Robotic Accounting is een hot topic. Veel kantoren zijn hier druk mee bezig of zijn de mogelijkheden aan het verkennen. Het gaat dan voornamelijk over het automatiseren – oftewel het robotiseren – van de verschillende stromen binnen de administratie.
Denk aan facturen, bankmutaties, kasmutaties, afschrijvingen en lonen. Al deze stromen komen samen in het accountancy dashboard. Vanuit hier kun je direct zien welke klanten op dat moment jouw aandacht nodig hebben. Hierbij 6 tips over het dashboard die je leven als accountant net even een stukje aangenamer maken.
1. Signaleren
De rol van de accountant verandert. Daar zijn we inmiddels wel met elkaar uit. Door het robotiseren van je administraties beschik je altijd over actuele informatie en behoud je overzicht. De eerste stap is om standaardsituaties te automatiseren. Met het accountancy dashboard van iMUIS Online beschik je ook over een signaleringsfunctie. Dit houdt in dat je wordt geattendeerd op bijzonderheden. Bijvoorbeeld als de bankmutaties niet volledig matchen met de inkoop- of verkoopfacturen. Maar je hebt ook inzicht in de status van de BTW-aangifte en hoe ver je lonen zijn verwerkt. Op die manier hoef je je alleen te focussen op klanten die je aandacht op dat moment nodig hebben.
2. Rollen instellen
Als medewerker van een accountantskantoor kun je op een andere manier naar een klantenadministratie kijken dan een collega. Dit omdat jij je misschien voornamelijk bezighoudt met het verwerken van administraties, terwijl je collega zich focust op het jaarwerk en tussentijdse rapportages. Met het accountancy dashboard kun je per gebruiker bepalen wat de rol is die je binnen het kantoor vervult. Zo zie jij als verwerker bijvoorbeeld een overzicht van klantenadministraties met de bijbehorende facturen en bankmutaties, terwijl je collega toegang heeft tot het controle-overzicht (zie punt 6). Naast de vaste rollen die MUIS Software bedacht heeft, zijn de rollen natuurlijk ook gewoon zelf in te stellen passend bij je werkmethodiek.
3. Doorklikken naar administratie
Op het moment dat er een aandachtspunt is in een administratie, wil je hier natuurlijk gelijk op kunnen acteren. Bijvoorbeeld als er een saldo op een tussenrekening staat dat normaal glad hoort te lopen. Op dat moment kun je direct doorklikken op de betreffende melding om de administratie te openen. Je kunt vervolgens doorklikken van totaalniveau tot detailniveau.
4. De automatiseringsgraad
Als je als kantoor bezig bent met het automatiseren van de administraties, dan is het handig om te weten waar je de grootste efficiencyslagen kunt behalen. Vanuit het dashboard zie je per dagboek hoe veel mutaties er per periode of jaar zijn en nog belangrijker hoeveel hiervan automatisch gaan. Per dagboek worden tips gegeven hoe je dit verder kunt automatiseren. Hoe staat het er bij jou voor?
5. Administratiekwaliteit
Binnen het accountancy dashboard kun je met de kwaliteitsfactor direct zien per proces hoe het staat met de (geautomatiseerde) kwaliteit van jouw administratie(s). Aan de hand van diverse criteria en wegingsfactoren worden meerdere cijfers per proces bepaald. Deze vormen samen de kwaliteitsfactor. De processen die worden beoordeeld zijn: verkoop, inkoop, bank, financieel, activa, lonen en de BTW-aangifte. Per proces worden vragen (criteria) gesteld waaraan MUIS Software automatisch wegingsfactoren heeft opgesteld. Aan de hand van de antwoorden op deze vragen bepaald de software hoeveel punten er in mindering worden gebracht. Dus hoe meer punten er worden afgetrokken, hoe minder het proces is geautomatiseerd. Als er een groene V staat betekent het dat dit onderdeel van de administratie optimaal is geautomatiseerd. Alle processen samen vormen een totaalcijfer waarmee je kunt beoordelen of je administratie voldoende is geautomatiseerd. Daarnaast kun je ook in een grafiek eenvoudig terugkijken hoe een rapportcijfer zich ontwikkelt.
Meer weten over hoe je jouw administratiekwaliteit kan inzien? Lees het hier.
6. Controles
Naast de administratiekwaliteit kun je ook zo’n 60 controles uit laten voeren op je administraties vanuit je dashboard. Bijvoorbeeld een controle op de verwachte boekingen. Bij het grootboek kun je het aantal verwachte boekingen instellen. Wijkt dit af? Zijn er 13 boekingen geweest op ‘huur’ waar je er eigenlijk 12 op zou verwachten? Dit wordt direct gesignaleerd tijdens de controlerapportage.
Wil jij nog meer tips en trics o.a. over het gebruik van het accountancy dashboard? Meld je dan aan voor onze online training: MUIS Robotic Accounting voor accountants.
Schrijf je hier in en bekijk de beschikbaarheid.
Geef een reactie