Hans Stoop is de oprichter van het Hilversums administratiekantoor Finhill. 15 medewerkers, 4 a 5 vacatures en de nadruk op snelle en slimme verwerking van administraties en dienstverlening ten behoeve van ZZP’ers en het kleine MKB. Een van de genomineerde kantoren voor de Exact Cloud Award.
Hans Stoop legt voortdurend de nadruk op de inzet van technologie. Zijn kantoor pionierde zo’n 10 jaar geleden al met scan-en-herken oplossingen. Zijn inzet is om administraties van ondernemers zo strak te automatiseren dat de ondernemer nog maar heel weinig zelf hoeft te doen. ‘Alle documentatie komt hier binnen – bij Finhill, red.- en de budgetverantwoordelijke binnen de onderneming hoeft alleen nog maar goed te keuren. Wanneer we dat zo inrichten, betekent dit dat administratieve medewerkers binnen de onderneming vrijwel overbodig worden.’
Financiële logistiek
De propositie van Finhill gaat verder, niet alleen die administratie, fiscale aangiften, deponering stukken en kengetallen bieden. Wagenparkbeheer, aannemen telefoon, beheer verzekeringsportefeuilles, het zijn de zaken die Finhill de ondernemer graag uit handen kan en wil nemen. Voor enkele grote partijen voert het kantoor ook deelaspecten van grootschalige administratieve handelingen uit, denk daarbij aan facturatie, abonnementenbeheer en incasso. Financiële logistiek, zo noemt hij het. De boekhouder bij Finhill is dan ook veel meer ‘een service medewerker en een systeembeheerder.’
Automatiseren, automatiseren, automatiseren, lijkt haast zijn motto. ‘Het beoordelen van UBL-berichten (facturen) verandert. De factuur moet nog steeds geautoriseerd worden. Maar kun je er ook voor zorgen dat bepaalde posten automatisch geactiveerd worden? Denk bijvoorbeeld aan de aanschaf van laptop. Durven we te vertrouwen op systemen die dat doen.’
Adviesrol
Je hoort veel kantoren hierover: automatiseren om meer te kunnen adviseren. Hans Stoop is daar sceptisch over: ‘Bedenk wel dat die kleine MKB’er daar meestal helemaal niet op zit te wachten. Juli is een maand waarin de BTW op orde gemaakt moet worden! Denk je dat je een ZZP’er of een kleine MKB’er kan bellen met: ik heb een advies voor je en vervolgens stuur je een rekening van een paar honderd euro. Zo’n man is des duivels.’
Administratieve ondersteuning is zijn core business. Hij haalt het voorbeeld aan van cliënt die online bijzondere haarspelden verkoopt. Zeer succesvol! Dat zou 15 jaar geleden veel geld kosten om al die facturen administratief te verwerken. Nu niet meer. Hij beschrijft zijn dienstverlening als ‘Trust as a commodity.’ Vertrouwen is bij hem een standaardproduct. Hij gelooft dus niet in uitgebreide marketingcampagnes of cold calling. ‘Wanneer je alleen maar een focus hebt op een lage prijs, dan krijg je ook de klanten die daarbij passen en gaat de kwaliteit van je debiteurenportefeuille onmiddellijk omlaag. Klanten die om de prijs bij je komen, daar is vaak iets mee aan de hand.’
Toekomst
Dat gaat bij Hans Stoop onmiddellijk weer over de inzet van ICT. En hij komt met hele praktische voorbeelden. Een ondernemer die veel reist gebruikt een credit card. Dergelijke facturen zijn nauwelijks te verwerken middels scan-en-herken oplossingen. Daar ligt nog wel wat te winnen. En wat betreft pinbonnetjes. Okee je kunt er een foto van maken en die inschieten in je administratie. Maar waarom kan de pinbon, niet direct gekoppeld worden aan de transactie en vervolgens via het rekeningnummer aan de administratie van de ondernemer. De uitdaging is daar om de talloze kassaleveranciers en de banken op één lijn te krijgen.
Zijn business propositie verandert niet. Slimme technologie om de administratie van de kleine MKB-onderneming voor een steeds groter deel te automatiseren. Daar kunnen nog steeds meters gemaakt worden.
Meer weten: Kom naar de AV-dag op 25 september en volg de sessie Zes kenmerken van innovatieve kantoren.
Meer weten over Exact? Meer over Exact Online voor Accountancy. Bekijk de demo van Exact Online voor Accountancy
Geef een reactie