformatie ten behoeve van de ondernemer, informatie die toch al besloten ligt in de administratie. Denk aan actuele bestel- en betaalinformatie, voorraadbeheer en actuele, complete klantgegevens.
Softwareadvies
Steeds meer klanten vragen om advies over bedrijfssoftware. Zo heeft Waterland Accountants recent een klant met succes geadviseerd om met Exact Online voor Productie te gaan werken. Doorslaggevend was dat de accountant pakketkennis had en de ondernemer goed kon begeleiden bij de inrichting van de software. Toni: ‘Daarom alle collega’s dit jaar het certificeringsprogramma van Exact volgen. Zo kunnen zij klanten goed adviseren over de software die voor die specifieke klant geschikt is en hen begeleiden bij het in gebruik nemen. Dat is cruciaal voor een succesvolle overstap op nieuwe software.’
Makkelijker werken
Waterland Accountants adviseert klanten om met Exact Online te werken. Zo hoeft het kantoor slechts kennis te onderhouden van één pakket. Veel klanten die met andere boekhoudsoftware werkten zijn inmiddels over. ‘Die ervaren dat Exact Online makkelijker werkt dan hun vorige pakket,’ vertelt Jan. ‘We merken dat steeds meer klanten hun administratie dagelijks bijwerken, omdat ze dan nog meer up-to-date informatie krijgen. Ook het klaarzetten van betalingen en het versturen van aanmaningen zien klanten als groot voordeel van werken met Exact Online. Ondernemers die werken met een boekhoudpakket dat al is gekoppeld met hun bedrijfssoftware, kunnen uiteraard met hun software blijven werken als de moeite van overstappen niet opweegt ten opzichte van de voordelen.’
Spaanse activiteiten
De komende twee jaar verwachten Jan en Toni dat het handmatige werk, zoals inboeken en controleren, verder wordt teruggedrongen. Momenteel loopt er een pilot om het handmatige werk dat er nog is te verplaatsen naar Spanje. Toni is Spaans en heeft in Spanje bekwame vakmensen gevonden die de verzorging van het overgebleven handmatige werk doen. ‘Dit is het begin,’ vertelt Toni. ‘Als de proef succesvol blijkt en de kennis van Exact Online groeit, dan is het denkbaar dat de dienstverlening wordt uitgebreid door ook Spaanse ondernemers te bedienen. Die hebben vaak hun complete boekhouding volledig uitbesteed aan een externe boekhouder. Exact Online kan overal ter wereld worden gebruikt, dus dat biedt kansen.’
Toekomst
Jan: ‘We kijken uit naar de toekomst. Digitalisering en automatisering met onder andere Exact Online geeft rust, inzicht en tijdwinst. Onze klanten krijgen de juiste begeleiding en advies via ons complete aanbod. Samen met onze klanten zien wij de toekomst met vertrouwen tegemoet.’
Meer weten over Exact?
Meer over Exact Live
Meer over Exact Online voor Accountancy
Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een reactie