Kleinere ondernemingen en organisaties hebben minder middelen om fraude te voorkomen én hebben vaak een hoger vertrouwen in hun personeel. De klant adviseren over het voorkomen van fraude en wat te doen wanneer fraude onverhoopt wel voorkomt kan dus ook een taak zijn van de MKB-accountant. Elly van der velden en Joeri Frietman  leggen uit.

Longread. Fraude is van alledag en fraude kost ondernemers veel geld. (Internationaal) onderzoek leert tot wel € 200.000 per jaar voor ondernemingen tot 100 werknemers. Dit is veel hoger dan bij grotere ondernemingen met gemiddeld een verlies van €104.000. De oorzaak?

Wat is fraude?

Allereerst de vraag wat eigenlijk onder fraude wordt verstaan? Fraude volgens de Dikke van Dale betekent: ‘Bedrog, gepleegd door vervalsing van administratie.’ In het wetboek van strafrecht komt het woord fraude slechts één keer voor en wel in het artikel over mensenhandel. Maar dit artikel legt niet uit wat fraude is. In strafrechtelijke zin is fraude een klassiek vermogensdelict, zoals diefstal, verduistering, bedrog of benadeling, waarbij ook sprake is van valsheid in geschrifte.
Maar er zijn meerdere definities. Voor accountants zijn er zelfs twee, te weten NV COS 240 en artikel 36 van de BTA! Beide zijn nagenoeg gelijk. Kenmerkend is:

1. Opzettelijk handelen of nalaten;
2. Door misleiding;
3. Om een voordeel te behalen.

Dit kan van alles zijn: extra omzet, het besparen van kosten of een niet-financieel voordeel.

Vormen van fraude

Er zijn vele verschillende vormen van fraude. Zo kennen we identiteitsfraude, voedselfraude, en verkiezingsfraude. Maar ook belastingfraude, toeslagenfraude of fraude met verzekeringen. De accountancyregelgeving kent twee fraudevormen:

1. Oneigenlijke toe-eigening van activa.
2. Frauduleuze financiële verslaggeving.

Oneigenlijke toe-eigening van activa is feitelijk diefstal of verduistering van de onderneming in combinatie met valsheid in geschifte. Vaak gaat het om kleinere bedragen of voorwerpen van geringe waarde, die werknemers zich toe-eigenen, zoals:

• het verduisteren van kasgeld,
• het gebruik van kantoorartikelen van de onderneming voor privé,
• het zakelijk opvoeren van privékosten.

Frauduleuze financiële verslaggeving wordt ook wel jaarrekeningfraude genoemd. Dit is manipulatie van de cijfers om het resultaat en de financiële positie anders voor te stellen dan de werkelijkheid.

Hoe kun je fraude voorkomen?

Fraude kun je nooit helemaal voorkomen. Het is niet mogelijk om een allesomvattend stelsel van beheersmaatregelen te implementeren dat ook nog werkbaar is. Ook spelen minder ‘harde’ elementen een rol, zoals de cultuur in een onderneming. Maar kennis van de fraudedriehoek helpt je wel om de verschillende elementen te herkennen. Uit internationaal onderzoek blijkt dat fraude plaatsvindt als sprake is van drie factoren; druk, gelegenheid en rationalisatie. Samen vormen die de fraudedriehoek.

 

Druk

De meeste fraudes zijn het gevolg van druk. Dit kan financiële druk zijn door bijvoorbeeld schulden, een relatief dure levensstijl, financiële tegenslagen of het behalen van een promotie. Ook verleidingen of verslavingen zijn ‘druk’.
Een voorbeeld van druk is ook het willen voldoen aan de eisen van de familie in een familiebedrijf. Wanneer je als derde of vierde generatie het succesvolle familiebedrijf voortzet, is de druk hoog om ook succesvol te zijn.

Gelegenheid

Gelegenheid speelt een belangrijke rol. Iemand moet over mogelijkheden beschikken die hem of haar in staat stellen om fraude te plegen. We hebben het dan over zaken als autorisatiebevoegdheden, functiescheiding en procedures.

Tot slot rechtvaardiging

Iedere fraudeur rechtvaardigt zijn handelingen. Bewoordingen als ‘ik heb er toch recht op’ of ‘het valt wel mee wat ik verkeerd doe’ zijn voorbeelden hiervan. Rechtvaardiging gaat ook over cultuur, de ‘tone at the top’. Goed voorbeeld doet goed volgen, maar evenzo doet slecht voorbeeld slecht volgen.
Een voorbeeld hiervan is de boekhouder met betaalbevoegdheid die vindt dat hij jarenlang een bijdrage heeft geleverd aan het succes van het bedrijf maar daarin nooit is gekend. Hij rationaliseert zijn acties door te beredeneren dat hij hier ‘recht’ op heeft.

Rode vlaggen

Meer concreet gaat het over frauderisicofactoren, ofwel ‘rode vlaggen’. Dit zijn gebeurtenissen of omstandigheden die een aanwijzing geven voor een stimulans of druk om fraude te plegen of de gelegenheid hiervoor scheppen.
Er zijn vele voorbeelden van rode vlaggen.* De doorwinterde fraudeonderzoekers Albrecht & Albrecht * onderscheiden zes soorten rode vlaggen. Twee soorten nemen wij samen en de nummers 4, 7 en 8 voegen we toe:

Soort rode vlag	Praktijk
1.    Tekortkomingen in de administratieve organisatie	Niet of onvoldoende verklaarde verschillen tussen het grootboek en subadministratie.
2.    Tekortkomingen in de interne beheersing	Onbeperkte toegang tot kleine voorraaditems met een hoge waarde.
3.   Analytische afwijkingen	Transacties van een relatief grote omvang,
4.     Druk	Druk op de leiding door slechte financiële resultaten of de behoefte aan aanvullende financiering.
5.     Tips en klachten	40-50% van de fraudegevallen wordt ontdekt door een tip!
6.     Afwijkend gedrag en uiterlijke signalen	Uitgavenpatroon dat niet past bij het inkomen of te nauwe verbondenheid met een afnemer of leverancier.
7.     Gebrek in cultuur, controle en toezicht	Het management is te goed van vertrouwen, slecht voorbeeldgedrag.
8.     Afwijkingen in de relatie tussen het management en de accountant	Een gebrek aan bereidheid om je bepaalde informatie te geven.

Als accountant ben je goed in staat rode vlaggen te herkennen. Door je achtergrond zie je leemten en verbanden in de administratieve organisatie. Als de omzet stijgt en de cashflow daalt, zul je denken, ‘hè dat is gek!’ Als buitenstaander zie je ook eerder waar in de organisatie veel druk is.

 

Rode vlaggen voor mannen en vrouwen Bij vrouwen is druk door financiële problemen en familie-issues een belangrijke rode vlag. De belangrijkste rode vlag die mannen tonen is een ongebruikelijk goede relatie met en klant.

Wat moet je doen?

Sinds 1 januari 2019 is er NOCLAR, regelgeving hoe je moet handelen als je je bewust wordt van een mogelijke niet-naleving van wet- en regelgeving. Als accountant heb je immers de verantwoordelijkheid om te handelen in het algemeen belang*.

Wwft

Daarnaast geldt de Wwft. De Wwft stelt regels voor cliëntonderzoek en geeft accountants een meldingsplicht van ongebruikelijke transacties. Maar is een ongebruikelijke transactie nu hetzelfde een ‘rode vlag’? Niet helemaal. De Wwft spreekt over objectieve en subjectieve indicatoren. De subjectieve indicatoren lijken op de rode vlaggen, tenminste voor zover het transacties betreft.

Andere instanties

Soms moet je ook bij andere instanties melding doen. Zo is melding bij de Belastingdienst verplicht wanneer het gaat om belastingfraude met grote gevolgen voor het maatschappelijk verkeer **. Of een melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer je je bewust wordt dat je klant de privacyregelgeving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet naleeft. 

Do’s en Dont’s

Fraude is van alledag en overal. Het voorkomen ervan is lastig. Maar met een kritische blik en kennis van de ‘rode vlaggen’, kun je je klant wel adviseren over fraude. Een paar tips:

Do’s	Don’ts
·  Wees alert op alle vormen van rode vlaggen.	·  Kijk niet alleen naar de cijfers.
· Bespreek regelmatig de frauderisicofactoren met je klant en adviseer over mogelijke maatregelen.	· Denken dat een ander de risico’s wel ziet en actie onderneemt. Jij bent immers vertrouwenspersoon van de ondernemer.
· Volg je intuïtie en onderzoek een vermoeden.	·  Denken dat het niet tot je opdracht hoort.
· Overleg met een collega en schakel fraudespecialisten in.	·  Voer niet zelf een fraudeonderzoek uit. Voor je het weet verricht je een persoonsgericht onderzoek met alle mogelijke risico’s van dien!

Meer do’s en dont’s weten? Of op zoek naar meer voorbeelden? Lees het artikel in PE-tijdschrift Familiebedrijven.

Literatuur en verdere vindplaatsen

Ontleend aan:

• FIU Nederland via https://www.fiu-nederland.nl/nl/casuistiek-accountants en https://www.fiu-nederland.nl/nl/casuistiek-belastingadviseurs
• NBA-handreiking 1137 inzake corruptie via https://www.nba.nl/globalassets/wet–en-regelgeving/nba-handreikingen/nba-handreiking_1137_corruptie_werkzaamheden_van_de_accountant.pdf
• Standaard 240 inzake De verantwoordelijkheid van de accountant m.b.t. fraude in het kader van de controle van financiële overzichten, via https://www.nba.nl/tools/hra-2018/?folder=128930
• Albrecht, W.S., Albrecht, C. O., Albrecht, C. C.  & Zimbelman, Mark F. (2008). Chapter 5 Recognizing the symptoms of fraud, Fraud Examination (4th ed.). Stad. Verenigde Staten: 805.

Artikel 2 van de VGBA: Om invulling te geven aan zijn verantwoordelijkheid als accountant om te handelen in het algemeen belang, houdt de accountant zich aan de volgende fundamentele beginselen:

1. Professionaliteit;
2. Integriteit;
3. Objectiviteit;
4. Vakbekwaamheid en zorgvuldigheid; en
5. Vertrouwelijkheid.

**Zie bijvoorbeeld 13/2415 Wtra

Elly van der Velden AA, mkb-adviseur/trainer Kriton, onderzoeker NEMACC en lid Accountantskamer

Drs. Joeri Frietman RA CFE, forensisch accountant/trainer Kriton en lecturer bij Nyenrode

 

Dit artikel is een verkorte versie van het artikel dat eerder verscheen in het tijdschrift PE Familiebedrijven. In deze versie zijn hieraan een aantal invalshoeken toegevoegd.