Effectief enthousiasmeren voor automatisch boekhouden doe je zo

In een accountantskantoor met 8 vestigingen en 300 medewerkers valt een hoop efficiency te behalen. Potentiële tijdwinst omzetten in dienstverlening waar klanten blij van worden. KroeseWevers had daar wel oren naar en is met meerdere vestigingen gestart om de boekhouding te automatiseren via No hands accounting. Dit is er bereikt. 

Besef over aanpassen werkwijze

Hoewel de verwerking van interne administraties vrij vlot verliep, kostte het veel tijd om klanten correct en tijdig hun administratie aan te laten leveren. Goed adviseren was daardoor minder goed mogelijk. ‘Het besef dat we onze werkwijze moeten aanpassen was er. Als we geen efficiencyslag doorvoeren, dan ben je als organisatie kwetsbaarder’, stelt Ivo Klein Holkenborg, relatiebeheerder bij KroeseWevers.

Klein beginnen

Ook de directie van KroeseWevers was overtuigd van verdere digitalisering van administraties, waarna is besloten om te starten met de pilot No hands accounting. Hiervoor zijn enkele tientallen administraties aangemeld. Dat is een beperkt aantal ten opzichte van de honderden administraties die het accountantskantoor voert in Exact Online. Maar door klein te beginnen, ontstaat ervaring. KroeseWevers werkt continu samen met Exact om de kinderziektes uit de pilot te halen, met als doel om uiteindelijk zoveel mogelijk interne administraties volledig automatisch te laten verwerken.

Gewend aan nieuwe proces

Klanten uit de pilotgroep krijgen hun facturen van hun leveranciers per e-mail. Die worden automatisch  doorgestuurd naar Exact Online of ze sturen het zelf door als ze de factuur eerst willen controleren. ‘Wij doen de verwerking, de klant logt op zijn computer of via de app op zijn smartphone in op ‘Mijn KroeseWevers’ en doet vanuit daar de goedkeuringen en betalingen’, zegt Erwin. ‘Deelnemers aan de pilot raakten heel snel gewend aan dit nieuwe proces en ervaren dit als prettig. Bovendien bespaart de klant heel veel tijd doordat ze de betalingen van hun facturen nu via Exact kunnen verwerken. Dit scheelt handmatige handelingen en dat resulteert in een lagere foutkans.’

 

Actuele bankstand

De verwerking van inkoopfacturen gebeurt dagelijks en de bankbestanden worden automatisch bijgewerkt. ‘De klant ziet elke dag een actuele bankstand en de openstaande posten via ‘Mijn KroeseWevers’. Tevens kan hij vanuit de KroeseWevers app op zijn mobiel of vanachter zijn laptop betalingsherinneringen versturen’, vertelt Erwin.

Rust in je hoofd

Deelnemers aan de pilot No hands accounting hebben duidelijke instructies gekregen. Hen is gezegd om op hun smartphone via de ‘Mijn KroeseWevers’ app een foto te maken van papieren (pin)bonnen direct na aankoop. ‘Dan is je administratie bij, heb je rust in je hoofd en krijg je ook geen vragen van ons waar het bonnetje is’, zegt Ivo. Dit werkt goed, al geeft Erwin aan dat je de klant moet meenemen in het gehele proces.

En als jullie de klant bellen, is er echt wat aan de hand?

‘Niet altijd’, zegt Erwin. ‘Aan zijn administratie zag ik dat hij een bedrijfsfeestje ging houden. Ik belde hem op en vroeg: waarom heb je ons niet uitgenodigd? We hebben gelijk de administratieve en fiscale risico’s van zo’n feestje besproken. Dit spontane advies kan alleen als de administratie bij is.’

Inzicht

Restaurant Stravinski ervaart ook de positieve effecten van een actuele administratie. Het stond voor de dwingende uitdaging om winst te maken. Door op Exact Online over te gaan en een administratie die dagelijks bij is, ontstond echt inzicht in de marge op eten en drinken. Maar ook in de personeelsverhouding afgezet tot de omzet en de personeelslasten. Door dit inzicht heeft deze ondernemer zijn menukaart aangepast en draait Stravinksi weer gezond.

Positieve werking

Het pionierswerk van Erwin, Ivo en hun collega’s is niet onopgemerkt gebleven. KroeseWevers is niet alleen beloond met een nominatie voor de Exact Cloud Award 2018/2019. De positieve werking van ‘No hands accounting’ heeft er ook toe geleid dat de pilot in 2019 op alle vestigingen wordt uitgerold. Ook gaan ze klanten helpen om hun automatisering op orde te krijgen, zodat de boekhouding minder handwerk vergt.

Medewerkers stimuleren

‘In mijn ideale wereld komen medewerkers naar kantoor en zien op hun scherm hoeveel bankafschriften en facturen er nog open staan’, zegt Ivo. ‘Met daarbij de vraag: waarom die nog niet zijn bijgewerkt. Zo stimuleren we medewerkers om continu bij te zijn.’ ‘En medewerkers krijgen een automatisch signaal als iets aandacht behoeft’, vult Erwin aan. ‘Zo willen we bijvoorbeeld in de toekomst een signaal als er voor een klant van een klant surseance van betaling is aangevraagd. Zo kunnen wij weer andere klanten waarschuwen om niet bij het failliete bedrijf te bestellen.’ Door deze manier van automatisering van de boekhouding is KroeseWevers klaar voor de toekomst om alles realtime te registreren en te verwerken.

Wil je ook aan de slag met No Hands Accounting? Bekijk dan snel het webinar en zie hoe het werkt.