Digitalisering. Een onderwerp waar je niet meer omheen kunt. Dat geldt zeker ook in de wereld van accountancy. Accountants- en administratiekantoren maken op dit moment vergaande automatiseringskeuzes om duurzame groei te realiseren.
Vanuit Unit4 bieden we software om de dagelijkse bedrijfsvoering op het kantoor te managen en jou in de gelegenheid te stellen om proactief een bijdrage te leveren aan de successen van je cliënten. Ons ultieme doel daarbij is om software te ontwikkelen die wordt beschouwd als een extra digitale collega van het kantoor; die werk uit handen neemt als het kan en ondersteunt bij de steeds complexer wordende werkzaamheden als het moet. Maar die digitale collega is er natuurlijk niet van de ene op de andere dag; digitaliseren gaat stap voor stap.
Stap 1: Zoveel mogelijk routine automatiseren (handmatig)
In eerste instantie is digitalisering van accountancy gefocust op het waar mogelijk wegnemen van routine, door zoveel mogelijk handelingen te automatiseren op basis van business rules (als dit, dan dat). We zitten in deze fase nog in het handmatige tijdperk waarbij we bijvoorbeeld bepalen dat drie werkdagen nadat een bepaalde periode is afgesloten in de bronapplicatie, de cijfers worden geïmporteerd in applicaties x, y en z. Hier zijn ze uitgangspunt voor allerlei andere bewerkingen. Het streven is om zoveel mogelijk data bij de bron, in één keer goed in te voeren zodat herstelacties achteraf niet meer nodig zijn. Een belangrijke bijdrage aan snelheid en efficiency.
Stap 2: Meer en meer echt online samenwerken (semi-automatisch)
De tweede stap op weg naar digitalisering wordt gezet op het moment dat je kantoor echt online gaat samenwerken met je cliënten. Waarbij je de werkzaamheden zoveel mogelijk belegt waar deze logischerwijs horen. De ene keer is dit de specialist van het kantoor, de andere keer bij de cliënt die je bedient. Belangrijke voorwaarde voor een goede samenwerking is dat alle betrokkenen (binnen én buiten het kantoor) kunnen werken in dezelfde bronbestanden en informatie uit dossiers inzichtelijk is wanneer dit voor iemand relevant is. Neem een zzp’er die iets wil regelen voor zijn pensioen of arbeidsongeschiktheid en deze vraag neerlegt bij zijn intermediair. Op dat moment krijgt de betreffende specialist van het kantoor toegang tot de relevante data zodat direct concreet geschakeld kan worden met de cliënt. Je werkt dus vanuit verschillende contexten in dezelfde bronbestanden; veilig, vertrouwd en efficiënt. Geen vertaalslagen, niet meer printen, niet meer versturen via de post.
Stap 3: Steeds meer mogelijkheden door online koppelingen (automatisch)
In het proces van online samenwerken en automatiseren worden koppelingen steeds belangrijker – online koppelingen welteverstaan. Wanneer mutaties vanuit verschillende online systemen automatisch in hetzelfde bronbestand kunnen worden vastgelegd, heb je een goede basis. Als je de mogelijkheden hiervan onderkent en zorgt dat je de stap naar de cloud maakt, neem je de on-premise barrières weg die samenwerking nu nog in de weg staan. Ook in deze fase zul je af en toe nog op een knop moeten drukken om bepaalde gegevens te im- of exporteren, maar al snel zal dit automatisch gebeuren (bij het starten van de motor, zeg maar). Je wordt dan alleen nog geïnformeerd als iets fout gaat (in het geval van motorfalen, om bij dezelfde terminologie te blijven).
Stap 4: Scenario-denken (zelflerend)
In deze fase komt scenario-denken om de hoek kijken en doet het zelflerend vermogen zijn intrede.
Op basis van gegevens en ervaring uit het verleden en zogenaamde Key Performance Indicators (KPI’s) voor de toekomst, voorzien we een of meerdere scenario’s. Mensen (noch machines) kunnen met 100% zekerheid aangeven wat er in de toekomst gaat gebeuren, maar we kunnen wel alvast bedenken wat er moet gebeuren indien… Op het moment dat een bepaalde situatie zich inderdaad voordoet, zal het systeem deze herkennen en vervolgens het voor deze situatie afgesproken scenario starten.
Nu begrijp je wellicht de titel van dit blog: digitalisering van accountancy – niet omdat het kan, maar omdat het ertoe doet. Omdat het je helpt in het voorkomen van fouten, waarschuwt voor ongemak, de kwaliteit van je dienstverlening verhoogt en – last but not least – risico’s helpt te beheersen.
Roos Timmermans is Portfolio Productmanager bij Unit4 Accountancy.
Geef een antwoord