Het is iets waar geen enkele accountant aan ontkomt: De Race tegen het boekjaar. Je bent er als accountant op gericht alle administraties van je klanten zo goed mogelijk te verwerken. En dit blijft gewoon veel tijd kosten. Tijdsdruk, piekbelasting, veel handmatig (controle) werk en moeizame communicatie met klanten. Het staat de groei van jouw bedrijf in de weg!
Klanten adviseren wordt steeds belangrijker maar voor de omzet staat het administratieve werk nog steeds centraal. Hoe zorg je er als accountant dan voor dat je meer omzet genereert en harder groeit? Het antwoord is: Automatiseren en standaardiseren. Maar vertaal dat maar eens naar de praktijk. Een behoorlijke uitdaging want de focus ligt op het succesvol afronden van weer een nieuw boekjaar, klanten de beste service blijven bieden en de concurrentie bijbenen. Hoe krijg je dan toch meer grip op de administratieve kant van zaken? Deze 3 stappen helpen je daarbij!
Stap 1: Analyseer je processen & identificeer de voornaamste pijnpunten.
Het begint bij de huidige situatie. Kijk waar je staat en waar het fout (kan) gaan. Het is misschien wat cliché maar toch is het iets dat veel accountants in al hun enthousiasme overslaan.
Stel jezelf eens de volgende vragen:
-
Hoe zit het met de administratieve processen binnen jouw kantoor?
-
Ben je tevreden over de efficiëntie en productiviteit van je administraties?
-
Waar bevinden de bottlenecks zich?
-
Wat houdt op dit moment een verdere verbetering tegen?
Stap 2: Kijk eens kritisch naar de huidige standaardisering- en automatiseringsgraad.
Hoe gestandaardiseerd zijn je processen eigenlijk? Ben je tevreden over het huidige niveau van automatisering of zijn er handelingen die nu nog veel tijd kosten door veel handmatig werk? Heb je überhaupt (nog) een goed beeld van de processen binnen je bedrijf of moet je deze informatie uit te veel verschillende bronnen halen om het bij te kunnen houden?
Waarschijnlijk zijn er al een hoop stappen gezet om de administratieve processen efficiënter in te richten. Vaak loont het om er eens in de zoveel tijd eens van een afstandje naar te kijken. Doe het maar eens: Je zult een hoop verbeterpunten zien.
Er zijn ongetwijfeld dingen veranderd die van invloed zijn op de administratieve processen. Welke invloed hebben deze veranderingen gehad? Klopt alles nog wel en zijn er zaken die we kunnen verbeteren? Voor je het weet signaleer je een aantal quick-wins die je direct kan implementeren!
Stap 3: Welke processen lenen zich voor standaardisering en/of automatisering?
Okee, je hebt nu een goed beeld van de verbeterpunten van je administratieve processen. De inventarisatie zit er op. Nu is het tijd om concreet aan de slag te gaan. Welke processen lenen zich om (verder) te automatiseren, standaardiseren en/of te centraliseren? En welke platformen,systemen en kanalen helpen je dit zo optimaal mogelijk te doen. Belangrijk is om te prioriteren en een strategie te kiezen (roadmap). Op basis hiervan kan je stappen zetten naar het uiteindelijk centraliseren/integreren van systemen, kanalen en processen.
Door: Mathieu van Baarle, DizzyData
Uiteindelijk is het automatiseren van administratieve werkzaamheden een complex en stapsgewijs proces, gebaseerd op een organisatiebrede visie en stategie. Meer tips voor het aanpakken van dit proces? Lees het in ons e-book: “Is jouw accountants- of administratiekantoor de winnaar van de toekomst?”!
Geef een antwoord