Het allerbelangrijkste uitgangspunt bij de aanschaf van nieuwe aangiftesoftware is dat u met behulp van het programma de benodigde gegevens volledig, juist en tijdig kunt verwerken voor alle beschikbare/verplichte fiscale aangiftes in Nederland. Daarbij is het handig als u direct wordt gewaarschuwd op het moment dat er iets niet goed of niet volledig is ingevoerd en, misschien nog wel belangrijker, dat u deze ‘fout’ snel kunt herstellen. In het geval een uitstaande vraag echter (nog) niet kan worden beantwoord of een probleem pas later kan worden opgelost, wilt u de optie hebben om door te kunnen gaan met de rest van de verwerking waarbij de betreffende aangifte wordt voorzien van het kenmerk ‘kan nog niet worden ingediend’.
Functionaliteit – pas op voor spiegels en kralen
Uw medewerkers moeten in de software extra gegevens over een bepaalde aangifte op kunnen vragen of hierover vragen kunnen stellen. Daarnaast is het handig om aangiftes of aanslagen direct toe te kunnen wijzen aan collega’s zo dat iedereen een ‘eigen’ takenlijst heeft met aangiftes die men makkelijk op kan vragen en af kan handelen. Naast het afhandelen van de aangiftes zelf, is het cruciaal om overzicht te behouden in alles wat er speelt. Geen kantoor is hetzelfde, dus een flexibele en intuïtieve inrichting van gewenste overzichten wilt u zeker meenemen in het keuzetraject. Houd voor wat betreft de gewenste functionaliteit goed in de gaten dat deze een duidelijk doel moet hebben zodat u geen verzameling van ‘spiegeltjes en kralen’ krijgt waar niemand in de praktijk iets aan heeft.
Altijd ‘aan’
De beschikbaarheid van de applicatie is heel bepalend voor de uiteindelijke mate van tevredenheid met de oplossing. U wilt een applicatie die altijd en overal beschikbaar is, op elk moment van de dag, vanaf elk apparaat. Zeker in drukke periodes wanneer er doorgewerkt moet worden en u vaak op locatie de gegevens wilt kunnen verwerken. Buiten het beschikbaar zijn, wilt u geen data verliezen dus een continue en veilige(!) connectie met de database waarbij alle mutaties direct worden weggeschreven zou ook hoog op uw verlanglijst moeten staan.
Welke elementen bepalen de prijs
De prijs is lastig om mee te nemen in uw zoektocht, maar zeker niet onbelangrijk! In de basis moet het natuurlijk zo zijn dat de toegevoegde waarde van de applicatie de prijs overstijgt. Per leverancier is de opbouw van de totale jaarprijs voor u als kantoor behoorlijk uiteenlopend wat het vergelijken moeilijk maakt. Meestal worden de verschillende soorten apart berekend. Daarnaast kunnen het maximaal aantal aangiftes bepalend zijn en/of het maximaal aantal gebruikers. Bij het laatste is het ook van belang te weten of dit gelijktijdige of unieke gebruikers mogen zijn. Een simpele tool om de maand- of jaarprijs voor u inzichtelijk te maken is dan meer dan welkom. Naast het bedrag dat u kwijt bent aan het gebruik van de software zelf, is het van belang om te weten of en zo ja wanneer er behoefte of noodzaak is om consultancy in te huren om bepaalde zaken voor u te realiseren en tegen welke prijs deze ondersteuning wordt aangeboden.
Wat is van belang voor uw kantoor?
Leuk zo’n opsomming denkt u dan, maar hoe ga ik nu verder met de selectie van aangiftesoftware voor mijn kantoor? Mijn advies: vraag vooral naar ervaringen van collega-kantoren, lees over hun ervaringen op de websites van de verschillende leveranciers en zorg er vooral voor dat u de software van uw keuze vooraf, vrijblijvend in de praktijk kunt testen.
Volgende week volgt deel 2 van dit blog met aanvullende overwegingen die u mee wilt nemen in de selectie van nieuwe aangiftesoftware, namelijk de snelheid, betrouwbaarheid, flexibele inrichting en de output.
Wij van wc-eend..