Hebben accountants elektronisch factureren voldoende op hun netvlies staan?

Onderzoeksbureau GBNED heeft een (gratis op te vragen) rapport opgesteld over elektronisch factureren en auditfuncties.

Nu het gebruik van elektronisch factureren niet meer weg te denken is in de praktijk speelt ook de controle op betrouwbaarheid van elektronisch factureren in een organisatie. Het gaat dan zowel om de processen rondom elektronisch factureren in een organisatie als inhoudelijke betrouwbaarheid van de facturen zelf. Het terrein van zowel interne- als externe accountant volgens ons.

Onderzoeksbureau GBNED volgt de ontwikkeling van elektronisch factureren al meer dan tien jaar. In verreweg de meeste gevallen gaat het dan over:

• het formaat van elektronisch factureren, zoals de standaard UBL en de inmiddels vele subsets daarvan;
• het transportkanaal, zoals email en PEPPOL;
• meerdere factuurscenaro’s, in veel gevallen in relatie tot de BTW-regelgeving;
• de ondersteuning van elektronisch factureren op basis van UBL door softwareleveranciers.

Voor een belangrijk deel is de kennis omtrent bovenstaande samengevat via de website www.ublketentest.nl.

Meer dan eens kwam ook het onderwerp ‘controle’ ter sprake als het gaat om elektronisch factureren. Met aspecten als een traditionele 2- en 3-weg matching tot aan semantische controles van elektronische facturen in UBL-formaat en discussie over wat nu de originele factuur is in relatie tot de fiscale bewaarplicht.

Zo kwamen onder meer de volgende punten naar voren:

• Een factuur wordt in zowel PDF- als UBL-formaat ontvangen als bijlage per email. Wat is dan de originele factuur?
• De factuur in PDF wordt in het digitaal factuurarchief opgeslagen en UBL wordt gebruikt om automatisch een boeking te genereren in het boekhoudpakket. Als achteraf de inkoop wordt gecontroleerd op basis van de factuur in PDF-formaat is dan ook de juistheid van de UBL, en de daaruit ontstane boeking, gecontroleerd in de boekhouding?
• Facturen automatisch goedkeuren o.b.v. algoritmes (Robotic accounting). Bijvoorbeeld facturen beneden een bepaalde grenswaarde automatisch registreren en boeken als van dezelfde crediteur al tweemaal eerder een soortgelijke factuur is ontvangen en waarbij de factuurbedragen (binnen een bepaalde marge), en andere crediteurengegevens, overeenkomen. In hoeverre heeft de accountant gebruikte algoritmes gecontroleerd?
• Wie en op welk moment keurt een inkoopfactuur goed? Is de, al dan niet geautomatiseerde, workflow rondom het beoordelen en goedkeuren van facturen gecontroleerd?
• Bij ontvangst van een elektronische factuur kunnen controles uitgevoerd worden om eventuele spookfacturen te onderkennen. Zo kan gecontroleerd worden op bestaanbaarheid van KvK-nummer en BTW-nummer van de afzender. En controle op  gelijkheid van het bankrekeningnummer in de administratie (bij de crediteur) en de factuur (UBL en PDF). Als het bankrekeningnummer afwijkt is dat reden voor een signalering en een aparte goedkeuring. Een taak voor de accountant om hierop toe te zien.
• Is de originele factuur ontvangen of heeft onderweg conversie van het formaat plaatsgevonden? Zo kan een PDF-factuur door conversie omgezet zijn naar UBL. Of een leverancier factureert elektronisch in een ander formaat dan de ontvanger en een service provider zorgt onderweg voor conversie. Vanuit audit perspectief is het goed om na te gaan of de in een administratie opgenomen factuur overeenkomstig de oorspronkelijk verzonden factuur is.
• Semantische regels zorgen voor inhoudelijke controles van een factuur, zoals bijvoorbeeld het aansluiten van het totaalbedrag van de factuurregels met het totaal exclusief BTW van de totale factuur. Ook het hanteren van de juiste BTW-codes valt hieronder. Een accountant kan steunen op deze (semantische) controles. Mits wel vastgesteld dat dit ook goed is uitgevoerd door de onderliggende boekhoud- of ERP software.
• Er zijn meerdere redenen waarom een elektronische factuur (net als een handmatig ontvangen factuur trouwens) afgekeurd kan worden. Een afgekeurde factuur mag niet zonder meer geboekt worden in de administratie en al helemaal niet zomaar betaalbaar gesteld worden. Een organisatie moet beschikken over een goede controle en workflow wat betreft afgekeurde facturen. Dat laatste moet vastgesteld worden door een accountant.
• Retourmeldingen aan afzenders zijn zowel bij email als PEPPOL nog wel een puntje van aandacht. Iets om als accountant in de gaten te houden.

Het rapport is niet bedoeld als concreet antwoord op alle genoemde punten, maar om aandachtspunten te signaleren bij de auditfuncties op het gebied van elektronisch factureren.  We gaan ervan uit dat dergelijke auditfuncties door een accountant uitgevoerd worden, al dan niet deels uitbesteed aan een gespecialiseerde IT-Auditor.

Hebben accountants elektronisch factureren voldoende op hun netvlies staan?

Onze oproep “Heeft u zelf al ervaring met elektronisch factureren en controle op betrouwbaarheid daarvan en/of een duidelijke visie daarover” heeft geen reacties opgeleverd.

Reden om bij de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) begin juli de volgende vraag voor te leggen: “Is er vanuit de NBA informatie c.q. documentatie over auditfuncties in relatie tot elektronisch factureren (zowel voor controle- als samenstelpraktijk)?”. Op die vraag is bij ons tot heden geen antwoord of reactie binnen gekomen. Nog steeds meer dan welkom wat ons betreft.

In het voorwoord van het rapport staat in elk geval een open oproep aan de NBA om het onderwerp ‘Elektronisch factureren en auditfuncties’ op te pakken en haar leden te faciliteren bij dit onderwerp.

Over het rapport “Elektronisch factureren en auditfuncties”

Het rapport “Elektronisch factureren en auditfuncties” kent de volgende inhoudsopgave:

1. Inleiding;
2. 2-weg en 3-weg matching;
3. PDF-factuur als controle object;
4. Facturen door klant online beoordelen en goedkeuren;
5. Spookfacturen;
6. Factuur(formaat)conversie;
7. Semantische controles;
8. Factuurscenario’s;
9. In de administratie;
10. Email;
11. PEPPOL;
12. Afgekeurde facturen;
13. Originele factuur;
14. Data analyses.

Gratis opvragen

Naar meer informatie en opvragen gratis rapport “Elektronisch factureren en auditfuncties”.